Hrvatski zakoni

  • A - ORGANIZACIJA I USTROJSTVO RH
  • B - SUDSTVO
  • C - VLASNIČKOPRAVNI ODNOSI, OBITELJSKO PRAVO
  • D - RADNO I SOCIJALNO PRAVO
  • E - PRETVORBA, PRIVATIZACIJA,TRGOVAČKA DRUŠTVA
  • F - GOSPODARSKE AKTIVNOSTI
  • G - FINANCIRANJE JAVNIH POTREBA
  • H - KONTROLA I EVIDENCIJA POSLOVANJA
  • I - BANKOVNI I MONETARNI SUSTAV
  • J - OSIGURANJE
  • K - OBRAZOVANJE, ZNANOST, KULTURA, ŠPORT
  • X - PROPISI O PREUZIMANJU PROPISA IZ SL. I J.
  • OSTALA SUDSKA PRAKSA
  • ODLUKE I PRESUDE EUROPSKOG SUDA ZA LJUDSKA PRAVA
Registrirajte se na poslovna.hr
Tumač

Moja biblioteka

Moje zabilješke Sve moje mape
Dodaj novi dokument Stvori novu mapu
Ispis dokumentaIspis Preuzimanje mape u PDF formatuPreuzimanje u PDF formatu
Spremi članke u dokument Spremi članke
Dodaj novi članak u dokument Dodavanje članaka
Zakon o potvrđivanju Višegodišnjeg sporazuma o financiranju između Republike Hrvatske i Europske zajednice ("Narodne novine - Međunarodni ugovori", br. XX/06, XX/06)
označi tražene riječi printaj stranicu
3 29.3.2006 Zakon o potvrđivanju Višegodišnjeg sporazuma o financiranju između Republike Hrvatske i Europske zajednice

HRVATSKI SABOR

30

Na temelju članka 88.L296089 Ustava Republike Hrvatske, donosim

ODLUKU

O PROGLAŠENJU ZA

KONA O POTVRĐIVANJU VIŠEGODIŠNJEG SPORAZUMA O FINANCIRANJU IZMEĐU REPUBLIKE HRVATSKE I EUROPSKE ZAJEDNICE

Proglašavam Zakon o potvrđivanju Višegodišnjeg sporazuma o financiranju između Republike Hrvatske i Europske zajednice, kojega je Hrvatski sabor donio na sjednici 3. ožujka 2006. godine.

Broj: 01-081-06-612/2

Zagreb, 9. ožujka 2006.

Predsjednik

Republike Hrvatske

Stjepan Mesić, v. r.

ZAKON

O POTVRĐIVANJU VIŠEGODIŠNJEG SPORAZUMA O FINANCIRANJU IZMEĐU REPUBLIKE HRVATSKE I EUROPSKE ZAJEDNICE

Članak 1.

Potvrđuje se Višegodišnji sporazum o financiranju između Republike Hrvatske i Europske zajednice, potpisan 29. prosinca 2005., u izvorniku na engleskom i hrvatskom jeziku.

Članak 2.

Tekst Sporazuma iz članka 1.#clanak1 ovoga Zakona, u izvorniku na engleskom i hrvatskom jeziku glasi:

POSEBAN PRETPRISTUPNI PROGRAM ZA POLJOPRIVREDU I RURALNI RAZVOJ U REPUBLICI HRVATSKOJ

VIŠEGODIŠNJI SPORAZUM O FINANCIRANJU između KOMISIJE EUROPSKIH ZAJEDNICA U IME EUROPSKE ZAJEDNICE i VLADE REPUBLIKE HRVATSKE

VIŠEGODIŠNJI SPORAZUM O FINANCIRANJU

Komisija Europskih zajednica, u daljnjem tekstu: »Komisija« djelujući za i u ime Europske zajednice, u daljnjem tekstu: »Zajednica« s jedne strane, i Vlada Republike Hrvatske djelujući za i u ime Republike Hrvatske, u daljnjem tekstu: »Republika Hrvatska« s druge strane, u daljnjem tekstu pod zajedničkim nazivom: »ugovorne stranke«,

Budući da:

(1) je uspostavljen poseban pretpristupni program za poljoprivredu i ruralni razvoj (u daljnjem tekstu SAPARD) kojim se regulira financijski doprinos Zajednice i to Uredbom Vijeća (EZ) br. 1268/1999 od 21. lipnja 1999. o potpori Zajednice pretpristupnim mjerama u poljoprivredi i ruralnom razvoju u državama kandidatima iz srednje i istočne Europe tijekom pretpristupnog razdoblja (SL. L. 161, 26. 6. 1999., str. 87 izmijenjen i dopunjen Uredbom Vijeća (EZ) br. 2257/2004, SL. L. 389, 31.12.2004., str. 1.).

(2) Republika Hrvatska ispunjava uvjete da bude korisnik SAPARD-a.

(3) je Republika Hrvatska odobrila Plan za poljoprivredu i ruralni razvoj i dostavila ga Komisiji kako bi ga odobrila kao Program.

(4) je Odlukom donesenom u skladu s člankom 4. stavkom 5. Uredbe EZ-a br. 1268/1999 taj Plan odobren i postao Program za poljoprivredu i ruralni razvoj, nužno je definirati uvjete izvršenja Programa za poljoprivredu i ruralni razvoj, kao i sve izmjene i dopune istog u Republici Hrvatskoj.

(5) se Program treba izvršavati na decentraliziranoj osnovi kako je definirano Odlukom Komisije o prenošenju ovlasti upravljanja pomoći na Agenciju u Republici Hrvatskoj donesenom u skladu sa člankom 12. stavkom 2. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1266/1999 od 21. lipnja 1999. o koordinaciji pomoći u državama kandidatima u okviru pretpristupne strategije i o izmjenama i dopunama Uredbe (EEZ) br. 3906/89 (SL. L. 161, 26. 6. 1999., str. 68).

(6) je Memorandum o suglasnosti o osnivanju Nacionalnog fonda (nadalje naveden kao »Memorandum o suglasnosti«) dogovoren i potpisan 5. svibnja 2005. između Europskih zajednica i Vlade Republike Hrvatske, a u vezi decentraliziranog upravljanja pretpristupnom pomoći zajednice u svrhu definiranja odnosa između Zajednice i Republike Hrvatske. Sa svrhom definiranja određenih koncepata Višegodišnjeg sporazuma o financiranju relevantne odredbe Memoranduma o suglasnosti će se uzeti u obzir.

SPORAZUMJELE SU SE KAKO SLIJEDI:

Članak 1.

Cilj

1. Ovim se Sporazumom uređuje tehnički, pravni i administrativni okvir unutar kojeg će se Program za poljoprivredu i ruralni razvoj kao i njegove izmjene i dopune (u daljnjem tekstu: »Program«) izvršavati u Republici Hrvatskoj. Upućivanja na usklađenost s ovim Sporazumom podrazumijevaju usklađenost s Programom, Godišnjim sporazumom (sporazumima) o financiranju i Odlukom Komisije kako je navedeno u članku 3. stavku 1. Odjeljka A Dodatka.

2. Republika Hrvatska osigurat će pravilno izvršavanje Programa u Republici Hrvatskoj na decentraliziranoj osnovi u skladu s odredbama ovoga Sporazuma.

3. U slučaju sukoba, odredbe ovoga Sporazuma su iznad odredbi Programa.

Članak 2.

Godišnji sporazum o financiranju

1. Nakon odobrenja Programa od strane Komisije i sklapanja ovoga Sporazuma svake će se godine sklapati Godišnji sporazum o financiranju.

2. Financijske obveze Zajednice definirat će se u Godišnjem sporazumu o financiranju. To su jedini instrumenti kojim se definiraju financijske obveze Zajednice prema Republici Hrvatskoj. U svakom Godišnjem sporazumu o financiranju definirat će se:

(a) samo za dotičnu godinu maksimum financijskih obveza Zajednice prema Republici Hrvatskoj i razdoblje u kojem će te obveze biti važeće,

(b) ako je to primjereno, izmjene i dopune odredbi ovoga Sporazuma.

3. Ulaskom u Europsku uniju Republika Hrvatska gubi mogućnost potpore po Programu.

Članak 3.

Inspekcija i revizija

1. Komisija i Revizorski sud Europskih zajednica (u daljnjem tekstu: »Revizorski sud«) imaju pravo da glede izvršenja Programa pošalju zastupnike i valjano opunomoćene predstavnike da provedu:

(a) tehničku ili financijsku misiju ili reviziju u Republici Hrvatskoj,

(b) inspekciju u cilju otkrivanja nepravilnosti ili prijevare.

Takve misije, revizije ili inspekcije mogu uključivati posebice ispitivanje sistema i postupaka, te provjere na terenu:

– projekata i korisnika, te

– posebice u svrhu provjere ekonomske utemeljenosti ponuda i primitaka, te potvrda o porijeklu robe, dobavljača dobara i usluga za korisnike pomoći unutar Programa.

Zajednica će unaprijed obavijestiti vlasti Republike Hrvatske o takvim misijama ili revizijama.

2. Republika Hrvatska će voditi evidencije i financijska izvješća prikladna za identificiranje projekta i, ako je to primjereno, usluga financiranih iz Programa u skladu s dobrim računovodstvenim postupcima, uzimajući u obzir zahtjeve iz ovog Sporazuma.

Također će omogućiti zastupnicima i valjano opunomoćenim predstavnicima navedenim u stavku 1. provođenje inspekcije nad cijelom relevantnom dokumentacijom, sustavima i financijskim izvješćima vezanim uz projekte i, ako je to primjereno, nad uslugama financiranim u okviru Programa.

Osigurat će da se svi korisnici obavijeste najkasnije nakon što je njihov projekt odabran da će zastupnici ili predstavnici navedeni u stavku 1. imati pravo obavljanja inspekcije na licu mjesta.

3. Republika Hrvatska će na zahtjev zastupnika ili predstavnika navedenih u stavku 1. dostaviti sve dokumente i informacije, uključujući i one napravljene ili pohranjene u elektroničkom obliku, vezane uz unesene obveze, te rashode financirane u okviru Programa. Poduzet će primjerene mjere kako bi olakšala rad spomenutim zastupnicima i predstavnicima Zajednice u okviru ovoga Sporazuma.

Članak 4.

Rješavanje sporova

Sporovi između ugovornih stranaka koji se odnose na ovaj Sporazum rješavat će se u skladu s Odjeljkom G Dodatka.

