Hrvatski zakoni

  • A - ORGANIZACIJA I USTROJSTVO RH
  • B - SUDSTVO
  • C - VLASNIČKOPRAVNI ODNOSI, OBITELJSKO PRAVO
  • D - RADNO I SOCIJALNO PRAVO
  • E - PRETVORBA, PRIVATIZACIJA,TRGOVAČKA DRUŠTVA
  • F - GOSPODARSKE AKTIVNOSTI
  • G - FINANCIRANJE JAVNIH POTREBA
  • H - KONTROLA I EVIDENCIJA POSLOVANJA
  • I - BANKOVNI I MONETARNI SUSTAV
  • J - OSIGURANJE
  • K - OBRAZOVANJE, ZNANOST, KULTURA, ŠPORT
  • X - PROPISI O PREUZIMANJU PROPISA IZ SL. I J.
  • OSTALA SUDSKA PRAKSA
  • ODLUKE I PRESUDE EUROPSKOG SUDA ZA LJUDSKA PRAVA
Registrirajte se na poslovna.hr
Tumač

Moja biblioteka

Moje zabilješke Sve moje mape
Dodaj novi dokument Stvori novu mapu
Ispis dokumentaIspis Preuzimanje mape u PDF formatuPreuzimanje u PDF formatu
Spremi članke u dokument Spremi članke
Dodaj novi članak u dokument Dodavanje članaka
Zakon o potvrđivanju Memoranduma o suglasnosti o osnivanju Nacionalnog fonda između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije ("Narodne novine - Međunarodni ugovori", br. XX/05, XX/06)
označi tražene riječi printaj stranicu
10 27.10.2005 Zakon o potvrđivanju Memoranduma o suglasnosti o osnivanju Nacionalnog fonda između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije

HRVATSKI SABOR

103

Na temelju članka 88.L282458 Ustava Republike Hrvatske, donosim

ODLUKU

O PROGLAŠENJU ZAKONA O POTVRĐIVANJU MEMORANDUMA O SUGLASNOSTI O OSNIVANJU NACIONALNOG FONDA IZMEĐU VLADE REPUBLIKE HRVATSKE I EUROPSKE KOMISIJE

Proglašavam Zakon o potvrđivanju Memoranduma o suglasnosti o osnivanju Nacionalnog fonda između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije, kojega je Hrvatski sabor donio na sjednici 6. listopada 2005. godine.

Broj: 01-081-05-3066/2

Zagreb, 11. listopada 2005.

Predsjednik

Republike Hrvatske

Stjepan Mesić, v. r.

ZAKON

O POTVRĐIVANJU MEMORANDUMA O SUGLASNOSTI O OSNIVANJU NACIONALNOG FONDA IZMEĐU VLADE REPUBLIKE HRVATSKE I EUROPSKE KOMISIJE

Članak 1.

Potvrđuje se Memorandum o suglasnosti o osnivanju Nacionalnog fonda između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije, potpisan 5. svibnja 2005., u izvorniku na engleskom jeziku.

Članak 2.

Tekst Memoranduma iz članka 1.#clanak1 ovoga Zakona, u izvorniku na engleskom jeziku i u prijevodu na hrvatski jezik, glasi:

MEMORANDUM O SUGLASNOSTI O OSNIVANJU NACIONALNOG FONDA

Europska zajednica (dalje u tekstu: EZ), koju zastupa Europska komisija (dalje u tekstu: Komisija), i Vlada Republike Hrvatske, koja djeluje u ime Republike Hrvatske (dalje u tekstu: Primatelj),

SMATRAJUĆI

da je cilj napredne pretpristupne strategije omogućiti svim državama kandidatima za članstvo da u konačnici postanu članice Europske unije te da se u tu svrhu što je moguće više usklade s pravnom stečevinom Zajednice prije pristupanja,

da je Europsko partnerstvo, ili Pristupno partnerstvo nakon toga, ključni čimbenik napredne pretpristupne strategije koja će pokrenuti sve oblike pomoći državama kandidatima za članstvo unutar jedinstvenog sustava,

da je važno poboljšati postojeće upravljačke sustave kako bi se ostvarili ciljevi navedeni u Europskom partnerstvu, ili Pristupnom partnerstvu nakon toga, stoga da je neophodno uspostaviti mehanizam Nacionalnog fonda koji će obuhvaćati, u prvoj fazi, programe PHARE, ISPA i SAPARD, istodobno uzimajući provedbene postupke svakog od tih instrumenata, a u drugoj fazi jedinstveni Pretpristupni instrument (IPA) i njegove provedbene odredbe od 1. siječnja 2007.,

da je pomoć Zajednice uređena Općim odredbama Okvirnog sporazuma između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije u svezi sa sudjelovanjem Republike Hrvatske u programima pomoći Europske zajednice, koji su potpisale Europska komisija i Republika Hrvatska 27. ožujka 2002. (dalje u tekstu: Okvirni sporazum), a koji obuhvaća programe PHARE, CARDS i OBNOVA1 , te koji će u dogledno vrijeme biti proširen kako bi uključio cjelokupnu pretpristupnu pomoć.,

da je sukladno odredbama članka 166. stavka 1. Financijske uredbe EZ-a (dalje u tekstu: FU) potrebno, u svrhu provedbe vanjskih aktivnosti, zaključiti sporazum o financiranju2 između Komisije i treće zemlje korisnice,

sporazumjele su se kako slijedi:

Članak 1.

Svrha

Svrha je ovoga dokumenta uređivanje odnosa između EZ-a i mjerodavnih tijela Primatelja, što se tiče decentraliziranog upravljanja pretpristupnom pomoći Zajednice. Tehnički izrazi i kratice korišteni u ovome Memorandumu o suglasnosti definirani su u Dodatku I., koji je sastavni dio ovoga Memoranduma.

Članak 2.

Nacionalni fond i nacionalni dužnosnik za ovjeravanje

1. Primatelj je dužan uspostaviti Nacionalni fond kao tijelo u okviru Državne riznice koje će biti u nadležnosti nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje (dalje u tekstu: NDO) u Ministarstvu financija, kako bi mogao upravljati pretpristupnom pomoći Zajednice dodijeljenoj Primatelju u skladu s odredbama članka 164. FU-a.

2. NDO je dužnosnik s ministarskim ili državnotajničkim statusom, kojeg imenuje Primatelj. NDO ne može istodobno obavljati dužnost nacionalnog koordinatora za programe pomoći (dalje u tekstu: NKP) ili nacionalnog koordinatora za program ISPA (dalje u tekstu: NKPI), odnosno predsjedatelja upravljačkog tijela. Iako zadržava sveukupnu odgovornost (kao što je definirano u članku 3. stavku 1.), NDO može neke od povjerenih mu zadaća prenijeti na najviše jednog službenika po pretpristupnom instrumentu, no on ostaje u konačnici odgovoran za sve obveze koje su mu/joj utvrđene prema ovome Memorandumu i ostalim sporazumima.

3. Opseg i odgovornost NF-a i NDO-a utvrđuju se u kontekstu sporazuma koji obuhvaćaju odgovarajuće pretpristupne instrumente PHARE, ISPA i SAPARD.

Članak 3.

Odgovornost nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje

1. NDO je odgovoran za sveukupno financijsko upravljanje pretpristupnim sredstvima Zajednice. Dužan je osigurati poštivanje pravila, propisa i postupaka Zajednice koji se odnose na nabavu, izvješćivanje i financijsko upravljanje te za funkcioniranje prikladnog sustava izvješćivanja i informacijski sustav. NDO je sveukupno odgovoran za pretpristupna sredstva Zajednice u okviru programa do završetka programa (u slučaju programa PHARE i SAPARD) te za sredstva iz programa ISPA, dodijeljena za mjeru, sve dok Komisija ne izvrši konačno plaćanje.

2. Revizori Ministarstva financija dužni su provoditi odgovarajući financijski nadzor. NDO treba održavati sustav financijskog izvješćivanja za sva pretpristupna sredstva Zajednice.

NDO je odgovoran Komisiji za korištenje sredstava. U ispunjavanju svojih obveza, NDO je odgovoran za sljedeće zadatke:

(I) za povlačenje sredstava i upravljanje sredstvima dobivenima od Komisije,

(II) za imenovanje dužnosnika ovlaštenog za ovjeravanje za programe PHARE i ISPA:

– za program PHARE: nakon konzultiranja s nacionalnim koordinatorom za pomoć (NKP), NDO imenuje dužnosnike ovlaštene za ovjeravanje programa (dalje u tekstu: DOOP) koji će biti na čelu svake provedbene agencije (dalje u tekstu: PA), odnosno SJFU-a kada se radi o njemu,

– za program ISPA: nakon konzultiranja s nacionalnim koordinatorom za program ISPA (NKPI), NDO imenuje sektorske dužnosnike za ovjeravanje projekata (SDOP) koji će biti na čelu svake provedbene agencije, odnosno SJFU-a kada se radi o njemu,

(III) za djelovanje kao nadležno tijelo za nacionalnu akreditaciju SAPARD agencije, u skladu s odgovarajućim odredbama Dodatka A »Financijsko upravljanje« Višegodišnjeg sporazuma o financiranju za SAPARD, koji će se zaključiti između Primatelja i Komisije (dalje u tekstu: VSoF),

(IV) za zaključivanje provedbenih sporazuma koje je Komisija odobrila, a koje će NDO zaključiti sa svakom provedbenom agencijom, odnosno SJFU-om,

(V) za osiguravanje tokova nacionalnih i ostalih izvora sufinanciranja, kao što je utvrđeno u odgovarajućim sporazumima o financiranju za programe pomoći PHARE i ISPA te u sporazumu VSoF za program SAPARD,

(VI) za osiguravanje održavanja i redovitog ažuriranja sustava financijskog izvješćivanja za svaki od pretpristupnih instrumenata te poštivanje izvještajnih postupaka od strane PA ili SJFU-a (kada se radi o njemu). Za program PHARE sustav izvješćivanja je PERSEUS,

(VII) za prijenos sredstava na provedbene agencije te na SJFU, kada se radi o njemu, u skladu s mehanizmom koji je utvrđen u Provedbenom sporazumu,

(VIII) za sudjelovanje s Komisijom u Zajedničkom odboru za praćenje (dalje u tekstu: ZOP), koji je sveobuhvatan odbor za koordinaciju, kao i u odgovarajućem odboru za praćenje za svaki instrument:

– za program PHARE: sudjelovanje s Komisijom i NKP-om u ZOP-u i Sektorskom pododboru za praćenje (dalje u tekstu: SPP),

– sudjelovanje s Komisijom i NKPI-jem u Odboru za praćenje programa ISPA,

– sudjelovanje s Komisijom, SAPARD agencijom i upravljačkim tijelom za SAPARD u Odboru za praćenje programa SAPARD,

(IX) za povrat neiskorištenih sredstava od provedbene agencije, SJFU-a ili SAPARD agencije, ovisno o slučaju, na kraju programa (za programe PHARE i SAPARD) ili dok Komisija ne izvrši konačno plaćanje (za program ISPA).