Članak 5.

Jezik

1. Sva komunikacija između Komisije i Republike Hrvatske koja se odnosi na ovaj Sporazum bit će na engleskom jeziku i samo se engleski tekst smatra vjerodostojnim.

2. Republika Hrvatska će za potrebe Komisijinog ispitivanja navedenog u članku 3. stavku 1. Odjeljka A Dodatka staviti na raspolaganje na engleskom jeziku relevantno nacionalno zakonodavstvo, pisane priručnike o postupcima, smjernice, standardne liste za kontrolu, relevantne administrativne bilješke, standardne dokumente i obrasce. Ako je dokumentacija potrebna u neku drugu svrhu nego što je ispitivanje i ne postoji na engleskom, Republika Hrvatska će na zahtjev Komisije te materijale dostaviti hitno na engleskom.

Članak 6.

Prestanak Sporazuma

1. Komisija i Republika Hrvatska će, u skladu sa svojim dotičnim posebnim obvezama, nadzirati izvršavanje Programa u okviru ovoga Sporazuma. Ne dovodeći u pitanje prava i obveze regulirane u ostatku ovoga Sporazuma, svaka od ugovornih stranaka može okončati ovaj Sporazum ako druga strana ne ispuni bilo koju od obveza ovoga Sporazuma. Ako jedna ugovorna stranka uoči takav propust, odmah će o tome obavijestiti drugu ugovornu stranku.

2. Ukoliko Komisija uoči nepoštivanje obveza ovoga Sporazuma, ona će:

(a) obavijestiti Republiku Hrvatsku o svojim namjerama uz obrazloženje (a) i

(b) imat će pravo, glede ovoga Programa, ali ne dovodeći u pitanje Odluku iz članka 11. i 12. Odjeljka A Dodatka:

(i) izvršiti financijske korekcije prema Republici Hrvatskoj,

(ii) prestati s transferom sredstava Republici Hrvatskoj,

(iii) suzdržat se od preuzimanja novih financijskih obveza od strane Zajednice, i

(iv) ako je to primjereno, okončati ovaj Sporazum s danom kad je nepoštivanje Sporazuma prvi put uočeno.

Članak 7.

Detaljniji uvjeti

Detaljniji uvjeti glede izvršenja ovoga Sporazuma definirani su u Dodatku kako slijedi:

Odjeljak A: Financijsko upravljanje,

Odjeljak B: Upravljanje, praćenje i evaluacija Programa,

Odjeljak C: Opće odredbe,

Odjeljak D: Kvartalne i godišnje izjave o troškovima,

Odjeljak E: Smjernice za Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije,

Odjeljak F: Daljnje odredbe na koje se poziva Odjeljak A i B ovoga Sporazuma,

Odjeljak G: Rješavanje sporova.

Dodatak ovom Sporazumu sastavni je dio Sporazuma.

Članak 8.

Kontakt

1. Dopisivanje vezano uz bilo koji predmet, osim informacija definiranih u Prilogu I uz Odjeljak F, koji potpada pod svrhu ovoga Višegodišnjeg sporazuma o financiranju i/ili pod svrhu Godišnjeg sporazuma o financiranju predviđenog člankom 2., dostavljat će se, ako je to primjereno, s navedenim brojem i nazivom Programa, na sljedeće adrese:

za Zajednicu:

Commission of the European Communities

Directorate General for Agriculture and Rural Development

SAPARD Unit

Rue de la Loi, 130

BE – 1049 Brussels

Telephone: 00 32 2 296 73 37

Fax: 00 32 2 295 17 46

E-mail: agri-sapard@cec.eu.int

za Republiku Hrvatsku:

Republika Hrvatska

Ministarstvo financija

Katančićeva 5

nacionalni dužnosnik za ovjeravanje

Martina Dalić

Telefon: +385 (0) 1 4591 479

+385 (0) 1 4591 093

Fax: +385 (0) 1 4591 248

+385 (0) 1 4591 322

E-mail: danijela.susak@mfin.hr

branka.kusic@mfin.hr

2. Dopisivanje vezano uz informacije definirane u Prilogu I uz Dodatak F, a koje potpadaju pod cilj ovoga Višegodišnjeg sporazuma o financiranju i/ili pod cilj Godišnjeg sporazuma o financiranju predviđenog člankom 2., kad je to primjereno i s navedenim brojem i nazivom Programa, dostavljat će se na sljedeće adrese:

za Zajednicu:

Commission of the European Communities

European Anti-Fraud Office (OLAF)

Directorate C

Rue Joseph II, 30

BE – 1049 Brussels

za Republiku Hrvatsku:

Republika Hrvatska

Ministarstvo financija

Katančićeva 5

nacionalni dužnosnik za ovjeravanje

Martina Dalić

Telefon: +385 (0) 14591479

Fax: +385 (0) 14591248

E-mail: martina.dalic@mfin.hr

Članak 9.

Stupanje na snagu

Ovaj Sporazum stupa na snagu datumom kada se obje ugovorne stranke međusobno izvijeste da su okončale sve potrebne formalnosti za njegovo stupanje na snagu.

Članak 10.

Potpisivanje

Ovaj Sporazum sastavljen je u dva primjerka, na engleskom i na hrvatskom jeziku, pri čemu su oba teksta vjerodostojna. U slučaju neslaganja verzija, mjerodavna je engleska verzija.

Sastavljeno u Bruxellesu i Zagrebu, dvadeset devetoga prosinca godine dvije tisuće i pete.

Za Komisiju Europskih zajednica:

………………………………...

Mariann FISCHER BOEL

Member of the Commission

Za Vladu Republike Hrvatske:

……………………………….

Petar ČOBANKOVIĆ,

ministar poljoprivrede, šumarstva i vodnoga gospodarstva

DODATAK

ODJELJAK A

FINANCIJSKO UPRAVLJANJE

Članak 1.

Opseg

U ovom se Odjeljku uređuju financijske odredbe za izvršenje Programa. Izvršenje Programa podliježe usvajanju Odluke Komisije o prenošenju ovlasti upravljanja pomoći na Agenciju i sadržaju te Odluke.

Članak 2.

Definicije

U svrhu ovoga Sporazuma primjenjuju se sljedeće definicije:

(a) »Nacionalni fond« podrazumijeva tijelo imenovano od strane Republike Hrvatske u skladu s člankom 2. Memoranduma o suglasnosti odgovorno Nacionalnom dužnosniku za ovjeravanje. Nacionalni fond također djeluje kao Nadležno tijelo,

(b) »Nadležno tijelo« podrazumijeva tijelo u Republici Hrvatskoj koje:

(i) izdaje, nadzire i povlači akreditaciju SAPARD agenciji, i

(ii) imenuje Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije,

(c) »Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje« znači državni dužnosnik naveden u članku 2. stavku 2. Memoranduma o suglasnosti koji upravlja Nacionalnim fondom i ima sveobuhvatnu odgovornost za financijsko upravljanje pretpristupnim fondovima EU i također je točka kontakta u prometu financijskih informacija između Komisije i Republike Hrvatske,

(d) »SAPARD agencija« znači tijelo uspostavljeno od strane Republike Hrvatske koje djeluje pod njenom nadležnošću i koje obavlja funkcije provođenja i plaćanja. Akreditaciju može dobiti samo jedna SAPARD agencija u Republici Hrvatskoj,

(e) »Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije« znači tijelo koje je u operativnom smislu neovisno SAPARD agenciji i koje ovjerava financijska izvješća, izvještaje o sustavu upravljanja i kontrole, te provjerava elemente sufinanciranja,

(f) »SAPARD-ov račun u eurima« znači račun kojega je otvorio Nacionalni fond u ime Republike Hrvatske pod njihovom odgovornošću u financijskoj instituciji ili riznici. Račun će ostvarivati kamate prema normalnim tržišnim uvjetima, a služit će primanju plaćanja prema članku 7. ovoga Odjeljka i bit će korišten isključivo za transakcije SAPARD-a, održavat će ga se u eurima i na njega se neće plaćati nikakvi porezi ili pristojbe,

(g) »Financijska godina« znači kalendarska godina od 1. siječnja do 31. prosinca,

(h) »Mjera« znači sredstvo za provedbu prioriteta, kojim se omogućava sufinanciranje projekata; mjerom se određuje doprinos Zajednice i Republike Hrvatske kao i skup specifičnih ciljeva,

(i) »Projekt« znači svaka aktivnost koju obavljaju konačni financijski korisnici unutar Programa,

(j) »Konačni korisnik« znači svaka organizacija ili javno ili privatno poduzeće odgovorno za obavljanje projekta,

(k) »Doprinos Zajednice« znači dio sufinanciran od strane Zajednice u odnosu na ukupne priznate javne rashode financirane Programom,

(l) »Javni rashodi« znači rashode Zajednice zajedno s drugim javnim rashodima svih javnih tijela u Republici Hrvatskoj.

Članak 3.

Prenošenje ovlasti upravljanja pomoći

1. Republika Hrvatska će dopustiti Komisiji da ispita jesu li ispunjeni uvjeti pod točkama 1. i 3. Odjeljka F, u daljnjem tekstu u ovom Odjeljku »uvjeti«, te članak 4., 5., 6. i 14. ovoga Odjeljka prije nego što donese Odluku o prenošenju ovlasti upravljanja pomoći na Agenciju.

Kako bi utvrdila jesu li u skladu s uvjetima i člancima navedenim u 1. podstavku Komisija će:

(a) ispitati postupke i ustrojstvo Nacionalnog fonda vezane uz provedbu Programa, te postupke i ustrojstvo SAPARD agencije i, ako je to primjereno, i postupke i ustrojstvo drugih tijela kojima su zadaci delegirani u skladu s člankom 4. stavkom 4., člankom 5. stavkom 3. i člankom 6. stavkom 5. ovoga Odjeljka,

(b) provoditi provjere na licu mjesta.

2. Republika Hrvatska će osigurati da Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje Republike Hrvatske u svakom trenutku snosi punu financijsku odgovornost i obvezu za sredstva proizašla iz doprinosa Zajednice. Dostavit će Komisiji uzorke potpisa svih osoba uključenih u slanje zahtjeva za isplatu upućenih Zajednici iz članka 9. ovoga Odjeljka. Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje je kontaktna osoba zadužena za slanje financijskih informacija između Komisije i Republike Hrvatske.