3. Za programe PHARE i ISPA tehnička i upravna pitanja vezana uz provedbu mjera iz programa PHARE i ISPA, uključujući natječaje i zaključivanje ugovora te plaćanja, bit će u potpunoj nadležnosti odgovarajuće PA, odnosno SJFU-a kada se radi o njemu.

Za program SAPARD tehnička i upravna pitanja vezana uz provedbu projekta, uključujući odabir projekata, natječaje i zaključivanje ugovora, kao i plaćanja, bit će u potpunoj nadležnosti relevantne SAPARD agencije, u skladu s VsoF-om i odlukom Komisije o upravljanju pomoći u okviru programa SAPARD.

4. NDO treba omogućiti istraživanje i zadovoljavajuće postupanje u slučaju sumnje, odnosno u stvarnom slučaju prijevare ili nepravilnosti nakon provedbe nacionalnog nadzora ili nadzora EZ-a te treba uspostaviti nadzorne i izvještajne mehanizme usklađene s Uredbom Komisije 1681/943 ili bilo kojim drugim naknadnim odredbama.

Posebno je potrebno o svakoj sumnji ili stvarnom slučaju prijevare i nepravilnosti, kao i o mjerama koje je u tu svrhu poduzelo nacionalno nadležno tijelo, bez odgode izvijestiti službe Komisije. Ako se ne pojavi sumnja ili stvarni slučaj prijevare i nepravilnosti o kojem bi se trebalo izvijestiti, NDO je dužan izvijestiti Komisiju o toj činjenici u roku dva mjeseca nakon završetka svakog tromjesečja.

5. NDO mora vratiti sva pretpristupna sredstva Zajednice koja su pogrešno isplaćena i izvršiti povrat Europskoj komisiji.

Što se tiče nepravilnih plaćanja ili nepravilnosti, sredstva se vraćaju Komisiji u skladu s uvjetima važećeg Sporazuma o financiranju.

Nacionalni fond odgovoran je za dostavljanje podataka Komisiji prema Sporazumu o financiranju u odnosu na nepravilnosti, povrat greškom primljenih iznosa, te za izravne provjere koje su navedene u Dodatku Sporazuma o financiranju.

6. Ako se ne izvrši bilo koja obveza navedena u ovome Memorandumu, pretpristupna sredstva Zajednice morat će se vratiti Komisiji.

Članak 4.

Povlačenje sredstava od Komisije

1. U svrhu ovoga Memoranduma, zahtjevi za sredstvima Primatelja dijele se u dvije kategorije:

– zahtjevi za povlačenje predujma koji obuhvaćaju predujmove (kao što je određeno čl. 81. FU),

– zahtjevi za naknadno plaćanje koji obuhvaćaju dodatna plaćanja predujmova/isplate predujmova (za PHARE), zahtjeve za međuplaćanja i konačna plaćanja (za ISPA).

2. Detaljne odredbe i uvjeti za prijenos sredstava, kao i ključni događaji, bit će navedeni u Sporazumu o financiranju (za programe PHARE i ISPA) ili u VSoF -u4 (za program SAPARD). Svaki zahtjev za odstupanjem od tih specifikacija NDO treba valjano obrazložiti.

Stavci 3. – 8. ovoga članka ne odnose se na program SAPARD.

3. Plaćanje predujma, koji predstavlja postotak ukupne vrijednosti proračuna Sporazuma o financiranju kojim će se upravljati decentralizirano, Komisija će prenijeti na NF nakon zaključivanja Sporazuma o financiranju, pod uvjetom da su ispunjeni uvjeti navedeni u članku 15.5

4. Zahtjevi za predujmom i naknadnim plaćanjima, koje potvrđuje i odobrava NDO, podnose se Komisiji radi odobrenja i prijenosa.

Osim zahtjeva za predujmom, svi zahtjevi za plaćanjem potkrepljuju se sljedećim:

(I) izjavom o troškovima u kojoj se prikazuje ukupan iznos koji je ugovoren i isplaćen po potprogramima i projektima te potprojektima (ovisno o slučaju) – na taj način prikazujući vezu između indikativnog proračuna (tj. Sporazuma o financiranju) te troškova i plaćanja stvarno izvršenih na temelju financijskog izvješća koje su sastavili PA, odnosno SJFU kada se radi o njemu. U tu je svrhu također potrebno priložiti tablicu koja pokazuje vezu između Provedbene agencije, odnosno SJFU-a kada se radi o njemu, i projekata/ISPA mjere kojima oni upravljaju,

(II) odgovarajućim izvješćem u kojem se navode provedeni ugovori i plaćanja, koje također obuhvaća sufinancirani dio programa, odnosno ISPA mjere. U slučaju programa PHARE, taj sustav izvješćivanja naziva se PERSEUS,

(III) usklađenjem bankovnih izvješća s poslovnim knjigama, koje odgovara bankovnim računima koje su otvorili Nacionalni fond i PA, odnosno SJFU kada se radi o njemu. Također se iskazuju kamate ostvarene po bankovnom računu,

(IV) posljednjim redovitim izvješćima o postignutom napretku, kao što je navedeno u članku 11. stavku 2.

Potpisivanjem zahtjeva za plaćanje NDO potvrđuje da su podaci koji su u njemu sadržani i popratni dokumenti točni te da provedba pomoći Zajednice napreduje zadovoljavajućom dinamikom i u skladu s ciljevima navedenima u Sporazumu o financiranju.

5. Što se tiče zahtjeva za konačnim plaćanjem prema programu ISPA, NDO je dužan dostaviti Komisiji zahtjev za konačno plaćanje u roku šest mjeseci nakon proteka zadnjeg roka za izvršenje radova navedenih u Sporazumu o financiranju te treba priložiti konačno izvješće o mjerama kao što je određeno u Sporazumu o financiranju.

6. Za program ISPA NDO mora dati konačnu pisanu izjavu o troškovima s pripadajućim dokumentima odmah nakon završetka razdoblja plaćanja po Sporazumu o financiranju, iskazujući ukupan iznos koji je ugovoren i isplaćen. Također treba priložiti konačno usuglašavanje salda na bankovnim računima Nacionalnog fonda, provedbene agencije, odnosno SJFU-a kada se radi o njemu.

Za program PHARE NDO je dužan dati konačnu pisanu izjavu o troškovima s pripadajućim dokumentima u roku osam mjeseci nakon izvršenja ugovora,6 iskazujući ukupnu ugovornu i isplaćenu vrijednost (uključujući nacionalna sredstva primatelja) te sažetak svih revizija koje su obavila državna ovlaštena tijela, zajedno s njihovim nalazima.

7. Za program PHARE Nacionalni fond dužan je voditi evidenciju o svim plaćanjima primljenima za provedbu pojedinih programa, potprograma, projekata i potprojekata (ovisno o slučaju) koje financira Zajednica.

Što se tiče programa ISPA, Nacionalni je fond dužan voditi evidenciju o svim međuplaćanjima i konačnim plaćanjima primljenima od Komisije u svrhu provedbe pojedinih mjera koje podržava program ISPA.

8. Za program PHARE NDO može iznimno zatražiti isplatu većeg iznosa gdje to može potkrijepiti prikazom novčanih tokova na osnovi liste korisnika koju imaju provedbene agencije, odnosno SJFU kada se radi o njemu, kako bi se vidjele potrebe za novcem iznad očekivanog.

9. Komisija zadržava pravo da zahtijeva dodatne podatke koji potvrđuju prijenos sredstava.

Članak 5.

Preraspodjela sredstava

1. NDO može zatražiti preraspodjelu sredstava iz jednog potprograma na drugi (prilagodba programa) unutar istoga Sporazuma o financiranju (u slučaju programa PHARE) ili između različitih mjera unutar programa SAPARD (u slučaju programa SAPARD)7, nakon preporuke nadležnog odbora za praćenje. Svaku preraspodjelu sredstava moguće je provesti samo nakon odobrenja Komisije na temelju potankog obrazloženja.

2. Za program PHARE, ako preraspodjela iznosi manje od 15% iznosa iz Sporazuma o financiranju te ne uključuje promjenu ciljeva zacrtanih u Sporazumu o financiranju, odobrenje će dati Delegacija Europske komisije.

Ako je preraspodjela ispod 15%, ali uključuje promjenu ciljeva u odnosu na one iz važećeg Sporazuma o financiranju ili ako iznos preraspodjele premašuje 15%, zahtjev za preraspodjelom mora biti dostavljen u sjedište Komisije na odobrenje te podliježe novoj odluci Komisije.

U slučaju preraspodjela, naknadna izjava o troškovima (vidi članak 4. stavak 4.I.) mora uključivati te preraspodjele, a prilaže se i preslik odobrenja od Delegacije.

Članak 6.

Plaćanja

1. Za programe PHARE i ISPA Primatelj odlučuje da se za svaki instrument funkcija agencije za plaćanje mora povjeriti provedbenim agencijama, odnosno SJFU-u kada se radi o njemu.

Za program SAPARD funkcija agencije za plaćanje povjerava se SAPARD agenciji, u skladu s odredbama sporazuma VSOF.

2. Prijenos sredstava od Nacionalnog fonda do provedbenih agencija, odnosno SJFU-a kada se radi o njemu ovisno o slučaju, provodi se u skladu s odredbama članka 7.

3. Nacionalni fond i NDO smatraju se krajnje odgovornima Komisiji za izvršavanje plaćanja na ispravan način te na temelju točnih informacija.

Članak 7.

Prijenos sredstava na provedbene agencije

1. Stavci 2. - 6. ovoga članka primjenjuju se samo na programe PHARE i ISPA.

Što se tiče programa SAPARD, prijenosi sredstava na SAPARD agenciju obavljaju se u skladu s odredbama VsoF-a.

2. Prijenos sredstava na provedbene agencije, odnosno SJFU kada se radi o njemu, izvršava se na temelju procjene novčanog toka.

Nacionalni fond mora prenijeti sredstva na podračune provedbenih agencija. Međutim, ni u kojem se slučaju prijenos sredstava ne može izvršiti prije:

(a) imenovanja dužnosnika ovlaštenog za ovjeravanje programa (DOOP) (za program PHARE) ili sektorskog dužnosnika za ovjeravanje projekata (SDOP) (za program ISPA) te prije

(b) potpisivanja provedbenog sporazuma, kao što je definirano u članku 8. ovoga Memoranduma.

3. Provedbena agencija dužna je Nacionalnom fondu podnijeti zahtjeve za prijenos u skladu sa svojim potrebama, kao što je utvrđeno u provedbenom sporazumu koji zaključuje Nacionalni fond i svaka provedbena agencija, odnosno SJFU kada se radi o njemu, te koji mora odobriti Komisija. Provedbeni sporazumi sadrže podrobne odredbe o prijenosima.

4. Na temelju zahtjeva i popratne dokumentacije NDO je dužan potvrditi razinu isplate prethodne tranše od provedbenih agencija, odnosno SJFU kada se radi o njemu, pa ako je zahtjev opravdan, NDO odobrava puštanje sljedeće tranše sredstava. Provedbene agencije, SJFU kada se radi o njemu, izvršavaju plaćanja samo prema potpisanim ugovorima.