3. Odluka o prenošenju ovlasti upravljanja pomoći na Agenciju u Republici Hrvatskoj može biti donesena na privremenoj osnovi, pod uvjetom da je u skladu s uvjetima i člancima navedenim u 1. podstavku stavka 1.

Članak 4.

Nadležno tijelo

1. Republika Hrvatska osigurat će da prije nego što akreditira SAPARD agenciju, da se Nadležno tijelo uvjerilo da se organizacijom administrativnog i računovodstvenog poslovanja, te plaćanja i unutarnje kontrole u Agenciji jamči sljedeće:

(a) da su dopustivost potraživanja i njihova sukladnost s ovim Sporazumom provjereni prije autorizacije plaćanja,

(b) da su obveze i izvršena plaćanja ispravno i u potpunosti provedeni u poslovnim knjigama,

(c) da je potrebna dokumentacija poslana u traženom roku i obliku,

(d) da je prihvatljivost zahtjeva i njihova sukladnost s ovim Sporazumom provjerena prije sklapanja ugovora s korisnicima i evidentiranja obveza.

SAPARD agencija čuvat će dokumentaciju kojom se opravdavaju izvršena plaćanja i dokumentaciju o provođenju propisanih administrativnih i fizičkih kontrola. Ako relevantne dokumente drže tijela odgovorna za ovjeravanje troškova, ta tijela moraju dostaviti izvještaje SAPARD agenciji o broju provjera koje su obavljene, njihovom sadržaju i akcijama koje su poduzete s obzirom na rezultate.

2. Republika Hrvatska osigurat će da Nadležno tijelo odluku o akreditaciji SAPARD agencije donese na osnovi ispitivanja postupaka i ustrojstva za organizacije navedene u stavku 1. Ispitivanje treba uključivati posebice sporazume sklopljene kako bi se zaštitili interesi Zajednice, s obzirom na transakcije predviđene za financiranje unutar Programa, vodeći računa o članku 5. i 14. ovoga Odjeljka, naime o:

(a) izvršenju plaćanja,

(b) nadzoru riznice,

(c) sigurnosti računalnog sustava,

(d) vođenju računovodstvenih knjiga,

(e) razdvajanju ovlasti i odgovarajućoj unutarnjoj i vanjskoj kontroli,

(f) garancijama koje treba pribaviti,

(g) iznosima koje treba isplatiti,

(h) odabiru projekata, natječaja, ugovora i

(i) poštivanju pravila nabave.

3. Pregled naveden u stavku 2. će se provesti u pogledu SAPARD euro računa i vezanih procedura za Nacionalni fond.

4. Ispitivanje navedeno u stavku 2. vodit će se prema međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima.

Nadležno tijelo može delegirati provođenje ispitivanja drugima tijelima. Ipak Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje zadržava u svim slučajevima punu odgovornost u ime Republike Hrvatske.

5. Akreditacija se može dodijeliti privremeno za fiksno razdoblje s obzirom na ozbiljnost problema u provedbi, očekujući neophodne promjene administrativnih i računovodstvenih poslova. U slučaju da je predviđena takva privremena akreditacija, mora postojati zadovoljavajuća usklađenost s člankom 5. i 14. ovoga Odjeljka, posebice sa sljedećim kriterijima:

(i) pisana procedura,

(ii) razdvajanje ovlasti,

(iii) pretprojektno odobravanje i provjera prije plaćanja,

(iv) postupci plaćanja,

(v) računovodstveni postupci,

(vi) računalna sigurnost,

(vii) unutarnja revizija i, ako je to primjereno, odredbe o javnoj nabavi.

6. Nadležno tijelo treba osigurati da računovodstveni sustav SAPARD agencije ispunjava međunarodno prihvaćene računovodstvene standarde.

7. Ako se Nadležno tijelo uvjerilo da je ispitivanje SAPARD agencije pokazalo ispunjavanje svih relevantnih uvjeta, ono će nastaviti s dodjelom akreditacije. U suprotnom će SAPARD agenciji uputiti instrukcije vezane uz administrativne i računovodstvene poslove, i posebice bilo kakve uvjete koje Agencija mora ispuniti kako bi dobila akreditaciju.

8. Nadležno tijelo dostavit će Komisiji sljedeće podatke o SAPARD agenciji kojoj je dodijeljena akreditacija za obavljanje zadataka definiranih člankom 5.:

(a) ime i statut SAPARD agencije,

(b) uvjete administrativne, računovodstvene i interne kontrole kojoj podliježu sva plaćanja vezana uz provedbu Programa,

(c) akt o dodjeli akreditacije koji sadrži pisanu potvrdu da tijelo ispunjava kriterije za akreditaciju i, ako je to relevantno, instrukcije o potrebnim promjenama i rokovima,

(d) informacije o sljedećem:

(i) odgovornostima povjerenim SAPARD agenciji,

(ii) raspodjeli odgovornosti između njenih odjela,

(iii) odnos prema drugim tijelima, javnim ili privatnim, koja su također odgovorna za ispunjavanje mjera po kojim se terete rashodi unutar Programa,

(iv) postupke primanja, ispitivanja i vrednovanja zahtjeva od strane korisnika, te postupke za ovjeravanje, plaćanje i obračunavanje rashoda,

(v) odredbe o unutarnjoj reviziji.

Nadležno tijelo informirat će Komisiju unaprijed o svim predloženim izmjenama prije nego što se te izmjene provedu.

Nadležno tijelo će također priopćiti Komisiji rezultate obaju pregleda navedenih u stavku 2. i 3.

9. Republika Hrvatska će osigurati da Nadležno tijelo nadzire dodjelu akreditacija i njihovo hitno povlačenje u slučaju da SAPARD agencija ne ispunjava bilo koji od kriterija definiranih u stavku 5. točkama (i) – (vii). Nadležno tijelo o tome će neodložno obavijestiti Komisiju.

Članak 5.

Zadaci provedbe i plaćanja SAPARD agencije

1. Provedba zadataka SAPARD agencije uključuje:

(a) poziv na podnošenje prijava i objavljivanje odredbi i uvjeta koje oni moraju ispuniti,

(b) odabir projekata, uključujući i primjenu kriterija rangiranja u skladu s Programom.

Međutim,

i) ako za dotičnu mjeru u Programu postoji samo jedan odabran korisnik,

ii) ako je za mjeru ekološko-poljoprivredne prirode predviđene Programom zadatak odabira projekta povjeren odabranom tijelu ili tijelima, i

iii) za projekte koji uključuju infrastrukturu, ako je u Programu zadatak odabira projekta povjeren odabranom tijelu ili tijelima,

SAPARD agencija neće obaviti odabir projekta, ne dovodeći pri tom u pitanje svoju odgovornost u svim ostalim slučajevima, uključujući i procjenu prihvatljivosti,

(c) provjeravanje prijavljenih zahtjeva za odobrenjem projekata, sukladno odredbama i uvjetima prihvatljivosti i ovim Sporazumom, uključujući, ako je to primjereno, i odredbe o javnoj nabavi,

(d) pisano definiranje ugovornih obveza između Agencije i korisnika, uključujući informacije o mogućim sankcijama u slučaju neispunjavanja tih obveza i ako je to nužno, izdavanje odobrenja o početku rada,

(e) provođenje provjere na licu mjesta kako bi se dokazala prihvatljivost projekta, prije odobrenja i nakon davanja istog,

(f) daljnje akcije kojima se osigurava napredak projekta koji se provodi,

(g) izvješćivanje o napretku u provedbi mjera prema pokazateljima,

(h) osiguravanje da je korisnik upoznat s doprinosom Zajednice projektu.

2. Zadaci SAPARD agencije vezani uz plaćanje uključuju:

(a) provjeru zahtjeva za plaćanje,

(b) izvršenje provjere na licu mjesta kako bi se ustvrdila jesu li ispunjeni uvjeti za plaćanje,

(c) autorizaciju plaćanja,

(d) izvršenje plaćanja,

(e) vođenje računovodstva obveza i plaćanja,

(f) kontrola korisnika nakon plaćanja pomoći kako bi se utvrdilo poštuju li se i dalje uvjeti i je li projekt i dalje prihvatljiv za dodjelu pomoći.

3. Ukoliko se funkcija provedbe i plaćanja ne izvršavaju unutar jedinstvene administrativne strukture, SAPARD agencija može ih delegirati drugim strankama, ako su ispunjeni uvjeti predviđeni stavkom 2.3.1. – 2.3.8. članka 14. ovoga Odjeljka. Ipak, ni u kojem slučaju nije dopušteno delegiranje funkcija izvršenja plaćanja i računovodstvenog vođenja obveza i plaćanja definiranih u članku 14.1.2. i 14.1.3. ovoga Odjeljka. Odobrenje projekta, kontrola na licu mjesta i proces plaćanja moraju biti zasnovani na primjerenom razdvajanju ovlasti.

4. Republika Hrvatska će osigurati da Nadležno tijelo dostavi Komisiji sve prijedloge izmjena u organizaciji provedbe ili plaćanja SAPARD agencije nakon što je dobila akreditaciju, kako bi ih Komisija ispitala prije njihove primjene.

5. Republika Hrvatska će osigurati da će SAPARD agencija Upravnoj direkciji, u slučaju da ona ne obavlja funkciju tog tijela predviđenog člankom 2. točkom (c) Odjeljka B, dostaviti informacije potrebne za obavljanje njegovih funkcija.

6. S obzirom na to da ulaganja u infrastrukturne projekte od kojih se obično očekuje da generiraju znatnu neto dobit, SAPARD agencija ocijenit će, prije ulaska u ugovorne odnose s potencijalnim korisnicima, je li dotični projekt takvog tipa.

7. U slučaju investiranja u projekte, osim onih u infrastrukturu koji ne generiraju značajnu neto dobit, SAPARD agencija će osigurati da za svaki projekt pod Programom kumulativni udio javne pomoći iz svih izvora ne prijeđe 50% ukupno opravdanih troškova. Mjere za trening smatraju se ljudskim kapitalom, a ne investicijom u smislu ovoga stavka.

U određivanju stope javne pomoći u svrhu ovoga stavka, neće se uzeti u obzir nacionalna pomoć koja po prirodi olakšava pristup kreditima odobrenim bez koristi bilo kojeg doprinosa Zajednice koji spada pod ovaj Sporazum. Republika Hrvatska će priopćiti Komisiji detalje takvih nacionalnih shema prije njihove implementacije unutar okvira ovoga Sporazuma.

Članak 6.

Zadaci Tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije

1. Republika Hrvatska će osigurati da se zadaci Tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije sastoje od:

(a) izrade potvrde o godišnjem završnom računu SAPARD agencije kao i o SAPARD – ovom računu u eurima kojim se potvrđuje potpunost, točnost i istinitost tih računa,

(b) izvješćivanja na godišnjoj osnovi o adekvatnosti sustava upravljanja i kontrole SAPARD agencije što se tiče njene sposobnosti da osigura da su rashodi u skladu s odredbama članka 7. stavka 1. ovoga Odjeljka,

(c) ispitivanja postoje li i jesu li korektni nacionalni elementi sufinanciranja kako je navedeno u članku 8. stavku 2. ovoga Odjeljka.

2. Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije treba biti odjel ili tijelo u operativnom smislu neovisno o SAPARD agenciji i primjereno tehnički opremljeno.

3. Potvrda prema stavku 1. treba se zasnivati na ispitivanju postupaka i uzoraka transakcija. Ona bi trebala pokrivati jesu li plaćanja u skladu s ovim Sporazumom s obzirom na sposobnost administrativnih struktura SAPARD agencije i Nacionalnog fonda da osiguraju da je provjera te usklađenosti obavljena prije plaćanja.

4. Izvješće iz stavka 1.b sadržat će:

(a) jesu li postupci SAPARD agencije, s posebnim osvrtom na kriterije i funkcije prema članku 4., 5. i 14. ovoga Odjeljka, takvi da se njima stječe razumna sigurnost da su operacije kojima se tereti Program u skladu s ovim Sporazumom i što se može preporučiti kako bi se sustav poboljšao,

(b) jesu li godišnja financijska izvješća iz članka 11. ovoga Odjeljka u skladu s knjigama i evidencijama SAPARD agencije,

(c) jesu li izjave o troškovima, kako je predviđeno člankom 9. ovoga Odjeljka i Odjeljka D, materijalno istinite, potpune i točne evidencije operacija kojima se tereti Program,

(d) podatke jesu li financijski interesi Zajednice odgovarajuće zaštićeni što se tiče iznosa koje treba isplatiti i, kada je to primjereno, jamstava koje treba pribaviti,

(e) jesu li preporuke za poboljšanje sustava upućene SAPARD agenciji prihvaćene,

(f) sve iznimne transakcije ili tehničke poteškoće na koje se naišlo u financijskoj godini u pitanju,

(g) sve značajne izmjene napravljene u odnosu na prethodno izvješće o informacijama.

Izvješće treba biti popraćeno informacijom o broju i kvalifikacijama osoblja koje se bavi revizijom, napravljenom poslu, broju ispitanih transakcija, razini postignute materijalnosti i povjerenja, svim uočenim slabostima i preporukama za poboljšanja, i svim aktivnostima kako Tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije, tako i drugih revizorskih tijela, unutarnjih u SAPARD agenciji kao i vanjskih, od kojih su sva ili dio jamstava Tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije o stvarima koje su bile predmetom izvješća pribavljena.

5. Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije provodit će ispitivanje prema međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima i smjernicama definiranim u Odjeljku E. Ako je imenovano tijelo Državni ured za reviziju ili neko slično, ono može delegirati dio ili cijeli postupak ispitivanja kako je navedeno u stavku 3. pod uvjetom da su zadaci učinkovito raspodijeljeni. Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije zadržava u svim slučajevima opću odgovornost za zadatke.

6. Provjere se moraju provoditi tijekom svake financijske godine i nakon nje.

7. Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje osigurat će da se u potvrdi o godišnjem završnom računu i revizorskom izvješću o nalazima izdanim od strane Tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije, kako je navedeno u stavku 1., nalazi informacija jesu li dobili razumnu potvrdu da su financijska izvješća dostavljena Komisiji istinita, potpuna i točna, i jesu li interni kontrolni postupci izvedeni na zadovoljavajući način. Potvrda i izvještaj bit će sastavljeni najkasnije do 15. travnja za prethodnu financijsku godinu i Nadležno tijelo dostavit će ih Komisiji najkasnije do 30. travnja. Odbor za praćenje, naveden u članku 7. Odjeljka B, dobit će kopiju izvještaja.

Članak 7.

Obveze i plaćanja Komisije

1. Predmet sufinanciranja od strane Zajednice bit će samo pomoć SAPARD-a koja je dodijeljena u skladu s ovim Sporazumom.

2. Komisija će isplatiti doprinos Zajednice u skladu s Godišnjim sporazumom (sporazumima) o financiranju, kako je navedeno u članku 2.#clanak2 ovoga Sporazuma, na SAPARD-ov račun u eurima i pod uvjetom da ispitivanja navedena u članku 9. ovoga Odjeljka nisu ukazala ni na kakve probleme.

3. Plaćanja će se vršiti za obveze koje su najranije nastale.

Proračunske obveze Zajednice prema Republici Hrvatskoj vodit će se na računima Komisije na osnovi odluke Komisije kojom se ovlašćuje potpisivanje svakog Godišnjeg sporazuma o financiranju.

Obveze će se u pravilu ispunjavati godišnje. Prva obveza u računima Komisije za Republiku Hrvatsku bit će preuzeta nakon što Komisija donese odluku kojom se ovlašćuje potpisivanje Godišnjeg sporazuma o financiranju sljedeće obveze izvršavat će se svake godine po donošenju odluke od strane Komisije kojom se ovlašćuje potpisivanje svakog Godišnjeg sporazuma o financiranju. Svaka godišnja obveza definirat će se u Godišnjem sporazumu o financiranju.

4. Ako drugačije nije predviđeno u Godišnjem sporazumu o financiranju, Komisija će automatski biti oslobođena:

(a) ukupnih obveza za neku godinu ako Godišnji sporazum o financiranju nije potpisan do kraja sljedeće godine,

(b) bilo kojeg dijela obveza koje nisu pokrivene plaćanjem na račun za koje nije zaprimljen zahtjev za plaćanjem koji sadrži sve elemente potrebne kako bi se izvršilo plaćanje od strane Komisije prema stavku 6. do kraja druge godine nakon što je nastupila obveza.

5. Na osnovi raspoloživih alociranih sredstava Komisija će na SAPARD račun u eurima izvršiti inicijalnu isplatu. Ta isplata, koja može biti u više obroka, neće premašiti 49% godišnjih obveza prema Republici Hrvatskoj definiranih u prvom Godišnjem sporazumu o financiranju. Ta će isplata biti izvršena nakon usvajanja Programa pod uvjetom da je SAPARD agencija dobila akreditaciju prema Odluci kako je navedeno u članku 3. stavku 1. ovoga Odjeljka i nakon što su sklopljeni ovaj Sporazum i prvi Godišnji sporazum o financiranju. U slučaju da Komisija nije zaprimila odgovarajući zahtjev za plaćanjem u skladu s člankom 9. ovoga Odjeljka u roku od 18 mjeseci od dana kada je inicijalni obrok isplaćen, vraćanje isplaćenog iznosa će uslijediti u eurima sa svim obračunatim kamatama.

Ako je inicijalna isplata iznosila manje od 49% može se podnijeti zahtjev Komisiji za dodatne isplate unutar općeg limita koji se temelji na zbroju izjava o troškovima, kako je navedeno u članku 8. stavku 1 točki (b) ovoga Odjeljka, a koje još nisu pokrivene. Sukladno raspoloživim sredstvima Komisija će izvršiti daljnje isplate uvažavajući ovu anticipiranu potrebu.

Za vrijeme trajanja Programa Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje koristit će isplate samo za plaćanje doprinosa Zajednice na osnovi troškova koji su u skladu s ovim Sporazumom. Sve kamate zarađene na osnovi isplata koristit će se isključivo za Program.

6. Međuplaćanja, za razliku od inicijalnog plaćanja, Komisija će izvršiti samo za pokriće stvarno plaćenih izdataka u sklopu Programa, sukladno ovjeri od strane Nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje u skladu sa člankom 9. ovoga Odjeljka. Takve isplate obračunavat će se i izvršavati u okviru mjera sadržanih u financijskom planu Programa.

One će podlijegati sljedećim uvjetima:

(a) Komisiji se mora dostaviti zadnji dospjeli godišnji izvještaj o provedbi s informacijama, kako je specificirano u članku 8. stavku 5. Odjeljka B,

(b) rashodi po pojedinim mjerama moraju biti konzistentni s Programom uključujući, ako je to primjereno, fleksibilnost među mjerama i unutar limita za doprinos Zajednice, kako je definirano Godišnjim sporazumom o financiranju,

(c) sve preporuke, kako je navedeno u članku 8. stavku 3. Odjeljka B, moraju biti prihvaćene nakon određenog razdoblja, ili u slučaju da se te preporuke odnose na uklanjanje ozbiljnih nedostataka u sustavu praćenja ili upravljanja kojim se potkopava pravilno upravljanje financijama Programa, Republika Hrvatska mora izvijestiti o razlozima zašto nisu poduzete takve akcije. Svaki zahtjev za korektivnom akcijom od strane Komisije mora se usvojiti,

(d) mora se voditi računa o financijskim posljedicama bilo kakve odluke donesene u skladu s člankom 11. i 12. ovoga Odjeljka,

(e) da su dostavljene informacije tražene od strane Komisije kojima se razjašnjavaju svi elementi relevantni za zahtjev za plaćanjem.

Republika Hrvatska i Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje bit će neodložno obaviješteni od strane Komisije u slučaju da bilo koji od ovih uvjeta nije ispunjen. Oni će poduzeti sve potrebne korake kako bi uklonili problem prije nego što se prihvati zahtjev za isplatom.

7. Kombinacija svih isplata, prema stavku 5. i 6., koja se odnosi na Program, prije isplate izvršene u skladu sa stavkom 8., ne smije premašiti 95% obveza Zajednice za Program.

8. Konačni saldo iz Programa isplatit će se:

(a) ako je Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje podnio Komisiji ovjerenu izjavu o rashodima stvarno plaćenim prema članku 9. ovoga Odjeljka u krajnjem roku za plaćanje definiranom u konačnom Godišnjem sporazumu o financiranju,

(b) ako je završni izvještaj o provedbi dostavljen Komisiji i odobren od strane Komisije,

(c) ako su usvojene Odluke kako je navedeno u članku 11. ovoga Odjeljka. Plaćanja neće dovesti u pitanje prihvaćanje naknadne Odluke u skladu s člankom 12. ovoga Odjeljka.