5. Nacionalni fond i NDO smatraju se krajnje odgovornima Komisiji za izvršavanje prijenosa na ispravan način te na temelju točnih podataka.

6. Nacionalni fond dužan je voditi evidenciju o svim prijenosima sredstava izvršenih u svrhu provedbe pojedinih programa, potprograma, projekata i potprojekata (ovisno o slučaju) koje financira Zajednica te u svrhu provedbe pojedinih mjera koje podupire program ISPA.

Članak 8.

Provedbeni sporazumi u okviru programa PHARE i ISPA

1. NDO je dužan zaključiti provedbene sporazume sa svakom provedbenom agencijom odgovornom za upravljanje programom PHARE ili ISPA.

2. Za program PHARE u provedbenim sporazumima određuje se dužnosnik ovlašten za ovjeravanje programa (DOOP), kojega je prethodno trebao imenovati nacionalni dužnosnik za ovjeravanje nakon konzultiranja s nacionalnim koordinatorom za pomoć (NKP). DOOP, nakon dogovora s NDO-om, može odrediti svoga zamjenika na kojeg može prenijeti određene odgovornosti.

3. Za program ISPA u provedbenim sporazumima utvrđuje se sektorski dužnosnik za ovjeravanje projekata (SDOP), kojega je prethodno imenovao NDO nakon konzultiranja s NKPI-jem, te se navode tijela na koja je moguće prenijeti odgovornosti SDOP-a.

SDOP je obvezan dostavljati podatke Nacionalnom fondu o financijskom i stvarnom napretku. Ako su ostale odgovornosti prenesene na druga tijela, ta tijela dužna su SDOP-u najprije dostaviti informacije o financijskom i stvarnom napretku. SDOP treba zadržati odgovarajući stupanj nadzora nad tim tijelima te bi morao prikupiti dovoljno podataka potkrijepljenih originalnom dokumentacijom kako bi mogao izjaviti da su podaci točni.

4. U provedbenim sporazumima utvrđuju se, među ostalim, sljedeće odgovornosti DOOP-a (za program PHARE) i SDOP-a (za program ISPA) kako bi provedbena agencija/agencije mogla obavljati osnovne aktivnosti u upravljanju relevantnim pretpristupnim sredstvima Zajednice:

– valjano administrativno, financijsko i tehničko upravljanje te praćenje odredaba (pot)programa (u slučaju programa PHARE) ili projekata u okviru programa ISPA,

– potpisivanje ugovora,

– provedba mjera u skladu s propisima vezanima uz nabavu, koji su utvrđeni u temeljnim sporazumima o financiranju,

– provjera računa prije isplate izvođačima,

– održavanje valjana sustava tehničkog i financijskog izvješćivanja,

– održavanje zasebna računovodstvenog sustava ili prikladna računovodstvenog označavanja svih transakcija značajnih za svaki (pot)program koji je sufinanciran (u slučaju programa PHARE) ili za svaku mjeru koju sufinancira ISPA,

– održavanje ažuriranih i detaljnih podataka o projektima koji se sufinanciraju iz nacionalnih javnih sredstava,

– redovita provjera i prijenos podataka Nacionalnom fondu, vezano uz financijski i stvarni napredak, potrebnih da bi Nacionalni fond mogao podnositi zahtjeve za plaćanje Komisiji, u skladu s uvjetima Sporazuma o financiranju,

– davanje izjava Nacionalnom fondu da su navedeni podaci točni te da ih je moguće potkrijepiti originalnom dokumentacijom koju posjeduje provedbena agencija,

– čuvanje spomenute dokumentacije u razdoblju navedenom u članku 10. stavku 3. ovoga Memoranduma.

5. Ako je primjenjivo, provedbenim sporazumima isto se tako mogu propisati detaljne odredbe za prijenos sredstava, kao i struktura bankovnog računa, sukladno članku 7. i 15. ovoga Memoranduma o suglasnosti.

Članak 9.

Financijski nadzor i revizija

1. Nadležno državno tijelo za financijski nadzor provodi odgovarajući financijski nadzor u skladu s odredbama Sporazuma o financiranju (za programe PHARE i ISPA) ili VsoF-a (u slučaju programa SAPARD).

Stavci 2.-3. ovoga članka odnose se samo na programe PHARE i ISPA.

2. Revizijski plan i sažetak revizorskih mišljenja na temelju provedenih revizija svake se godine dostavljaju Komisiji. Revizorska izvješća trebaju biti na raspolaganju Komisiji.

3. Vanjski revizori, koje je ugovorno ovlastila Komisija, mogu u redovitim vremenskim razmacima provjeravati izvješća i poslovanje svih odgovarajućih provedbenih struktura izravno povezanih s programima i projektima Zajednice te vezanih uz sufinanciranje, ne dovodeći u pitanje odgovornost Komisije i Europskoga revizorskog suda, kao što se navodi u Općim uvjetima koji se odnose na Sporazum o financiranju priložen Okvirnom sporazumu.

Članak 10.

Računovodstvo

1. Stavci 2. i 3. ovoga članka primjenjuju se samo na programe PHARE i ISPA.

Za program SAPARD primjenjuju se odredbe Odjeljka A VSoF-a.

2. Nacionalni fond mora primjenjivati sustav dvojnog računovodstva ili analitičkog računovodstva, pokrivajući sve ugovorne i ostale financijske poslove koji se odnose na sve programe/mjere koje Zajednica financira u Republici Hrvatskoj.

3. Pisana dokumentacija o sveukupnom financijskom upravljanju, provođenju natječaja i zaključivanju ugovora treba se čuvati pet godina nakon službenog završetka programa PHARE ili relevantnih mjera u sklopu programa ISPA. Komisija obavještava Primatelja o službenom datumu završetka programa.

Članak 11.

Izvješćivanje

1. NDO je dužan osigurati da NF, provedbene agencije, SJFU ili SAPARD agencija, ovisno o slučaju, održavaju valjanim sustav tehničkog i financijskog izvješćivanja (među ostalim i podatke o pretkvalifikaciji i natječajima) za sva pretpristupna sredstva Zajednice, uključujući sredstva prenesena provedbenim agencijama, SJFU-u ili SAPARD agenciji, ovisno o slučaju, kao i sredstva sufinanciranja. Za program PHARE taj je sustav izvješćivanja PERSEUS.

2. K tomu, za programe PHARE i ISPA, Nacionalni fond obvezan je dostaviti NKP-u (u slučaju programa PHARE), odnosno NKPI-ju (u slučaju programa ISPA) i Delegaciji Europske komisije u Zagrebu, na temelju podataka dobivenih od SJFU-a i/ili provedbenih agencija, redovita provedbena izvješća svakog programa, o financijskom stanju, planovima za predstojeće natječaje, provedenim procjenama ponuda i dodijeljenim ugovorima, detalje o provedbi programa/mjera, problemima koji su se pojavili (ako ih je bilo), izgledima za budućnost odnosno bilo koje druge potrebne informacije koje zatraži Komisija i NKP (za program PHARE) te NKPI (za program ISPA).

Obveza izvješćivanja uključuje i sufinancirane dijelove bilo kojeg programa/mjere u sklopu programa ISPA, uključujući nacionalna sredstva primatelja, privatna sredstva i kredite dobivene od međunarodnih financijskih institucija.

Članak 12.

Zaposlenici

Primatelj je dužan o svom trošku osigurati potrebne kadrove odgovarajućeg iskustva i obrazovanja za pravodobno i ispravno izvršavanje zadataka povjerenih Nacionalnom fondu.

Članak 13.

Lokacija, prostor

Primatelj je dužan o svom trošku osigurati potreban prostor, uredski namještaj i ostale potrepštine te ih staviti na raspolaganje Nacionalnom fondu unutar Ministarstva financija.

Članak 14.

Troškovi poslovanja Nacionalnog fonda

Troškove poslovanja Nacionalnog fonda snosi Primatelj.

Članak 15.

Bankovni računi i upotreba eura

1. Stavci 2.-7. ovoga članka odnose se samo na programe PHARE i ISPA.

Za program SAPARD upravljanje računom u eurima, računom/računima SAPARD agencije i korištenje kamata uređeno je odredbama VsoF-a.

2. Nacionalni fond dužan je otvoriti bankovni račun nominiran u eurima u središnjoj banci ili Državnoj riznici, ili bankovni račun za koji jamči država u banci koja je dogovorena s Komisijom:

– za svaki Sporazum o financiranju programa PHARE,

– za svaki sektor (promet i zaštita okoliša) programa ISPA.

Za programe PHARE i ISPA navedeni bankovni računi imaju podračune s kojih su agencije za plaćanje, bilo Nacionalni fond, provedbene agencije ili SJFU kada se radi o njemu, ovlašteni izvršavati plaćanja. U načelu, račun je kamatonosan.

3. U slučajevima u kojima takav sustav nije moguće provesti, mogu se dogovoriti posebni aranžmani između službe Komisije i Nacionalnog fonda.

4. Iznos kamata ostvarenih po bankovnim računima priopćava se Komisiji svaki put kada NF zatraži nadopunjavanje računa/nadoknadu te na kraju programa/mjere u sklopu programa ISPA.

Prema članku 3. i 4. Provedbenih pravila Financijske uredbe EZ-a, kamatni prihodi pripadaju zemlji korisnici.

Za program PHARE NDO ipak mora osigurati da se ostvareni kamatni prihod evidentira u cijelosti kao prihod državnog proračuna. Nadalje, NDO mora osigurati redovito izvješćivanje o kamatnim prihodima u PERSEUS-u.

Za program ISPA, ostvareni kamatni prihod iz predujmova primljenih za određenu ISPA mjeru mora biti iskorišten isključivo za financiranje prihvatljivih troškova takve mjere i tijekom razdoblja koje je navedeno u ISPA Memorandumu o financiranju, bilo kao zamjena za nacionalni doprinos ili za financiranje dodatnih komponenata iste mjere.

5. Bankovni troškovi računa, druga bankovna terećenja i gubici zbog tečajnih razlika nisu prihvatljivi troškovi i smatraju se operativnim troškovima (vidi članak 14.)

6. Bankovni računi funkcioniraju na temelju sustava dvostrukog potpisa, u kojem se zahtijevaju potpisi NDO-a ili bilo kojeg od službenika kojem je ta dužnost delegirana u skladu s člankom 2. stavkom 2. ovoga dokumenta, te višeg računovodstvenog službenika.

Za program PHARE bankovnim podračunom upravlja PA na temelju sustava dvostrukog potpisa. Za imenovanje državnih službenika koji imaju ovlasti potpisa potrebna je suglasnost NDO-a.8

7. Nacionalni fond dužan je obavještavati Komisiju o svim značajnim podacima o računima u Nacionalnom fondu te o svim drugim računima u provedbenim agencijama i o ostalim računima na koje su prenesena pretpristupna sredstva Zajednice. Značajne informacije obuhvaćaju, među ostalim, naziv i adresu banke, broj računa, ime vlasnika računa, imena ovlaštenih potpisnika, kamatne stope te sve druge podatke koje Komisija smatra potrebnima.