Članak 8.

Plaćanja od strane SAPARD agencije

1. Republika Hrvatska osigurat će da su plaćanja od strane SAPARD agencije korisnicima:

(a) izvršena u nacionalnoj valuti i da se njima na primjeren način tereti SAPARD-ov račun u eurima. Nalog (nalozi) za plaćanje korisniku ili njegovom opunomoćeniku treba u pravilu izdati unutar 3 radna dana od dana terećenja SAPARD računa,

(b) na temelju izjave o izdacima nastalim kod korisnika, evidentiranim u zaprimljenim originalima računa ili u drugim relevantnim dokumentima u slučaju kad pomoć, prema Programu, nije funkcija izdatka. Takve izjave uključivat će samo izdatke, ili u slučaju da pomoć nije funkcija izdataka, događaje koji su nastupili od dana kad je sklopljen ugovor po kojem je potražitelj postao korisnik Programa za dotični projekt, osim ako se to odnosi na studiju izvedivosti i uz nju vezane studije, te za mjere tehničke pomoći. Osim za aktivnosti na osnovi tehničke pomoći, rashodi se ni u kom slučaju ne smiju odnositi na odabrane projekte, ugovore koje je sklopila SAPARD agencija ili netko drugi u njeno ime s korisnicima, i izdatke plaćene prije datuma specificiranog (specificiranih) u Odluci Komisije navedenoj u članku 3. stavku 1. ovoga Odjeljka. Ako SAPARD agencija nije nakon primitka zadržala originalne račune ili druge relevantne dokumente kako je navedeno u ovom podstavku, SAPARD agencija osigurat ce da se pribave kopije istih i omogućiti da originalni računi budu dostupni u svrhu obavljanja revizije i inspekcije.

2. SAPARD agencija osigurat će da se doprinos Zajednice plaća istovremeno s izdacima bilo kojih drugih državnih tijela. Ipak, u slučaju korisnika iz javnog sektora doprinos Zajednice može uslijediti tek nakon doprinosa drugih državnih tijela. Ni u kom slučaju neće plaćanje doprinosa Zajednice uslijediti prije doprinosa drugih državnih tijela u Republici Hrvatskoj.

3. SAPARD agencija osigurat će da se mogu identificirati ukupna javna potrošnja svih državnih tijela u Republici Hrvatskoj za svaku pojedinu mjeru i projekt.

4. SAPARD agencija vodit će evidencije o svakom plaćanju, a te će evidencije najmanje sadržavati sljedeće:

(a) iznos u nacionalnoj valuti,

(b) odgovarajući iznos u eurima.

Udio doprinosa Zajednice i nacionalnog doprinosa u javnim rashodima i ukupnih javnih rashoda u ukupno priznatim troškovima određivat će se u nacionalnoj valuti.

5. SAPARD agencija osigurat će da se svaki iznos za koji se ustanovi da je njime nehotice preplaćen dospio iznos, koji je ona kao takvog zabilježila i koji nalazi u izjavi o izdacima kojima se tereti SAPARD-ov račun u eurima, evidentira u roku od 3 radna dana na SAPARD-ovom računu u eurima i da je odbijen od sljedećeg zahtjeva za isplatu upućenog Komisiji sukladno odredbama iz članka 9. ovoga Odjeljka.

6. SAPARD agencija osigurat će pravovremeni tretman zahtjeva za plaćanjem od strane korisnika. U slučaju da je interval između zaprimanja popratnih dokumenata potrebnih za izvršenje plaćanja i izdavanja naloga za plaćanje veći od tri mjeseca, moguće je umanjenje sufinanciranja od strane Zajednice u skladu sa sljedećim pravilima:

(a) kada je udio rashoda plaćenih nakon navedenog roka manji ili jednak 4% rashoda nastalih prije zadnjeg roka, neće biti smanjivanja, bez obzira na broj mjeseci zakašnjenja,

(b) kada je udio rashoda plaćenih nakon roka veći od 4%, svi budući rashodi će biti predmetom sljedećih utjecaja:

– jedan mjesec smanjit će se za 10%,

– dva mjeseca smanjit će se za 25%,

– tri mjeseca smanjit će se za 45%,

– četiri mjeseca smanjit će se za 70%,

– pet mjeseci ili više smanjit će se za 100%.

Komisija može primijeniti drugačiju mjeru i manje ili nikakve restrikcije ako se dogode izvanredni upravljački uvjeti za neke mjere ili ako Republika Hrvatska ima osnovano objašnjenje.

Prije donošenja odluke Komisija će informirati Republiku Hrvatsku kako bi Republika Hrvatska mogla izložiti svoj stav unutar roka od 10 radnih dana. Komisija će informirati Republiku Hrvatsku o svojoj konačnoj odluci, iznoseći razloge na kojima se odluka temelji.

Članak 9.

Zahtjev za isplatu upućen Zajednici

1. SAPARD agencija će na kvartalnoj osnovi dostavljati Komisiji zahtjeve za isplatu, u skladu s obrascem D-1 utvrđenim u Odjeljku D, potpisane, ovjerene i proslijeđene od strane Nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje, u ime Republike Hrvatske, u roku od jednog mjeseca nakon kraja svakog kvartala. Naknadni zahtjevi mogu, ipak, biti dostavljeni samo ako postoji opravdani rizik da će se neto saldo na SAPARD-ovom računu u eurima iscrpiti prije nego što se obradi sljedeći kvartalni zahtjev ili ako postoji rizik oslobođenja od obveze sukladno odredbama relevantnoga Godišnjeg sporazuma o financiranju.

2. Komisija će provjeravati zahtjeve za isplatu uzimajući u obzir članak 7. ovoga Odjeljka.

3. Rashodi navedeni u zahtjevu za isplatu bit će nadoknađeni od strane Komisije u roku od dva mjeseca od primitka prihvatljivog zahtjeva za isplatu u slučaju da:

(a) provjere sukladno odredbama članka 7. stavka 6. i, ako je to primjereno, članka 7. stavka 8. ovoga Odjeljka nisu ukazale ni na kakve probleme,

(b) nije donesena nikakva odluka o suspenziji plaćanja s obzirom na mjeru(e) koje su predmet dotičnog zahtjeva,

(c) su raspoloživa odvojena sredstva za plaćanje.

Članak 10.

Tečaj i kamate

1. Republika Hrvatska osigurat će da tečaj koji se koristi za konverziju eura i domaće valute bude tečaj koji za Republiku Hrvatsku objavljuje Europska središnja banka na internetu u 14.15 po srednjoeuropskom vremenu (C.E.T.):

(a) za plaćanja od strane SAPARD agencije tečaj na predzadnji radni dan Komisije u mjesecu koji prethodi mjesecu u kojem je izdatak evidentiran na računima SAPARD agencije. Datum izdavanja platnog naloga korisniku ili njegovom opunomoćeniku mora biti datum koji se vidi na računu,

(b) za preplaćene iznose od strane SAPARD agencije i za dugove koje SAPARD agencija nije nadoknadila, kao i za dugove koji nisu naplaćeni unutar 2 godine od njihovog evidentiranja u glavnoj knjizi dužnika, koristit će se tečaj na predzadnji radni dan Komisije u mjesecu koji prethodi mjesecu u kojem je preplaćeni iznos ili dug prvi put evidentiran,

(c) za iznose definirane odlukama o obračunu računa i o suglasnosti za izdatke, tečaj na predzadnji radni dan Komisije u mjesecu koji prethodi mjesecu u kojem je donesena Odluka,

(d) za dugove nadoknađene u skladu sa člankom 14. točkom 2.8. ovoga Odjeljka, prema tečaju na predzadnji radni dan Komisije u mjesecu koji prethodi mjesecu u kojem je dug nadoknađen,

(e) za nepravilnosti nadoknađene u skladu sa člankom 13. ovoga Odjeljka, prema tečaju na predzadnji radni dan Komisije u mjesecu koji prethodi mjesecu u kojem je iznos bio nadoknađen,

(f) za kamate nastale na računu SAPARD agencije, prema tečaju na dan na koji je kamata uknjižena na račun koji mora biti barem na mjesečnoj osnovi.

U slučaju da nije objavljen tečaj za taj dan, koristit će se tečaj objavljen za najbliži prethodni radni dan.

2. Ako je prekršen rok određen u odlukama donesenim sukladno odredbama članka 11. i 12. ovoga Odjeljka, preostali iznos generirat će kamate po stopi jednakoj stopi Euribor-a na depozite od tri mjeseca koju je objavila Europska središnja banka plus 1,5% poena. Ta stopa bit će mjesečni prosjek mjeseca u kojem su donesene Odluke.

3. Republika Hrvatska osigurat će da se kamate zarađene na SAPARD-ovom računu u eurima koriste isključivo za Program. Računi vezani uz sredstva SAPARD-a koje drži SAPARD agencija nosit će kamate prema redovnim tržišnim uvjetima. Kamate zarađene na tim računima na osnovi doprinosa Zajednice koristit će se isključivo za Program i neće biti predmetom nikakvih pristojbi ili poreza. Sve kamate zarađene na osnovi doprinosa Zajednice dodavat će se iznosima uključenim u Godišnji sporazum o financiranju i računat će se kao daljnji doprinos Zajednice. Tomu primjerene izmjene Programa bit će napravljene prema članku 7. Odjeljka B.

Ipak, iznos kamata koji je obračunat nevezano uz projekte financirane unutar Programa Komisiji će priopćiti unutar tri mjeseca od dana kada je taj iznos poznat i platiti će se Komisiji u eurima.

Članak 11.

Odluka o obračunu računa

1. Republika Hrvatska osigurat će da Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje Komisiji dostavi najkasnije do 30. travnja u godini nakon financijske godine u pitanju godišnje financijsko izvješće SAPARD agencije zajedno s informacijama navedenim u članku 6. stavku 1. ovoga Odjeljka, koje se odnose na SAPARD agenciju i Nacionalni fond, a vezano je za transakcije financirane iz Programa.

2. Financijsko izvješće, kako je navedeno u stavku 1., dostavljat će se na obrascu D2 utvrđenom u Odjeljku D.

3. Izdaci navedeni za dani mjesec moraju se odnositi na učinjena plaćanja umanjenja za primitke.

Relevantan dan za plaćanje bit će dan kad je SAPARD agencija poslala nalog za plaćanje financijskoj instituciji ili korisniku ili njegovom opunomoćeniku. Relevantan dan za primitak bit će datum kad je iznos evidentiran na računu.

Prijavljeni izdaci mogu uključivati ispravke u odnosu na podatke za prethodni mjesec iste financijske godine.

Za danu financijsku godinu uzet će se u obzir sve transakcije evidentirane na računima SAPARD agencije u toj godini.

4. Ako su dospjela plaćanja iz Programa opterećena potraživanjima, smatrat će ih se da su napravljena u cjelini u smislu prvog podstavka stavka 3.:

– ako je na dan plaćanja iznosa kojeg se duguje korisniku potraživanje manje od izmirenog izdatka,

– ako su na dan namirenja izdatka oni manji ili jednaki potraživanju.

5. Neizvršeni nalozi za plaćanje i plaćanja kojima se račun teretio i onda ponovno odobrio trebaju biti iskazana na obrascu D 2 kao odbici od izdataka s obzirom na mjesec u kojem je neplaćanje ili otkazivanje prijavljeno SAPARD agenciji.

6. Komisija će najkasnije 30. rujna godine nakon financijske godine u pitanju, na osnovu informacija kako je navedeno u stavku 1. donijet Odluku o obračunu računa SAPARD agencije (u daljnjem tekstu »Odluka o obračunu računa«).

Odlukom o obračunu računa pokrivat će se potpunost, točnost i istinitost dostavljenih financijskih izvješća i neće dovoditi u pitanje donošenje daljnjih Odluka o obračunu računa prema članku 12. ovog Odjeljka.

Odlukom o obračunu računa pokrivat će se zaključenje SAPARD-ovog računa u eurima i iznosa koje treba odobriti u korist tog računa u skladu s člankom 13. stavkom 2. i člankom 14. stavkom 2.8. ovog Odjeljka.

7. Komisija će obavijestiti Republiku Hrvatsku o rezultatima njenog ispitivanja dostavljenih informacija, zajedno s predloženim izmjenama, najkasnije do 15. srpnja u godini nakon financijske godine u pitanju. Ako zbog razloga koji se mogu pripisati Republici Hrvatskoj, Komisija nije u mogućnosti zaključiti račune Republike Hrvatske najkasnije do 30. rujna, Komisija će obavijestiti Republiku Hrvatsku o daljnjim istragama koje predlaže poduzeti.

8. Iznos definiran Odlukom o obračunu računa bit će normalno dodan ili oduzet od sljedećih plaćanja Komisije Republici Hrvatskoj. Međutim, ako prema Odluci o obračunu računa definirani iznos koji treba odbiti premašuje visinu kasnijih potencijalnih isplata, Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje će u ime Republike Hrvatske osigurati da se iznos nepokriven saldom odobri u korist Komisije u eurima u roku od dva mjeseca od obavijesti. Međutim, Komisija može, od slučaja do slučaja, odlučiti da se svaki iznos koji treba biti odobren u korist njenog računa poravna s isplatama koje ona mora izvršiti u korist Republike Hrvatske unutar bilo kojeg instrumenta Zajednice.

Članak 12.

Odluka o suglasnosti obračuna

1. Komisija će donijeti Odluku o rashodima koje treba isključiti iz Zajedničinog sufinanciranja, a za koje je utvrđeno da nisu izvršeni u skladu s ovim Sporazumom (u daljnjem tekstu: »Odluka o suglasnosti obračuna«).

2. Ako kao rezultat bilo koje od istraga Komisija zaključi da rashodi nisu izvršeni u skladu s ovim Sporazumom, ona će prije donošenja Odluke o suglasnosti obračuna pisano obavijestiti Nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje o rezultatima njenih provjera, korektivnim akcijama koje treba poduzeti kako bi se osigurala daljnja usklađenost. U obavijesti će se, kad je to primjereno, pozvati na relevantne članke Višegodišnjeg sporazuma o financiranju, Programa, Odluke navedene u članku 3. stavku 1. ovoga Odjeljka i na Godišnji sporazum(e) o financiranju.

3. Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje odgovorit će pisano u roku od dva mjeseca i Komisija će prema tome izmijeniti svoju poziciju. U opravdanim slučajevima Komisija može odlučiti da produži rok za odgovor.

Nakon isteka roka za odgovor, Komisija će pozvati Republiku Hrvatsku na bilateralne razgovore i obje će strane poduzeti sve kako bi postigle dogovor o akcijama koje treba poduzeti, te o tome koja je težina počinjenog prekršaja i koliki su financijski gubici Zajednice. Nakon tih razgovora i bilo kojeg roka dogovorenog na razgovoru, koji je Komisija odredila za dostavu daljnjih informacija, ili ako Republika Hrvatska ne prihvaća poziv na sastanak u roku koji je Komisija odredila, nakon što je taj rok prošao, Komisija će o svojim zaključcima formalno obavijestiti Republiku Hrvatsku.

Ako nije postignut sporazum, Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje može u ime Republike Hrvatske u roku od četiri mjeseca zatražiti pokretanje postupka predviđenog točkom 9. Odjeljka F, s ciljem mirenja. O rezultatima postupka izvijestit će Odbor za mirenje u svom izvještaju vodeći računa o odredbama definiranim u točki 9. ovoga Odjeljka. Taj će izvještaj biti poslan Komisiji i analiziran od strane nje prije donošenja Odluka u suglasnosti obračuna.

4. Komisija će procijeniti iznose koje treba isključiti, posebice uzimajući u obzir koliko je velika pronađena neusklađenost. Komisija će voditi računa o prirodi i težini počinjenog prekršaja, te o tome koliki je rizik od financijskog gubitka za Zajednicu.

5. Odbijanje financiranja ne smije uključivati rashode za mjere kod kojih je zadnje plaćanje izvršeno 24 mjeseca prije pisanog priopćenja Komisije o rezultatima provjera poslanog Nacionalnom dužnosniku za ovjeravanje, kako je navedeno u stavku 2. To se neće primjenjivati na financijske posljedice nepravilnosti, kako je navedeno u članku 13. ovoga Odjeljka. U slučaju da tekstovi potrebni za provođenje tih provjera nisu dostupni na engleskom, taj će se rok produžiti za vrijeme proteklo između Komisijinog traženja dokumenata i njihovog primitka.

6. U slučaju da SAPARD agencija nije dobro uspostavila ili obavila kontrolu, mogu se primijeniti financijske korekcije koje uključuju primjenu paušalne stope korekcija proporcionalno rizicima od financijskih gubitaka za Zajednicu.

7. Iznos koji će se isplatiti u skladu s Odlukom o suglasnosti obračuna priopćit će se Nacionalnom dužnosniku za ovjeravanje koji će u ime Republike Hrvatske osigurati da se taj iznos odobri u korist SAPARD-ovog računa u eurima u roku od dva mjeseca nakon što je donesena Odluka o sukladnosti obračuna i da se odbije od sljedećeg zahtjeva za isplatu upućenog Komisiji. Komisija može, ipak, od slučaja do slučaja odlučiti da svaki iznos, koji treba biti odobren u njenu korist, bude poravnan s plaćanjima koje ona mora učiniti u korist Republike Hrvatske unutar bilo kojeg instrumenta Zajednice.

8. Iznos koji treba isplatiti u skladu s Odlukom o sukladnosti obračuna neće se preusmjeriti za Program.

Članak 13.

Odredbe o nepravilnostima i kontroli

1. Republika Hrvatska će, ne dovodeći u pitanje odredbe ovoga Sporazuma, u skladu s nacionalnim pravilima definiranim zakonima, propisima ili administrativnim postupcima, poduzeti akcije potrebne kako bi:

(a) se uvjerila da su se transakcije financirane unutar Programa stvarno provele i da su pravilno obavljene,

(b) spriječila i bavila se sumnjivim i stvarnim slučajevima prijevare i nepravilnosti,

(c) nadoknadila gubitke nastale kao rezultat nepravilnosti ili propusta.

Republika Hrvatska obavijestit će Komisiju o akcijama koje je poduzela u tu svrhu i posebice o napretku upravnog i sudskog postupka.

2. Nadoknađeni iznos, kako je navedeno u stavku 1. točki c. koji se odnosi na doprinos Zajednice bit će plaćen akreditiranoj SAPARD agenciji i ona će ih odbiti od izdataka financiranih iz Programa.

3. Republika Hrvatska stavit će Komisiji na raspolaganje sve informacije potrebne za ispravan rad Programa i poduzet će primjerene akcije kako bi Komisiji olakšala neophodan nadzor nad upravljanjem sredstvima Zajednice, uključujući provjere na licu mjesta.

4. Ovlašteni predstavnici koje je Komisija imenovala da provode inspekcije na licu mjesta imat će pristup svim knjigama i svim drugim dokumentima, uključujući i informacijama kreiranim ili pohranjenim u elektroničkom obliku, a koje se odnose na izdatke financirane iz Programa.

Oni mogu posebice provjeriti:

(a) je li administrativno postupanje u skladu s ovim Sporazumom,

(b) postoje li potrebni popratni dokumenti i slažu li se s transakcijama financiranim iz Programa,

(c) jesu li ispunjeni i provjereni uvjeti pod kojim se financiraju transakcije iz Programa.

Komisija će pravodobno obavijestiti Republiku Hrvatsku o provođenju inspekcije. Službenici Republike Hrvatske mogu sudjelovati u inspekciji.

5. Na zahtjev Komisije i u skladu sa Sporazumom s Republikom Hrvatskom tijela Republike Hrvatske mogu provoditi inspekcije ili istrage koje se odnose na transakcije kako je navedeno ovim Sporazumom.

Službenici Komisije mogu također sudjelovati u tim inspekcijama ili istragama.

6. Ne dovodeći u pitanje stavke 1. – 5., Republika Hrvatska primjenjivat će odredbe točke 4., 5., 6. i 7. Odjeljka F koje se odnose na nepravilnosti i organizaciju informacijskog sustava u tom području.

Članak 14.

Funkcija i kriteriji za akreditaciju SAPARD agencije

Republika Hrvatska osigurat će da SAPARD agencija izvršava sljedeće:

1. FUNKCIJE

1.1. Autorizacija obveza i plaćanja: cilj ove funkcije je ustanovljavanje iznosa koji trebaju biti plaćeni potražitelju ili njegovom opunomoćeniku (opunomoćenicima) u skladu s ovim Sporazumom, posebice s obzirom na to jesu li zahtjevi za odobrenjem i potraživanja plaćanja prihvatljivi, jesu li usklađeni s obvezama koje su prihvaćene odobravanjem projekta, nadalje s obzirom na postupke javnog natječaja i sklapanja ugovora, te verifikaciju učinjenog posla ili izvršenih usluga.