8. Za program PHARE svi iznosi ugovora i plaćanja moraju biti izraženi u eurima. Za potrebe izvješćivanja troškovi nastali i plaćeni državnim sufinanciranjem preračunat će se u eure na sljedeći način:

– u zajedničkom sufinanciranju svi su ugovori potpisani u eurima i trebaju također biti plaćeni/knjiženi u eurima (ili ekvivalentu eura u domaćoj valuti). Dakle, ministarstva trebaju izvješćivati samo u eurima,

– u usporednom sufinanciranju moguće je u ugovore unositi domaću valutu. U svim slučajevima ovlašteno državno tijelo konvertira iznose iz sažetaka projekata u domaću valutu primjenjujući odgovarajući tečaj u vrijeme pripreme proračuna za sažetak projekta. To olakšava uključivanje u državni proračun. Izvješća o kofinanciranju (ugovori i plaćanja) trebaju, dakle, biti iskazana u eurima, uz korištenje takva odgovarajućeg tečaja.

Za program ISPA konverzijska stopa koju je potrebno koristiti navedena je u Dodatku III.1. točki 3. Odjeljku IV. Memoranduma o financiranju ISPA.

Članak 16.

Nabava

1. Nabava se mora obavljati tako da osigurava slobodan pristup, ravnopravno tržišno natjecanje i transparentnost u skladu s Financijskom uredbom EZ-a o vanjskim aktivnostima, Drugim dijelom, Glavom IV i Provedbenim pravilima9, Poglavljem 3. Drugog dijela, Glave III., kao i u skladu s Odlukom Komisije br. 387/2 (2003.).10

Pri nabavi je potrebno slijediti sljedeća posebna pravila:

– za program PHARE nabava će se provoditi u skladu s pravilima nabave navedenima u važećem Sporazumu o financiranju programa PHARE. Za projekte twinninga vrijedi priručnik o twinningu koji se primjenjuje na program PHARE,

– za program ISPA kako je navedeno u Dodatku III.1. Odjeljku XI. Memoranduma o financiranju programa ISPA,

– za program SAPARD odgovarajuće odredbe navedene su u VsoF-u.

Za programe PHARE i ISPA tijelo nadležno za ugovaranje koristit će također naputke o postupanju i standardne predloške i modele koji će olakšati primjenu navedenih pravila danih u Praktičnom vodiču za postupanje s ugovorima financiranima iz općeg proračuna EZ-a u kontekstu vanjske pomoći (dalje u tekstu: Praktični vodič), koji je objavljen na web stranici EuropeAida11 na dan početka postupka nabave i postupka primanja darovnica.

Stavci 2. i 3. ovoga članka primjenjuju se samo na programe PHARE i ISPA.

2. Na pojedinačnoj osnovi Komisija može odobriti odstupanje od standardnih pravila kojima se uređuje korištenje pretpristupnih sredstava, korištenje standardnih propisa EZ-a o vanjskoj pomoći, ako se tako predviđa u Financijskoj uredbi i ako je definirano u Sporazumu o financiranju, te nakon analize Odbora za upravljanje programom PHARE ili ISPA.

3. NDO mora zajedno s DOOP-om (u slučaju programa PHARE) ili SDOP-om (u slučaju programa ISPA) osigurati poštivanje odgovarajućih propisa i postupaka nabave.

Članak 17.

Praćenje i procjena

1. Primatelj je dužan osnovati Zajednički odbor za praćenje (dalje u tekstu: ZOP). Čine ga NKP, NKPI, dužnosnik odgovoran za program SAPARD, NDO i Komisija. ZOP se sastaje barem jednom na godinu te preispituje provedbu svih pretpristupnih programa Zajednice. Na temelju izvješća o praćenju ZOP će procijeniti napredak programa u ispunjavanju operativnih ciljeva za pristupanje definiranih u Sporazumu o financiranju.

2. K tomu, Primatelj treba osnovati Odbor za praćenje za svaki pretpristupni instrument.

– ZOP će pratiti provedbu programa PHARE. Sastajat će se kako bi uvidom u sve programe financirane iz PHARE-a ocijenio njihov napredak u dostizanju ciljeva postavljenih u Sporazumu o financiranju za nacionalne programe. ZOP može preporučiti promjenu prioriteta i/ili prenamjenu sredstava Zajednice, po potrebi, da bi se osiguralo ostvarivanje postavljenih ciljeva. Dodatno, ZOP može imenovati sektorske pododbore za praćenje (dalje u tekstu: SPP), gdje je to prikladno, s ciljem daljnjeg praćenja programa PHARE. Pododbor će detaljno preispitati napredak svakog programa i njegovih komponenata te ugovora u skladu s Praktičnim vodičem, uzimajući u obzir, uz ostalo, relevantnost i strukturu, učinkovitost, djelotvornost i vjerojatan učinak, na temelju izvješća dostavljenih NKP-u i Komisiji, te svih ostalih bitnih ocjena. Pododbor će preispitati, među ostalim stvarni rezultat, uključujući i sufinanciranje, u odnosu na plan, brzinu provedbe i sklapanje ugovora, financijski tok, upravljačke strukture programa i projekata, dat će preporuke za poboljšanja, a ako provedbena agencija nema opravdani razlog za nepoštivanje tih mjera, poduzet će potrebne korektivne mjere. Pododbor mora izvješćivati ZOP te dostavljati sveukupno detaljno izvješće o svim programima prije njegova godišnjeg sastanka.

– Za program ISPA potrebno je osnovati Odbor za praćenje programa ISPA. Odbor će preispitivati sve mjere financirane u sklopu programa ISPA, sukladno odredbama Sporazuma o financiranju.

– Za program SAPARD potrebno je osnovati Odbor za praćenje programa SAPARD. Odbor će preispitivati sve programe financirane u sklopu programa SAPARD, sukladno odredbama VsoF-a.

3. Bez obzira na bilo koje izvješće o praćenju izrađeno na zahtjev odgovarajućeg odbora za praćenje kako je definirano u stavku 1. i 2. ovoga članka za sve pretpristupne instrumente, Komisija i NDO mogu zatražiti, zajednički ili pojedinačno, nezavisnu procjenu. Procjenom će se također mjeriti učinci i ispravnost u ostvarivanju ciljeva. Pri tome će se koristiti metodologija procjene Komisije koja pokriva širok raspon ključnih pitanja za procjenu, kao što su relevantnost, struktura, učinkovitost, djelotvornost, korisnost i održivost.

Članak 18.

Rješavanje sporova

1. Sva pitanja koja se odnose na izvršavanje ili tumačenje ovoga Memoranduma podliježu konzultacijama između Primatelja i Komisije, koje mogu dovesti, ako je potrebno, do izmjena i dopuna Memoranduma o suglasnosti.

2. Ako ne budu ispunjene neke obveze navedene u ovome Memorandumu ili u povezanim uputama te ako se pravodobno ne poduzmu prikladne korektivne mjere, Komisija može obustaviti financiranje programa (u slučaju programa PHARE i SAPARD) ili mjera (u slučaju programa ISPA) koji se provode preko sustava uvedenog na temelju ovoga Memoranduma, a nakon konzultacija s Primateljem može tražiti povrat pretpristupnih sredstava.

3. Za programe PHARE i ISPA, ako iz konzultacija ne proisteknu sporazumna rješenja, strane mogu sudskim putem rješavati spor, kao što je navedeno u Dodatku B (Arbitraža) Okvirnog sporazuma.

Za program SAPARD, ako iz konzultacija ne proisteknu sporazumna rješenja, strane mogu sudskim putem rješavati spor, kao što je navedeno u Odjeljku G VSoF-a.

Članak 19.

Završne odredbe

Ovaj Memorandum o suglasnosti moguće je izmijeniti i dopuniti samo u pisanom obliku i uz zajedničku suglasnost svih strana.

Ovaj Memorandum sastavljen je u dva primjerka na engleskom jeziku, a stupa na snagu na dan kada Primatelj obavijesti Komisiju da su zadovoljeni potrebni unutarnji pravni postupci za potvrđivanje ovoga Memoranduma.

U ime Vlade Republike Hrvatske U ime Europske komisije

Ministar financija Šef Delegacije Europske komisije

Ivan Šuker, v. r. Jacques Wunenburger, v. r.

Dodatak I.

Definicije korištene u Memorandumu o suglasnosti

Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje (SJFU)

Provedbeno je tijelo unutar državne uprave, nadležno za provođenje natječaja, zaključivanje ugovora i plaćanje za projekte jačanja institucija i za druge projekte, ako je tako posebno navedeno. Tehničku provedbu projekata iz programa PHARE može provoditi VP. Središnja jedinica za financiranje i ugovaranje ujedno će biti provedbena agencija za projekte iz programa ISPA.

Decentralizirani sustav provedbe (DSP)

Provedbeni sustav u kojem su upravljanje i odgovornost preneseni na državu korisnika u skladu s odredbama članka 164. stavka 1. Financijske uredbe, odnosno u kojem Komisija još uvijek provodi sustavnu ex-ante kontrolu nad provođenjem natječaja i ugovaranjem projekata te zadržava sveukupnu konačnu odgovornost za izvršenje općeg proračuna u skladu sa člankom 53. i 164. Financijske uredbe i u skladu s odgovarajućim odredbama Ugovora EZ-a.

Prošireni decentralizirani sustav provedbe (PDSP)

Provedbeni je sustav u kojem su upravljanje i odgovornosti u cijelosti povjereni državi korisnici u skladu s odredbama članka 164. stavka 1. Financijske uredbe, odnosno u kojem Komisija ne provodi sustavnu ex-ante kontrolu, ali zadržava sveukupnu konačnu odgovornost za izvršenje općeg proračuna u skladu s člankom 53. i 164. Financijske uredbe, te u skladu s relevantnim odredbama Ugovora EZ-a, ne dovodeći u pitanje članak 16. Dodatka A (Opći uvjeti) Okvirnog sporazuma.

Krajnji korisnik

Za projekte koje podržava program ISPA krajnji je korisnik organizacija ili administrativno tijelo koje uživa pogodnosti projekta kada god to odredi SDOP.

Financijska uredba (FU)

Financijska uredba usvojena je Uredbom Vijeća (EZ, Euratom)1605/2002 od 25. lipnja 2002. (Sl. glasnik 248 od 16. 9. 2002.) o Financijskoj uredbi, a navodi pravila za osnivanje i provođenje općeg proračuna Europskih zajednica.

Sporazum o financiranju

Sporazum sastavljen između Komisije i Primatelja za provedbu vanjskih aktivnosti u skladu s člankom 166. stavkom 1. Financijske uredbe, koji za svaki pretpristupni instrument navodi:

(a) financijsku obvezu Zajednice za svaku godinu,

(b) uvjete pod kojima će se upravljati sredstvima pomoći.

Memorandum o financiranju (MoF)

Istovjetan je Sporazumu o financiranju u kontekstu programa ISPA. MoF se sastoji od glavnog teksta i tri priloga, a za svaku mjeru u sklopu programa ISPA treba ga potpisati Komisija te NDO ili NKPI u ime Primatelja.

Provedbena agencija (PA)

Provedbeno je tijelo, obično unutar ili pod izravnim nadzorom državne uprave, nadležno za provođenje natječaja, zaključivanje ugovora, plaćanje i tehničku provedbu pretpristupnih projekata pomoći Zajednice. Za program ISPA to je tijelo istovjetno »tijelu odgovornom za provedbu« kako je definirano u Dodatku II.2. Odjeljku II. Sporazuma o financiranju programa ISPA.

Odbor za praćenje programa ISPA

Glavno je tijelo za praćenje provedbe projekata u sklopu programa ISPA u kojem sudjeluju Komisija, korisnik i međunarodne financijske institucije. Odborom predsjeda nacionalni koordinator za program ISPA. Također sudjeluju predstavnici provedbenih agencija, odgovarajući vlasnici udjela/krajnji korisnici te nacionalni dužnosnik za ovjeravanje.

Zajednički odbor za praćenje (ZOP)

Odbor sastavljen od predstavnika odgovarajuće razine NDO, NKP, NKPI, upravljačkog tijela SAPARD agencije i predstavnika Komisije, koji je nadležan za preispitivanje i koordinaciju cjelokupne pretpristupne pomoći. U provedbi programa PHARE ZOP-u može pomagati Sektorski pododbor za praćenje (SPP).

Upravljačko tijelo SAPARD agencije (UT)

Upravni je subjekt unutar državne uprave nadležan za operativno provođenje programa i praćenje programa SAPARD kod Primatelja u skladu s odredbama Višegodišnjeg sporazuma o financiranju (VSoF). UT osigurava čvrstu povezanost između općeg procesa pridruživanja i korištenja financijske pomoći Zajednice.

Višegodišnji sporazum o financiranju (VSOF)

Sporazum zaključen između Primatelja i Komisije koji utvrđuje detaljna pravila za financijsko upravljanje i praćenje programa SAPARD na posve decentraliziranoj osnovi u skladu s člankom 164. stavkom 1. Financijske uredbe.

Nacionalni koordinator za pomoć (NKP)

Državni je dužnosnik, ministar ili državni tajnik nadležan za programiranje kod Primatelja. NKP također osigurava usku povezanost između općeg procesa pristupanja i korištenja financijske pomoći Zajednice te je odgovoran za praćenje i procjenu programa PHARE Europske unije.

Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje (NDO)

Državni je dužnosnik, ministar ili državni tajnik koji je na čelu NF-a. NDO je odgovoran za sveukupno financijsko upravljanje pretpristupnim sredstvima Zajednice.

Nacionalni fond (NF)

Jedinica unutar Državne riznice Ministarstva financija preko koje se pretpristupna sredstva Zajednice prenose do Primatelja nakon što Komisija utvrdi poštuju li se odgovarajuće odredbe članka 164. stavka 1. Financijske uredbe te odgovarajuće pretpristupne uredbe.

Nacionalni koordinator za program ISPA (NKPI)

Državni je dužnosnik, ministar ili državni tajnik nadležan za operativno provođenje programa te za sveukupno upravljanje i praćenje projekata programa ISPA unutar Primatelja. NKPI isto tako osigurava i usku povezanost između općeg procesa pristupanja i korištenja financijske pomoći Zajednice te je odgovoran za podnošenje zahtjeva za mjere Komisiji i praćenje mjera programa ISPA.

Sredstva primatelja

To su sredstva koja je na raspolaganje stavila Vlada Primatelja i koja su evidentirana u okviru različitih stavki državnog proračuna. Ako sredstva osiguravaju jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, ta se sredstva također smatraju sredstvima Primatelja. Sredstvima Primatelja smatraju se i sredstva javnih poduzeća te zajmovi međunarodnih financijskih institucija javnim poduzećima.

PERSEUS

Sadašnji sustav izvješćivanja Europske komisije za program PHARE.

Dužnosnik ovlašten za ovjeravanje programa (DOOP)

Državni je dužnosnik koji je na čelu PA ili SJFU-a ili ih nadzire. DOOP je odgovoran za poslove PA/SJFU-a te za valjano financijsko upravljanje programima koji će se provoditi.

SAPARD agencija

Provedbeno tijelo nadležno za odabir projekata, ugovaranje, plaćanje i tehničku provedbu mjera osiguranih u sklopu programa SAPARD, kojemu je Komisija povjerila upravljanje sredstvima pomoći u skladu sa VsoF-om.

Odbor za praćenje programa SAPARD

Glavno je tijelo za praćenje provedbe programa SAPARD u kojem sudjeluju Komisija i Primatelj. Odborom predsjeda državni dužnosnik koji ima ministarski ili državnotajnički status. Također sudjeluju predstavnici upravljačkog tijela, SAPARD agencije, odgovarajući vlasnici udjela, NDO i NKP.

Sektorski dužnosnik za ovjeravanje projekata (SDOP)

Državni dužnosnik obično na čelu provedbene agencije za program ISPA koji je odgovoran za poslovanje provedbene agencije te za valjano financijsko upravljanje mjerama koje se provode.

Sektorski pododbor za praćenje (SPP)

Za program PHARE ZOP-u može pomagati Sektorski pododbor za praćenje (SPP). SPP čine predstavnici odgovarajuće razine NKP-a, NDO-a, DOOP-a na čelu svake provedbene agencije te predstavnik Komisije.

Voditelj programa (VP)

Državni je dužnosnik (iz resornog ministarstva/agencije) nadležan za tehničku provedbu projekata programa PHARE u slučaju kada je SJFU odgovoran za upravnu i financijsku provedbu projekata.

1 Članak 8. glasi: »Odredbe ovoga Sporazuma isto se tako primjenjuju na tehničku suradnju i ostale poslove između ugovornih strana, koji po svojoj prirodi nisu obuhvaćeni posebnim sporazumom koji se financira u okviru programa pomoći PHARE, OBNOVA ili CARDS, na zahtjev Vlade Republike Hrvatske.«

2 Što se tiče programa ISPA, sporazum o financiranju istoznačan je Memorandumu o financiranju, u skladu s člankom 8. Uredbe Vijeća (EZ-a)1267/1999. o programu ISPA.

3 Uredba Komisije (EZ-a) 1681/94 od 11. 7. 1994., Sl. glasnik br. 178 od 12. 7. 1994., str. 43.-46.

4 Za program SAPARD predujam, koji predstavlja postotak od ukupnog proračuna Godišnjeg sporazuma o financiranju (dalje u tekstu: GSF) kojim će se upravljati decentralizirano, Komisija prenosi na Nacionalni fond nakon donošenja odluke Komisije o upravljanju pomoći u okviru programa SAPARD.

5 Za program ISPA prvo obročno plaćanje predujma Komisija prenosi na Nacionalni fond nakon što Primatelj potpiše Sporazum o financiranju. Prvo plaćanje ne smije iznositi više od 10% od ukupne pomoći za određenu mjeru. Ostatak se isplaćuje nakon potpisivanja prvog ugovora, obično prvih ugovora o radovima. Kao opće pravilo, predujam iznosi do 20% pomoći u okviru programa ISPA.

6 Datum do kojeg trebaju biti izvršeni radovi, nabavljena roba, obavljene usluge kao što je određeno važećim ugovorom. Drugim riječima, ugovor treba biti potpuno izvršen do datuma izvršenja ugovora.

7 Precizni uvjeti za takvu preraspodjelu navode se u VSOF-u.

8 Pretpostavlja se da bi u uobičajenim okolnostima te osobe mogle biti, s jedne strane, DOOP/SDOP, a s druge strane viši računovodstveni službenik provedbene agencije.

9 Uredba EK (EK, Euratom) 2342/2002 od 23. prosinca 2002., Sl. glasnik L 357 od 31. 12. 2002., str. 1. ispravljeno Odlukom Komisije 2004./121 od 6. veljače 2004., Sl. glasnik L 036 od 7.2.2004., str. 58.

10 Odluka Komisije (2003.) 387/2 o Pravilima i postupcima za ugovore o uslugama, robi i radovima financiranim iz općeg proračuna Europskih zajednica u okviru suradnje s trećim zemljama, usvojena 25. ožujka 2003.

11 Sadašnja adresa: http://europa.eu.int/comm/europaid/tender/gestion/index_en.htm

MEMORANDUM OF UNDERSTANDING ON THE ESTABLISHMENT OF THE NATIONAL FUND

The European Community (hereafter «EC»), represented by the European Commission, hereinafter referred to as «The Commission», and The Government of the Republic of Croatia, acting on behalf of the Republic of Croatia, hereinafter referred to as «The Recipient»,

CONSIDERING

That the enhanced pre-accession strategy is intended to enable all the applicant States eventually to become members of the European Union and, to that end, to align themselves as far as possible on the Community acquis prior to accession,

That the European Partnership, or Accession Partnership thereafter, is the key feature of the enhanced pre-accession strategy which shall mobilize all forms of assistance to the applicant countries within a single framework,

That it is important to improve the existing management systems in order to achieve the objectives set out in the European Partnership, or Accession Partnership thereafter, and that therefore it is necessary to set up a National Fund mechanism which shall cover, in a first stage, PHARE, ISPA and SAPARD, whilst taking into account the implementing procedures of each of these instruments, and in a second stage, the single Instrument for Pre-Accession (IPA) and its implementing provisions as from 1 January 2007,

That Community Assistance is guided by the General Provisions of the Framework Agreement between the European Commission and the Government of the Republic of Croatia concerning the participation of the Republic of Croatia in the European Community’s Aid Programmes signed on 27 March 2002 covering PHARE, CARDS and OBNOVA programmes1 (hereinafter «the Framework Agreement») and which in due course shall be extended to encompass all pre-accession assistance

That Article 166 (1) EC Financial Regulation (hereinafter «FR») requires that for the implementation of external actions, a financing agreement2 shall be drawn up between the Commission and the beneficiary third country

have agreed as follows:

Article 1

Purpose

The purpose of this document is to define the relationship between the EC and the relevant authorities of the Recipient regarding decentralised management of all Community pre-accession assistance. The technical terms and acronyms used in this Memorandum of Understanding are defined in Annex I which constitutes an integral part of this Memorandum of Understanding.

Article 2

National Fund and National Authorising Officer

1. The Recipient shall establish the National Fund (hereinafter «the NF») as a central treasury entity under the responsibility of a National Authorising Officer (hereinafter «NAO») in the Ministry of Finance to manage the Community pre-accession assistance allocated to the Recipient under decentralised management in accordance with the provisions of Article 164 FR.

2. The NAO shall be an official of ministerial or state secretary status, appointed by the Recipient. The NAO may not hold at the same time the office of the National Aid Coordinator (hereinafter «the NAC») or of the National ISPA Coordinator (hereinafter «the NIC») or chair of Managing authority. Whilst retaining overall responsibility (as defined in Article 3 (1) hereinafter, the NAO may delegate some of the tasks entrusted to him/her to a maximum of one official per pre-accession instrument, but he/she shall remain finally accountable for all the responsibilities vested in him/her in this Memorandum of Understanding and other agreements.

3. The scope and responsibilities of the NF and of the NAO are established in the context of the agreements governing the respective pre-accession instruments PHARE, ISPA and SAPARD.