1.2. Izvršenje plaćanja: cilj ove funkcije je izdavanje instrukcija bankarima Agencije ili, kad je to primjereno, vladinom uredu za plaćanje da isplati odobreni iznos potražitelju (ili njegovom opunomoćeniku/opunomoćenicima).

1.3. Vođenje računovodstva za obveze i plaćanja: cilj ove funkcije je evidentiranje obveza i plaćanja u zasebnim knjigama SAPARD agencije za vođenje poslovnih transakcija SAPARD izdataka, koje će se obično voditi u vidu elektroničkog sustava obrade podataka, te priprema periodičkih pregleda rashoda, uključujući periodične i godišnje izjave Komisiji.

U knjigama za vođenje poslovnih transakcija vodit će se također evidencija o dugovima koji trebaju biti nadoknađeni.

1.4. Kontrola: cilj ove funkcije je provjeravanje činjenica na kojima su zasnovani zahtjevi i potraživanja s ciljem kako bi se ispitali jesu li u skladu s ovim Sporazumom, te uvjeta obveza između SAPARD agencije i korisnika. Kontrola će, kad je to primjereno, uključivati provjeru pretprojektne selekcije, analizu mjera, provjeru kvantitete i kvalitete isporučenih dobara i usluga, analizu ili kontrolu uzorka, provjere prije plaćanja, i sve posebne odredbe za provođenje ovoga Sporazuma koje se odnose na prihvatljivost izdataka.

Kako bi se ustanovila prihvatljivost, kontrola će uključivati, kad je to primjereno, ispitivanja tehničke prirode koja mogu sadržati ekonomske, financijske procjene i provjere specifične agronomske, tehničke ili znanstvene prirode.

1.5. Izvješćivanje: cilj ove funkcije je osigurati da se o napretku u ostvarenju pojedinih projekata i mjera izvještava na način kojim se pomaže učinkovita i ekonomična provedba mjera.

2. KRITERIJI

2.1. SAPARD agencija imat će administrativno ustrojstvo kojim se osigurava razdvajanje triju funkcija: ovjeravanja, izvršavanja i računovodstva. Za svaku od tih funkcija bit će odgovorna posebna upravna podjedinica čije će odgovornosti biti definirane dijagramom ustrojstva.

2.2. SAPARD agencija usvojit će sljedeće postupke ili njima slične kojima se pružaju jednake garancije:

2.2.1. SAPARD agencija odredit će pisani postupak za primitak, evidentiranje i obradu zahtjeva za odobrenjem projekata, potraživanja, faktura i popratnih dokumenta, te izvještaja o kontroli uključujući opis svih korištenih dokumenata.

Tim će se postupcima osiguravati da se obrađuju samo oni projekti i zahtjevi za plaćanjem koji su u skladu s kriterijima odabira projekta. Također će se osigurati da se vodi dosje o projektu sa svom relevantnom dokumentacijom potrebnom za reviziju projekta.

2.2.2. Odvajanje ovlasti bit će takvo da niti jedan službenik nema niti u jednom trenutku, niti za jedan projekt više od jedne od dužnosti odobravanja projekta, ovjeravanja plaćanja, plaćanja iznosa ili vođenja računovodstva za iste. Rad svakog od službenika zaduženog za te zadatke bit će nadziran od strane drugog službenika. Ovlasti svakog službenika bit će propisane pisano, a financijske limite propisat će tijelo u kojem rade. Osoblje će potpisati deklaraciju o povjerljivosti i nepristranosti kako bi se izbjegao konflikt interesa. Djelatnici na osjetljivim pozicijama bit će rotirani ili pojačano nadzirani.

2.2.3. Svaki službenik odgovoran za ovjeravanje imat će na raspolaganju detaljnu listu provjera koje se moraju obaviti, i popratnim dokumentima uz potraživanje dokazat će da su te provjere napravljene. Ta potvrda može biti u elektroničkom obliku prema uvjetima kontrole kako je navedeno pod točkom 2.2.6.

Potrebno je dokazati da je pregled poslovanja obavljen od strane osoblja na višim pozicijama. Analiza, ocjena i odobrenje projekta bit će pisano evidentirani. Projekt će se analizirati prema načelu dobrog financijskog upravljanja.

2.2.4. Zahtjev ili potraživanje bit će ovjereno samo ako su provedene dostatne provjere jesu li oni u skladu s ovim Sporazumom. Te provjere uključivat će provjere predviđene odredbama o pojedinim mjerama prema kojima je pomoć tražena. Uključivat će i provjere potrebne kako bi se spriječila i uočila prijevara i nepravilnosti osobito s obzirom na prezentirane rizike.

U sklopu funkcije ovjeravanja zahtjevi će biti predmetom provjera koje uključuju ustanovljavanje ispunjava li zahtjev tražene uvjete, je li prihvatljiv, je li dokumentacija potpuna, jesu li popratni dokumenti i datum primitka ispravni.

Sve provjere bit će napravljene kako je navedeno u listi provjera, a njihova će se izvedba testirati za svaki zahtjev i svako potraživanje pojedinačno, ili za više zahtjeva ili potraživanja.

Što se tiče isporučenih dobara ili pruženih usluga kontrola će se sastojati od:

– kontrole dokumentacija: kako bi se osiguralo da podaci o kvantiteti, kvaliteti i cijeni robe ili usluga na računu odgovaraju naručenom,

– fizičke kontrole: kako bi se osiguralo da kvantiteta i kvaliteta dobara ili usluga odgovaraju onim navedenim na računu ili potraživanju.

Kontrola usluga ili dobara može se vršiti kontinuirano tijekom isporuke, to jest u trenutku inicijalnog plaćanja ili međuplaćanja.

2.2.5. Postupcima će se osigurati da je plaćanje obavljeno samo u korist potražitelja, na njegov ili bankovni račun opunomoćenika. Plaćanje će obavljati banka Agencije, ili kad je to primjereno, vladin ured za plaćanje, ili putem čekova, u pravilu u roku od 3 radna dana od dana terećenja SAPARD-ova računa u eurima.

Sva plaćanja za koja sredstva još nisu doznačena bit će ponovno odobrena u korist SAPARD-ovog računa u eurima u roku od 3 radna dana od trenutka kad je zabilježeno da nisu izvršena.

Iznosi s čekova koji nisu unovčeni u roku u kojem su vrijedili knjižit će u korist SAPARD-ovog računa u eurima u roku od 3 radna dana od trenutka kad je zabilježeno da nisu izvršena.

Nijedno plaćanje neće biti u gotovini. Ovlašteni službenik i supervizor mogu izdati odobrenje za plaćanje elektroničkim putem u slučaju da postoji zadovoljavajuća razina sigurnosti, i ako je identitet potpisnika unesen u elektroničke zapise.

2.2.6. Ako se zahtjevi, potraživanja ili fakture obrađuju kompjuterski, potrebno je osigurati i kontrolirati pristup računalnom sustavu na način da:

(a) su sve informacije unesene u sustav ispravno potvrđene kako bi se osiguralo da su greške u ulaznim podacima uočene, ispravljene i podvrgnute logičkim provjerama kako bi se uočila nedosljednost ili neuobičajenost u podacima,

(b) podatke ne može unositi, mijenjati ili vrednovati nitko osim ovlaštenog službenika kojemu je dodijeljena individualna lozinka,

(c) se operacijom logiranja evidentira identitet svakog službenika koji unosi ili mijenja podatke ili programe,

(d) se lozinka mijenja redovito kako bi se spriječila zlouporaba,

(e) se promjene softvera i hardvera provjeravaju i odobravaju prije njihovog izvođenja, to jest podliježu promjenama postupka upravljanja.

(f) su računalni sustavi zaštićeni od neovlaštenog pristupa fizičkom kontrolom i da se izrađuje back up kopija podataka koja se pohranjuje na posebno, nadzirano mjesto,

(g) su svi unosi podvrgnuti logičkim kontrolama kojima je cilj uočavanje nedosljednosti ili neuobičajenosti u podacima.

Potrebno je razviti sveobuhvatnu politiku sigurnosti informacijskih tehnologija na osnovi odobrene strategije za informacijske i komunikacijske tehnologije kako bi se osigurala povjerljivost, integritet i dostupnost svih podataka.

2.2.7. Postupcima će se osigurati da se promjene u vrijednosti pomoći ili u uvjetima za dodjelu pomoći evidentiraju i da su instrukcije, baze podataka i liste provjera ažurirane u izvedivom roku.

2.3. Dio funkcije ovjeravanja ili kontrole može biti delegiran nekom drugom tijelu ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:

2.3.1. Odgovornosti i obveze drugih tijela, posebice što se tiče kontrole i provjere usklađenosti s ovim Sporazumom, moraju biti jasno definirani.

2.3.2. Tijela moraju imati učinkovit sistem kojim se osigurava da oni ispunjavaju svoju odgovornost na zadovoljavajući način.

2.3.3. Tijela moraju potvrditi Agenciji da stvarno izvršavaju dodijeljene odgovornosti, te opisati korištena sredstva.

2.3.4. SAPARD agenciju se mora informirati redovito i pravovremeno o rezultatima izvršenih kontrola, tako se uvijek može voditi računa o adekvatnosti kontrola prije nego što se odobre potraživanja ili podmire fakture. Učinjeni poslovi moraju biti opisani detaljno u izvještaju uz svaki zahtjev i potraživanje, grupu zahtjeva ili potraživanja ili, kad je to primjereno, u izvještaju za cijelu godinu. Uz izvještaj se mora nalaziti potvrda o prihvatljivosti odobrenog zahtjeva i potraživanja, te o prirodi, opsegu i limitima napravljenog posla. U izvještaju se trebaju identificirati izvršene fizičke i administrativne kontrole, opisane metode, rezultati svih provjera i akcija poduzetih s obzirom na nelogičnosti i nepravilnosti o kojima se izvještavalo.

Popratni dokumenti dostavljeni Agenciji moraju biti dostatni kako bi se dokazalo da su napravljene sve tražene provjere prihvatljivosti potraživanja ili faktura odobrenih za plaćanje.

2.3.5. SAPARD agencija mora se uvjeriti, prije nego što je projekt odobren i pomoć pružena, da su druga tijela postupala prema kriterijima definiranim u ovom članku.