Article 3

Responsibilities of National Authorising Officer

1. The NAO shall have overall responsibility for financial management of Community pre-accession funds. The NAO shall ensure that the Community rules, regulations and procedures pertaining to procurement, reporting and financial management are respected, and that a proper reporting and information system is functioning. The NAO shall have the full overall accountability for the Community pre-accession funds of a programme until the closure of the programme (in case of PHARE and SAPARD), and for the ISPA funds allocated for a measure until the Commission has paid the balance of the ISPA assistance.

2. Appropriate financial control shall be carried out by controllers from the Ministry of Finance.

The NAO shall maintain a financial reporting system for all Community pre-accession funds.

The NAO shall be accountable to the Commission for the use of the funds. In carrying out these responsibilities, the NAO shall be responsible for the following tasks:

(i) Request and manage the funds from the Commission

(ii) Appoint Authorising Officers for PHARE and ISPA.

– For PHARE: The NAO shall appoint Programme Authorising Officers (hereinafter «the PAOs») heading each Implementing Agency (hereinafter «IA»), CFCU where applicable, after consulting the NAC.

– For ISPA: The NAO shall appoint Sectoral Authorising Officers (SAOs) heading each IA, CFCU where applicable, after consulting the NIC.

(iii) Act as Competent authority for the national accreditation of the SAPARD Agency in accordance with the relevant provisions of the Annex A «Financial management» of the SAPARD Multi-Annual Financing Agreement to be concluded between the Recipient and the Commission (hereinafter «the MAFA»).

(iv) Conclude the Implementing Agreements, endorsed by the Commission, which the NAO shall sign with each of the IAs, and CFCU where applicable.

(v) Ensure the flow of national and other co-financing resources as set out in relevant Financing Agreements for PHARE and ISPA aid and the MAFA for SAPARD.

(vi) Ensure that the financial reporting systems for each of the pre-accession instruments are maintained and regularly updated and that reporting procedures properly respected by the IA or CFCU (where applicable). For PHARE, the reporting system is PERSEUS

(vii) Transfer funds to IAs and to the CFCU where applicable, according to the mechanism set out in the Implementing Agreement.

(viii) Participate with the Commission in the Joint Monitoring Committee (hereinafter «JMC») as overall coordination committee, as well as in relevant Monitoring Committee for each instrument:

– For PHARE: participate with the Commission and the NAC in a JMC and Sectoral Monitoring Sub-Committees (hereinafter «SMSC»).

– Participate with the Commission and the NIC in the ISPA Monitoring Committee.

– Participate with the Commission, the SAPARD Agency and SAPARD Managing Authority in the SAPARD Monitoring Committee.

(ix) Recover non-used funds from the IA, CFCU or SAPARD Agency where applicable, at the end of the programme (for PHARE and SAPARD) or until the Commission has paid the balance (for ISPA).

3. For PHARE and ISPA, the technical and administrative issues of PHARE programme and ISPA measures implementation, including tendering and contracting and payments shall be the full responsibility of the IA, CFCU where applicable, concerned.

For SAPARD, the technical and administrative issues of project implementation, including project selection, tendering and contracting, as well as payments, shall be the full responsibility of the SAPARD Agency concerned in accordance with the MAFA and the Commission Decision on conferral of management of SAPARD aid.

4. The NAO shall ensure investigation and satisfactory treatment of suspected and actual cases of fraud and irregularity following national or EC controls and shall establish a control and reporting mechanism compliant with Commission Regulation 1681/943 or any successor provisions.

In particular, all suspected and actual cases of fraud and irregularity as well as all measures related thereto taken by the national authority must be reported to the Commission services without delay. Should there be no suspected or actual cases of fraud and irregularity to report on, the NAO shall inform the Commission of this fact within two months following the end of each quarter.

5. The NAO shall recover any Community pre-accession funds wrongly paid and transfer these back to the European Commission.

Concerning undue payments or irregularities, these shall be repaid to the Commission in accordance with the terms of the relevant Financing Agreement.

The NF shall be responsible for submitting to the Commission the information under the Financing Agreement with respect to irregularities, recovery of sums wrongly received and on-the-spot checks annexed to the Financing Agreement.

6. Failure to carry out any of the responsibilities set out in this Memorandum of Understanding shall lead to reimbursement of Community pre-accession funds to the Commission.

Article 4

Request of funds from the Commission

1. For the purpose of this Memorandum, requests of funds by the Recipient are divided into 2 categories:

– Advance payment requests which include pre-financing (as defined in Art. 81 FR)

– Subsequent payment requests which include the renewal of pre-financing and/or the clearance of pre-financing (for PHARE)/ intermediate payments and payments of the final balance (for ISPA).

2. The precise provisions and conditions for the transfer of funds, as well as the trigger points, shall be specified in the Financing Agreement (for PHARE and ISPA) or in the MAFA4 (for SAPARD). Any request to derogate from these specifications needs to be duly justified by the NAO.

Paragraphs 3 to 8 of this Article do not apply to SAPARD.

3. An advance payment consisting in a percentage of the total budget of the Financing Agreement that shall be managed in a decentralised manner, shall be transferred by the Commission to the NF after the signature of the Financing Agreement, provided that the conditions included in Article 15 hereinafter have been fulfilled.5

4. Advance payment requests and subsequent payment requests, to be certified and approved by the NAO, are submitted to the Commission for approval and transfer.

Other than the advance payment requests, all payment requests shall be supported by:

(i) A declaration of expenditure showing the cumulative amount contracted and paid broken down by sub-programme and project and sub-project (where appropriate) – so demonstrating the link between the indicative budget (i.e. Financing Agreement) and the expenditure and payments actually made based on the financial reporting as presented by the IA, CFCU where applicable. To this end, a table showing the link between the IA, CFCU where applicable, and the project/ ISPA measure they manage should also be enclosed.

(ii) Appropriate reporting indicating effected contracts and payments covering also the co-financed part of the programme respectively the ISPA measure. For PHARE, this shall be deemed PERSEUS.

(iii) Bank reconciliation corresponding to the bank accounts opened by the NF and IA, CFCU where applicable. Interest earned on the bank accounts shall be communicated as well.

(iv) The latest regular progress reports as stipulated in Article 11 (2).

By signing the payment request, the NAO certifies that the information contained therein and in the accompanying documents is correct and that the implementation of the Community assistance is progressing at a satisfactory rate and according to the objectives laid down in the Financing Agreement.

5. For ISPA, concerning requests for payments of the final balance, the NAO must submit to the Commission an application for the final payment within six months of the deadline for completion of the work laid down in the Financing Agreement, and the final report on the measure as specified in the Financing Agreement must be attached.

6. For ISPA, a final written declaration of expenditure with supporting documentation shall be issued by the NAO immediately after the end of the disbursement period of the Financing Agreement showing the total amount contracted and disbursed. A final bank reconciliation showing the existing balances in the National Fund, IA, CFCU where applicable, shall also be enclosed.

For PHARE, a final written declaration of expenditure with supporting documentation shall be issued by the NAO 8 months after the contract execution date6 mentioned in the Financing Agreement showing the total amount contracted and disbursed (including national public funds) as well as a summary of the audits carried out by the national authorities together with the findings.

7. For PHARE, the NF shall keep account of all payments received for the benefit of implementing individual Community funded programmes, sub-programmes, projects, and sub-projects (where appropriate).

For ISPA, the NF shall keep account of all intermediate and final payments received from the Commission for the benefit of implementing individual ISPA-assisted measures.

8. For PHARE, the NAO may exceptionally request a larger payment where it can be illustrated by a cash-flow projection based on a list of commitments by the IAs, CFCU where applicable, that the cash flow requirements in the subsequent period shall exceed the foreseen installment

9. The Commission retains the right to request additional information in support of transfers of funds.

Article 5

Reallocation of funds

1. The NAO may request a reallocation of funds, either from one subprogramme to another (programme adjustment) inside the same Financing Agreement (in case of PHARE) or between different measures within the SAPARD programme (in case of SAPARD)7 , following a recommendation from relevant Monitoring Committee. Any reallocation of funds can only take effect following Commission endorsement on the basis of a detailed justification.

2. For PHARE, if the reallocation is less than 15% of the Financing Agreement and does not involve a modification of the objectives set in the Financing Agreement, this endorsement will be provided by the Commission Delegation.

If the reallocation is below 15% but involves a change of objectives from those in the relevant Financing Agreement or if the proposed reallocation exceeds 15%, the reallocation request will have to be submitted to Commission Headquarters for approval, and shall be subject to a new Commission Decision.

In case of reallocations, the subsequent declaration of expenditure (see Article 4 (4i) above) shall incorporate these reallocations and shall enclose a copy of the endorsement made by the Delegation.

Article 6

Payments

1. For PHARE and ISPA, the Recipient decides for each instrument to entrust the functions as paying agency to the IAs, CFCU where applicable.

For SAPARD, the paying agency functions are entrusted to the SAPARD Agency in accordance with the provisions of the MAFA.

2. The transfer of funds by the NF to the IAs, CFCU where applicable, shall be done in accordance with the provisions of Article 7 hereinafter.

3. The NF and NAO shall be held ultimately responsible to the Commission that the payments are made properly and based on correct information.

Article 7

Transfer of funds to the Implementing Agencies

1. Paragraphs 2 to 6 of this Article apply to PHARE and ISPA only.

For SAPARD, the transfers of funds to the SAPARD Agency is done in accordance with provisions of the MAFA.

2. The transfers of funds to the IAs, CFCU where applicable, shall be made on the basis of cash flow estimates.

The NF shall transfer funds to the sub-accounts of the IAs. However, in any event, no transfer of funds may take place prior to

(a) the nomination of the PAO (for PHARE) or SAO (for ISPA) and

(b) signature of an Implementing Agreement as defined in Article 8 hereafter.

3. The IA shall submit transfer requests to the NF according to its needs as set out in an Implementing Agreement, to be concluded between the NF and each IA, CFCU where applicable, and to be endorsed by the Commission. The Implementing agreements shall make detailed provisions for the transfers.

4. On the basis of the request and supporting documentation, the NAO shall verify the disbursement level of the preceding tranche by the IAs, CFCU where applicable, and, if the request is justified, the NAO shall approve the release of the next tranche of funds. The IAs, CFCU where applicable, shall only make payments against signed contracts.

5. The NF and NAO shall be held ultimately responsible to the Commission that the transfers are made properly and based on correct information.

6. The NF shall keep account of all transfers made for the benefit of implementing individual Community funded programmes, subprogrammes, projects, and sub-projects (where appropriate) and of implementing individual ISPA-assisted measures.

Article 8

Implementing Agreements under PHARE and ISPA

1. With each of the IAs responsible for management of PHARE or ISPA, the NAO shall conclude Implementing Agreements.

2. For PHARE, the Implementing Agreements shall identify the PAO, who must have been appointed previously by the NAO, after consultation with the NAC. The PAO, after consultation with the NAO, may specify the authorities, acting as Deputy PAO (DPAO), to which the responsibilities of the PAO may be sub-delegated.

3. For ISPA, the Implementing Agreements shall identify the SAO, who must have been appointed previously by the NAO, after consultation with the NIC, and specify the authorities to which the responsibilities of the SAO may be sub-delegated.

The SAO remains at all time responsible for the submission of information on financial and physical progress to the National Fund. Where other responsibilities have been delegated, the information on financial and physical progress should be first submitted to the SAO by the authorities concerned. The SAO should maintain a sufficient degree of supervision over these authorities and should receive sufficient information substantiated by original documentation so that he/she can declare that the information is accurate.

4. The Implementing Agreements shall establish the responsibilities of the PAO (for PHARE) and the SAO (for ISPA) for the main activities to be carried out by the implementing agency/ agencies in the management of the respective Community pre-accession funds, inter alia:

– The sound administrative, financial and technical management and monitoring arrangements of (sub)programmes (in case of PHARE) or of ISPA measures

– Signature of contracts,

– Implementation of measures on the basis of the procurement rules laid down in the underlying Financing Agreements,

– Verification of invoices prior to payment to contractors,

– Maintaining a viable technical and financial reporting system,

– Maintaining of a separate accounting system or adequate accounting codification of all transactions concerned for each (sub-) programme co-financed (in case of PHARE) or for each measure co-financed by ISPA,

– Maintaining updated and detailed information about the measures co-financed by national public funds,

– Transmission and verification on a regular basis to the NF of information on financial and physical progress necessary for the latter to submit payment requests to the Commission in accordance with the requirements of the Financing Agreement,

– Declaring to the NF that the above information is accurate and can be substantiated by original documentation held by the IA,

– Maintaining the aforesaid documentation for the period specified in Article 10 (3) hereinafter.

5. If applicable, the Implementing Agreements shall also lay down detailed provisions for the transfer of funds and bank account structure in application of Articles 7 and 15 of this Memorandum of Understanding.

Article 9

Financial Control and Audits

1. Appropriate financial control shall be carried out by the competent National Financial Control Authority in accordance with the provisions of the Financing Agreement (for PHARE, ISPA) or the MAFA (in case of SAPARD).

Paragraphs 2 to 3 of this Article apply to PHARE and ISPA only.

2. Each year an audit plan and a summary of the findings of the audits carried out shall be sent to the Commission. Audit reports shall be at the disposal of the Commission.

3. The accounts and operations of all relevant implementation structures directly related to Community pre-accession programmes and projects/measures and the related co-financing may be checked at regular intervals by an outside auditor contracted by the Commission without prejudice to the responsibilities of the Commission and the European Union’s Court of Auditors, as referred to in the General Conditions relating to Financing Agreement attached to the Framework Agreement.

Article 10

Accounting

1. Paragraphs 2 to 3 of this Article apply to PHARE and ISPA only.

For SAPARD, the provisions of the MAFA are applicable.

2. The NF shall operate a double entry or analytical accounting system covering all contractual and other financial operations pertaining to all Community financed programmes/ measures in the Republic of Croatia.

3. Written records of the entire financial management, tendering and contracting shall be stored for five years after the official closure of the PHARE programme or the relevant ISPA measures. The official closure date shall be notified by the Commission to the Recipient.

Article 11

Reporting

1. The NAO shall ensure that the NF and the IAs, CFCU or SAPARD Agency where applicable, maintain a viable technical and financial reporting system (including i.a. prequalification and tendering data) for all Community pre-accession funds including funds transferred to the IAs, CFCU or SAPARD Agency where applicable, as well as the related co-financing. For PHARE this reporting system shall be PERSEUS.

2. In addition, for PHARE and ISPA, the NF shall compile for distribution to the NAC (in case of PHARE), respectively the NIC (in case of ISPA), and the EC Delegation in Zagreb, implementation reports at regular intervals, on the basis of inputs from the CFCU and/or IAs, covering the financial status of each programme, schedules for upcoming tenders, effected tender evaluations and contracts awarded, details on how the projects/measures are implemented, problems encountered (if any), perspectives for the future, and any other necessary information which may be requested by the Commission and the NAC (for PHARE) and NIC (for ISPA).

The reporting shall also cover the co-financed parts of any programme/ ISPA measure, including national public funds, private funds and loans granted from International Financing Institutions.

Article 12

Staff

The Recipient shall ensure, at its own costs, that necessary experienced and duly qualified human resources are available for the timely and correct execution of the tasks entrusted to the National Fund.

Article 13

Location, Facilities

The Recipient shall ensure, at its own costs, that necessary premises, office furniture and other facilities are available for the NF within the Ministry of Finance.

Article 14

Operational costs of the National Fund

Operational costs of the NF shall be covered by the Recipient.

Article 15

Bank Accounts and Use of the EURO

1. Paragraphs 2 to 8 of this Article apply to PHARE and ISPA only.

For SAPARD, the provisions for managing the SAPARD Euro account, the SAPARD Agency account(s) and the use of interest earned are set out in the MAFA.

2. The NF shall open up a bank account denominated in EURO in either the Central Bank or the State Treasury, or a government guaranteed bank account in a bank agreed with the Commission.

– For each Financing Agreement of the PHARE programme

– For each sector (transport and environment) of ISPA.

For PHARE and ISPA, these bank accounts shall have sub-accounts from which the paying agency, either the NF or the IAs, CFCU where applicable, are entitled to execute payments. The account shall, in principle, be interest-generating.

3. In cases where this system cannot be implemented, specific arrangements can be agreed between the Commission services and the National Fund.

4. The amount of interest earned on the bank accounts shall be communicated to the Commission each time the NF requests for a replenishment/reimbursement, and at the end of the programme/ ISPA measure.

In accordance with Articles 3 and 4 of the Implementing Rules of the EC Financial Regulation, interest earned is the property of the Beneficiary Country.

For PHARE, the NAO must however ensure that the interest earned is actually registered in its entirety as revenue in the national budget. Furthermore the NAO will ensure a regular reporting of the interest via PERSEUS.

For ISPA, the interest earned on pre-financing of the particular ISPA measure should be used exclusively for financing eligible costs of this measure and within the period specified in the ISPA Financing Memorandum, either by replacing the national contribution or by financing additional components of the same measure.

5. Bank charges levied on the bank account, other bank fees and currency exchange losses on individual transactions are not eligible costs and are to be treated like Operational costs (see Article 14)

6. The bank accounts shall be operated on the basis of a double signature system, requiring the signatures of the NAO or either of the officials delegated in accordance with article 2, paragraph 2 above, and a senior accounting officer.

For PHARE, the sub-bank accounts shall be operated by the IA on the basis of a double signature system. The appointment of senior persons empowered to sign requires the agreement of the NAO.8

7. The NF shall communicate to the Commission all relevant information on the accounts at the NF as well as on all other accounts in the IAs and others to which Community pre-accession funds have been transferred. Relevant information encompasses i.a. name and address of the bank, account number, name(s) of account holders, names of authorized signatories, interest rates, and any other information the Commission deems appropriate.

8. For PHARE, all contracts and payments shall be signed and carried out in EUR.

For reporting purposes, expenditure incurred and financed under national co-financing, shall be translated into EUR in the following way:

– under joint co-financing, all contracts are signed in EUR and should therefore also be booked and paid in EUR (or the EUR equivalent in local currency). Therefore the Ministries should report the EUR amounts only.

– under parallel co-financing, local currency contracts are possible. In all cases the Project Fiche amounts are normally translated into local currency by the national authorities applying a certain exchange rate at the time of preparing the budget of the Project Fiche. This facilitates inscription into the national budget. The reporting on co-financing (contracts and payments) should therefore be provided in EUR, using that particular exchange rate.

For ISPA, the conversion rate to be used is set out in Annex III, point 3, Section IV of the ISPA Financing Memorandum.

Article 16

Procurement

1. Procurement shall be carried out ensuring free access, fair competition and transparency in accordance with the provisions of Part Two, Title IV on External Actions of the EC Financial Regulation and Chapter 3 of Part 2, Title III of its Implementing Rules9, as well as the Commission Decision SEC (2003) 387/210.

The specific rules to be followed for procurement are as follows:

– For PHARE, procurement shall be carried out according to the procurement rules as laid down in the relevant PHARE Financing Agreement. For Twinning projects, the Twinning Manual as applied to PHARE shall apply.

– For ISPA as provided for in Annex III.1, Section IX, of the ISPA Financing Memorandum.

– For SAPARD, the relevant provisions are set out in the MAFA.

For PHARE and ISPA, the Contracting Authorities shall also use the procedural guidelines and standard templates and models facilitating the application of the above rules provided for in the «Practical Guide to contract procedures financed from the general EC budget in the context of external actions» (hereinafter the «Practical Guide») as published on the EuropeAid website11 at the date of the initiation of the procurement or grant award procedure.

Paragraphs 2 to 3 of this Article apply to PHARE and ISPA only.

2. On a case by case basis, the Commission may approve a derogation to the use of standard EC external aid rules or to the standard rules governing use of pre-accession funds, if foreseen in the EC Financial Regulation and specified in the Financing Agreement and after examination by the PHARE or ISPA Management Committee.

3. The NAO together with the PAO (in case of PHARE) or SAO (in case of ISPA) shall ensure that the relevant procurement rules and procedures are respected.

Article 17

Monitoring and Assessment

1. The Recipient shall establish a Joint Monitoring Committee (hereinafter «JMC»). It shall consist of the NAC, NIC, SAPARD Managing Authority, the NAO and the Commission. The JMC shall meet at least once a year and shall review the implementation of all Community pre-accession programmes. On the basis of monitoring reports the JMC shall assess the programmes’ progress towards meeting the operational objectives for accession as set out in the Financing Agreement.

2. In addition, the Recipient shall also establish a Monitoring Committee for each pre-accession instrument.

– Implementation of PHARE programmes will be monitored through the JMC. It will meet to review all PHARE funded programmes in order to assess their progress towards meeting the objectives set out in the Financing Agreement for the National Programme. The JMC may recommend a change of priorities and/or the re-allocation of Community funds, if need be, to ensure that stated objectives and targets are met. In addition, the JMC may nominate Sectoral Monitoring Sub-Committees (hereinafter «SMSC»), where appropriate, to further monitor PHARE programmes. The Sub-Committee shall review in detail the progress of each programme and its components and contracts in accordance with the Practical Guide, looking i.a. at relevance and design, efficiency, effectiveness and likely impact, on the basis of reports produced for the NAC and the Commission and any other relevant evaluations. The Sub-Committee shall review i.a. actual output, including co-financing, as compared to plan, rate of implementation and contracting, financial flow, and the management structures of the programmes and projects, put forward recommendations for improvement and if these steps are not followed by the IA without good reason, take necessary corrective steps. The Sub-Committee shall report to the JMC and prior to its annual meeting submit an overall detailed report on all programmes.

– For ISPA, the Monitoring Committee to be established is the ISPA Monitoring Committee. The Committee shall review all ISPA funded measures in accordance with the provisions of the Financing Agreement.

– For SAPARD, the Monitoring Committee to be established is the SAPARD Monitoring Committee. The Committee shall review all SAPARD funded programmes in accordance with the provisions of the MAFA.

3. Notwithstanding any monitoring reports produced at the demand of the relevant Monitoring Committee as defined in paragraphs 1 and 2 above for each of the pre-accession instruments, the Commission and the NAO can request, jointly or separately, an independent evaluation report. Evaluation shall also measure impacts and appropriateness in the fulfillment of objectives. The Commission’s evaluation methodology covering the full range of key evaluation issues as relevance, design, efficiency, effectiveness, utility and sustainability shall be used for this exercise.

Article 18

Settlement of disputes

1. Any question relating to the execution or interpretation of this Memorandum of Understanding shall be the subject of consultation between the Recipient and the Commission, leading, where necessary, to an amendment of the Memorandum of Understanding.

2. Where there is a failure to carry out an obligation set out in this Memorandum of Understanding or the related instructions, and no sufficient remedial measures have been taken in due time, the Commission may suspend the financing of the programmes (in case of PHARE and SAPARD) or of the measures (in case of ISPA) implemented through the system introduced by this Memorandum of Understanding, and after consultation with the Recipient, decide that the pre-accession funds concerned shall be reimbursed.

3. For PHARE and ISPA, if the consultation does not lead to amicable settlement, the parties may resort to the arbitration as set out in Annex B «Arbitration» annexed to the Framework Agreement.

For SAPARD, if the consultation does not lead to amicable settlement, the parties may resort to the arbitration as set out in Section G in the MAFA.

Article 19

Final provisions

This Memorandum of Understanding may only be amended in writing by common consent of the parties.

This Memorandum is drawn up in duplicate in English and shall enter into force on the date on which the Recipient notifies the Commission that the necessary internal procedures for approval of this Memorandum have been accomplished.

On behalf of the Government On behalf of the

of the Republic of Croatia European Commission

Minister of finance Head of EC Delegation

Ivan Šuker Jacques Wunenburger

Annex I

Definitions used in the Memorandum of Understanding

Central Finance and Contracting Unit (CFCU)

An implementing body within the national administration in charge of tendering, contracting and payments for institution building projects and other projects if so specifically provided. For PHARE projects the technical implementation may be carried out by a SPO. The Central Finance and Contracting Unit shall at the same time be an IA for ISPA projects.

Decentralised Implementation System (DIS)

Implementation System where management and responsibilities have been conferred to the Beneficiary Country in accordance with the provisions of Article 164 (1) FR, where the Commission still exercises a systematic ex-ante control over tendering and contracting of projects and whilst it retains the overall final responsibility for general budget execution under Articles 53 and 164 FR and under relevant provisions of the EC Treaties.

Extended Decentralised Implementation System (EDIS)

Implementation System where management and responsibilities have been conferred fully to the Beneficiary Country in accordance with the provisions of Article 164 (1) FR, where the Commission exercises no systematic ex-ante control, whilst it retains the overall final responsibility for general budget execution under Articles 53 and 164 FR and under relevant provisions of the EC Treaties, and without prejudice to Annex A («General Conditions»), article 16 of the Framework Agreement.

Final Beneficiary

For ISPA assisted measures, organisation or administrative body benefiting from the measure whenever delegated by the SAO.

EC Financial Regulation (FR)

The FR has been adopted by Council Regulation (EC, Euratom) 1605/2002 of 25 June, 2002, OJ L 248 of 16.9.2002 on the Financial Regulation laying down the rules for the establishment and implementation of the general budget of the European Communities.

Financing Agreement

Agreement drawn up between the Commission and the Recipient for the implementation of external actions in accordance with Article 166 (1) FR and which lay down for each pre-accession instrument

(a) the Community financial commitment in respect of each year, and

(b) the terms on which the aid shall be managed.

Financing Memorandum (FM)

Equivalent of financing agreement in the context of ISPA. The FM is composed of the main text and three annexes, signed for each ISPA measure by the Commission on one side and by the NAO or NIC on behalf of the Recipient.

Implementing Agency (IA)

An implementing body, typically within or under the direct control of the national administration, in charge of tendering, contracting, payments and technical implementation of Community pre-accession aid projects. For ISPA, this body corresponds to the «body responsible for the implementation» as defined in Annex III.2, section II, of the ISPA Financing Memorandum.

ISPA Monitoring Committee

The main monitoring body for the implementation of ISPA measures with participation of the Commission, the Beneficiary and International Finance Institutions. The Committee is chaired by the National ISPA Co-ordinator. Representatives of the IAs, relevant stakeholders/ final beneficiaries as well as the National Authorising Officer also participate.

Joint Monitoring Committee (JMC)

A committee, consisting of NAO, NAC, NIC, SAPARD Managing Authority and the Commission, in charge of the review and coordination of the implementation of all pre-accession assistance. For the implementation of PHARE, the JMC may be assisted by Sectoral Monitoring Sub-Committees (SMSC).

SAPARD Managing Authority (MA)

An administrative entity within the national administration in charge of the operational programming and monitoring of SAPARD programme within the Recipient in accordance with the provisions of the MAFA. The MA also ensures a close link between the general accession process and the use of Community financial assistance.

Multi-Annual Financing Agreement (MAFA)

An agreement concluded between the Recipient and the Commission providing the detailed rules for the financial management and monitoring of the SAPARD programme on a fully decentralised basis in accordance with Article 164 (1) of the Financial Regulation.

National Aid Co-ordinator (NAC)

A official of ministerial or of state secretary status of the national administration in charge of the programming within the Recipient. The NAC also ensures a close link between the general accession process and the use of Community financial assistance, and is responsible for the monitoring and assessment of PHARE programmes.

National Authorising Officer (NAO)

An official of ministerial or of state secretary status of the national administration heading the NF. The NAO has the overall responsibility for the financial management of Community pre-accession funds.

National Fund (NF)

The Central treasury entity within the Ministry of Finance through which the Community pre-accession funds are channeled towards the Recipient following an assessment by the Commission of its effective compliance with the relevant provisions of the article 164 (1) FR and the relevant pre-accession regulations.

National ISPA Co-ordinator (NIC)

An official of ministerial or of state secretary status of the national administration in charge of the operational programming, overall management and monitoring of ISPA measures within the Recipient. The NIC also ensures a close link between the general accession process and the use of Community financial assistance, and is responsible for the submission of measure applications to the Commission and for the monitoring of ISPA measures.

National Public Funds

Those funds which are put at the disposal by the Government of Recipient and are thus inscribed under different headings of the national budget. In cases where the funds may come from regional authorities and/or from the municipalities’ budget, these should also be considered as National Public Funds. Equally considered as national public funds are funds from public enterprises as well as loans by International Financial Institutions to public entities.

PERSEUS

The current reporting system of the European Commission for PHARE

Programme Authorising Officer (PAO)

An official of the national administration heading or supervising an IA or the CFCU. The PAO is responsible for the operations of the CFCU/IA and for the sound financial management of the projects to be implemented.

SAPARD Agency

An implementing body in charge of project selection, contracting, payments and technical implementation of measures provided for in the SAPARD programme, and on which the Commission has conferred the management of aid in accordance with the MAFA.

SAPARD Monitoring Committee

The main monitoring body for the implementation of the SAPARD programme with participation of the Commission and the Recipient. The Committee is chaired by a senior official of the administration at ministerial or secretary of state level. Representatives of the Managing Authority, the SAPARD Agency, relevant stakeholders, the NAO as well as the NAC also participate.

Sectoral Authorising Officer (SAO)

An official of the national administration normally heading an ISPA IA. The SAO is responsible for the operations of the IA and for the sound financial management of the measures to be implemented.

Sectoral Monitoring Sub-Committees (SMSC)

For PHARE, the JMC may be assisted by Sectoral Monitoring Sub-Committees (SMSC). The SMSC consists of representatives at appropriate level from the NAC, the NAO, the Commission as well as the PAO heading each IA.

Senior Programme Officer (SPO)

An official of the national administration (line ministry/agency) in charge of the technical implementation of PHARE projects in case where the CFCU is responsible for the administrative and financial implementation of the projects.

1 Article 8 states: «the provisions of this Agreement shall also apply to technical co-operation and other operations convened between the Contracting parties which by nature are not covered by specific agreement financed under PHARE, OBNOVA or CARDS aid programmes at the request of the Government of the Republic of Croatia»

2 For ISPA, the financing agreement is the equivalent of the Financing Memorandum in compliance with Article 8 of the ISPA Council Regulation (EC) 1267/1999.

3 Commission Regulation (EC) 1681/94 of 11. July 1994, OJ L 178, 12.7.94, p. 43-46

4 For SAPARD, an advance payment consisting in a percentage of the total budget of the Annual Financing Agreement (hereinafter referred to as “the AFA”) that shall be managed in a decentralised manner, shall be transferred by the Commission to the NF after the Commission Decision on conferral of management of SAPARD aid has been adopted.

5 For ISPA a first installment of the advance payment shall be transferred by the Commission to the NF after the signature of the Financing Agreement by the Recipient. This first payment may not exceed 10% of the total assistance to the measure. The remainder is paid out following the signing of the first contract, normally the first work contracts. As a general rule the advance payment is up to 20% of the ISPA assistance.

6 Date by which the works must have been carried out, the supplies delivered and the services provided as stipulated in the relevant contract. In other words, the contract must be completed by the contract execution date.

7 The exact terms and conditions of such reallocation are specified in the MAFA.

8 Under normal circumstances, it is assumed that these persons shall be on one hand the PAO/ SAO and on the other hand, the senior accounting officer of the IA.

9 Commission Regulation (EC, Euratom) 2342/2002 of 23 December 2002, OJ L 357, 31.12.2002, p.1 as amended by Commission Decision 2004/121 of 6 February 2004. OJ L 036, 07.02.2004 p 58

10 Commission Decision SEC (2003) 387/2 on Rules and procedures for service, supply and works contracts financed from the general budget of the European Communities in the context of of co-operation with third countries, adopted on March 25, 2003

11 current address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm

Članak 3.

Financijske obveze koje bi mogle nastati za Republiku Hrvatsku na temelju Memoranduma iz članka 1.#clanak1 ovoga Zakona planiraju se sukladno odredbama propisa o izvršavanju državnih proračuna za 2005. i 2006. godinu.

Članak 4.

Provedba ovoga Zakona u djelokrugu je središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove financija.

Članak 5.

Na dan stupanja na snagu ovoga Zakona Memorandum iz članka 1.#clanak1 ovoga Zakona nije na snazi te će se podaci o njegovom stupanju na snagu objaviti naknadno u skladu s odredbom članka 30. stavka 3. Zakona o sklapanju i izvršavanju međunarodnih ugovora.

Članak 6.

Ovaj Zakon stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 402-09/05-01/02

Zagreb, 6. listopada 2005.

HRVATSKI SABOR

Predsjednik

Hrvatskoga sabora

Vladimir Šeks, v. r.

zatvori
Zakon o potvrđivanju Memoranduma o suglasnosti o osnivanju Nacionalnog fonda između Vlade Republike Hrvatske i Europske komisije
4
Klikom na link 'Kliknite za pregled zakona - možete pronaći sve verzije zakonskog akta kojeg gledate !