2.3.6. Ne dovodeći u pitanje odredbe članka 5. stavka 1. točke (b) kriteriji za evaluaciju zahtjeva i redoslijed prioriteta bit će jasno definirani i dokumentirani.

2.3.7. Ako dokumentacija o odobrenim potraživanjima, napravljenim izdacima i izvršenim kontrolama, kao i dokumentacija o projektima koji nisu odabrani ostaje kod drugih tijela, onda i ta tijela i Agencija trebaju definirati postupke kojima se osigurava da je zabilježeno na kojem se mjestu nalaze svi ti dokumenti relevantni za specifična plaćanja od strane Agencije i da se u slučaju inspekcije te dokumente može učiniti dostupnim u uredima Agencije na zahtjev osoba i tijela koje obično imaju pravo obavljanja inspekcije nad takvim dokumentima, uključujući:

(i) osoblje Agencije koje se bavi potraživanjima,

(ii) unutarnju reviziju Agencije,

(iii) Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije koje odobrava godišnje izjave Agencije,

(iv) zastupnike i valjano opunomoćene predstavnike Zajednice.

2.3.8. SAPARD agencija i tijela kojima je ona delegirala određene funkcije zaključit će o tome pisani sporazum. Takvim će se sporazumima jasno identificirati delegirane funkcije koje će obavljati to tijelo i vrstu popratnih dokumenata i izvještaja koje će ono u određenim rokovima slati SAPARD agenciji. Opći sustav, uključujući i funkcije delegirane drugim tijelima, bit će definiran u dijagramu o ustrojstvu.

Tim se sporazumom mora zastupnicima i valjano opunomoćenim predstavnicima omogućiti pristup informacijama koje čuvaju tijela kojim su delegirane funkcije, te istraživanje zahtjeva od strane tih službenika uključujući i provjeravanje projekata i primatelja pomoći.

2.4. Računovodstveni postupci osigurat će da su izjave Komisiji o izdacima potpune, točne i pravovremene i da otkrivaju i uklanjaju sve greške i propuste, posebice provjerama i usklađenjima izvedenim u razdoblju ne dužem od tri mjeseca. Za svako knjiženje mora postojati potpuni računovodstveni trag.

Računovodstveni postupci SAPARD agencije moraju biti takvi da računovodstveni sustav može osigurati informaciju za svaki regionalni ured i za svaki projekt, ugovor, mjeru ili podmjeru o ukupnim troškovima, preuzetim rashodima, djelomičnim plaćanjima i saldu plaćanja, u eurima i domaćoj valuti. Odredit će se rokovi za otkazivanje preuzetih obveza ako posao nije izvršen u dogovorenom roku. Takva otkazivanja bit će odgovarajuće zabilježena u računovodstvenom sustavu.

2.5. SAPARD agencija osigurat će postojanje unutarnje revizije ili ekvivalentnih službi kako bi se osiguralo da sustav unutarnje kontrole Agencije učinkovito djeluje. Službe unutarnje revizije bit će neovisne od drugih odjela Agencije i slat će izvještaje izravno višem menadžmentu Agencije. Službe unutarnje revizije verificirat će da su postupci koje je Agencija usvojila takvi da se njima osigurava da je usklađenost sa Sporazumom provjerena i da su računi točni, provjereni i pravodobni. Verifikacije mogu biti ograničene na odabrane mjere i podmjere, te na uzorke transakcija pod uvjetom da plan revizije osigurava da su sva značajna područja, uključujući odjele i tijela odgovorna za ovjeravanja i odjele i tijela kojima su delegirane funkcije, pokrivena za razdoblje koje nije duže od tri godine. Službe unutarnje revizije djelovat će prema međunarodno prihvaćenim revizorskim standardima, svoj će rad evidentirati u radnim papirima, i o njemu će izvještavati u izvještajima i preporukama višem menadžmentu Agencije. Revizorski planovi i izvještaji bit će na raspolaganju Tijelu za ovjeravanje rada SAPARD agencije, te zastupnicima i valjano opunomoćenim predstavnicima za potrebe financijskih revizija te u svrhu ocjenjivanja učinkovitosti funkcije unutarnje revizije.

2.6. Pravila javne nabave za usluge, radove i robu u Republici Hrvatskoj bit će transparentna, nediskriminirajuća i isključivat će mogućnost sukoba interesa. Bit će konzistentna s pravilima definiranim u Priručniku Komisije pod nazivom »Ugovori o uslugama, nabavi i radovima sklopljeni u okviru suradnje Zajednice s trećim državama. Ipak se neće primjenjivati odredbe za ex-ante odobrenjem od strane Komisije sadržane u tom priručniku. Usluge, radovi, oprema i nabavljena roba potjecat će iz Zajednice ili iz država navedenih u točki 8. Odjeljka F. Međutim, postupci javne nabave započeti prije ulaska u Europsku uniju bit će vođeni u skladu s propisima Zajednice.

2.7. Za nabave osim onih reguliranih točkom 2.6. sljedeće mora imati porijeklo iz Zajednice ili država navedenih u točki 8. Odjeljka F:

(i) usluge, radovi, oprema i nabavljena roba,

(ii) roba i oprema koje je ugovaratelj kupio za ugovore o radovima ili uslugama, ako je ta nabavljena roba i oprema predviđena da postane vlasništvo projekta jednom kad ugovor istekne.

2.8. Agencija će u odnosu na Program ustanoviti sustav prepoznavanja svih dospjelih iznosa i bilježenje svih takvih dugova, uključujući i nepravilnosti, u glavnu knjigu dužnika prije njihovog primitka. Glavna knjiga dužnika bit će provjeravana u redovitim razmacima s ciljem poduzimanja akcije kako bi se platili dugovi kod kojih je prekoračen rok, posebice u slučaju isteklih garancija i nadoknađenih plaćanja. Ne dovodeći u pitanje članak 8. stavak 5. ovoga Odjeljka ili bilo koje nacionalne propise o utjerivanju dugova, svaki financijski doprinos koji plaća Zajednica s obzirom na te sume, uključujući nepravilnosti, bit će otpisan na kraju druge godine nakon njegovog evidentiranja u glavnoj knjizi dužnika i odbijen od sljedećeg zahtjeva za isplatu, kako je predviđeno člankom 9. ovoga Odjeljka. Sve kamate povraćene od strane SAPARD agencije proizašle iz doprinosa Zajednice s obzirom na povrat dugova bit će evidentirane na računu (računima) SAPARD-a i korištene isključivo za Program. SAPARD agencija osigurat će da se svi povraćeni iznosi odobravaju u korist SAPARD-ovog računa u eurima unutar 3 radna dana od dana njihova povrata.

2.9. SAPARD agencija osigurat će da se dâ dovoljan publicitet mogućnostima potpore. U informacijama o tome pozivat će se na sufinanciranje od Zajednice i obraćat se izravno svim potencijalnim voditeljima projekta i operatorima kako bi se privuklo što je moguće širi spektar potencijalnih voditelja projekta i operatora. Izradit će se standardizirani upitnici s jasnim uputama o ispunjavanju i uvjetima prihvatljivosti prije pokretanja te sheme. Neće se naplaćivati nikakve pristojbe od potencijalnih korisnika ili korisnicima za dobivanje informacija, uključujući i upitnike, vezane uz program. Ovom se odredbom ne dovodi u pitanje naplaćivanje pristojbi koje se uobičajeno naplaćuju u ostatku gospodarstva.

2.10. SAPARD agencija pravovremeno će obrađivati zahtjeve korisnika.

2.11. SAPARD agencija uspostavit će primjeren sustav izvještavanja o napretku svakog projekta i svake mjere prema unaprijed definiranim pokazateljima. Ako je to primjereno, ti će se pokazatelji uz odobrenje Odbora za praćenje i Komisije revidirati.

2.12. Ako dođe do kašnjenja u ispunjavanju predefiniranih ciljeva, poduzet će se akcije, uključujući, kad je to primjereno, povlačenje odobrenja za projekt. O svim poduzetim akcijama vodit će se odgovarajuća evidencija.

2.13. Koristit će se odgovarajući sustav upravljanja informacijama koji je sposoban brzo generirati primjerene izvještaje o projektima i mjerama. Ti izvještaji moraju stajati na raspolaganju Upravnoj direkciji, Odboru za praćenje i Komisiji na njihov zahtjev.

Članak 15.

Vođenje evidencije

SAPARD agencija i Nacionalni fond čuvat će sve dokumente, uključujući i o projektima koji nisu odabrani, i držati ih na raspolaganju za Komisiju do isteka razdoblja od 24 mjeseca kako je navedeno u članku 12. stavku 5. ovoga Odjeljka. Ipak, što se tiče nepravilnosti kako je navedeno u članku 12. stavku 5. i članku 13., dokumenti moraju biti na raspolaganju Komisiji sve do završetka ukupnog posla.

Agencija i Nacionalni fond osigurat će da su dokumenti, u slučaju da nisu kod njih, na raspolaganju Komisiji za to razdoblje.

ODJELJAK B

UPRAVLJANJE, PRAĆENJE I EVALUACIJA PROGRAMA

Članak 1.

Opseg

U ovom se Odjeljku definiraju odredbe o upravljanju, praćenju i evaluaciji Programa. Republici Hrvatskoj osigurat će primjenu tih odredbi.

Članak 2.

Definicije

U svrhu ovoga Sporazuma:

(a) »prioritet« će označavati neku od osnovnih potreba za koje je prepoznata potreba pomoći kako bi se ostvarili ciljevi strategije usvojene u Programu,

(b) »podmjera« označava komponentu mjere koja također može podlijegati specifičnim ciljevima,

(c) »Upravna direkcija« kao što je navedeno u dodatku Memoranduma o suglasnosti označava administrativno tijelo unutar državne administracije koje rukovodi operativnim programiranjem i nadzorom SAPARD programa određenog od strane Republike Hrvatske da:

(i) sakuplja informacije o nadzoru i evaluaciji Programa,

(ii) prosljeđuje ove informacije Odboru za praćenje i Komisiji, te

(iii) osigura tijesnu vezu između općeg procesa pristupanja Europskoj uniji i korištenja financijske pomoći Zajednice,

(d) »Odbor za praćenje« kao što je navedeno u dodatku Memoranduma o suglasnosti znači glavno nadzorno tijelo za provođenje programa uz sudjelovanje Komisije i Republike Hrvatske. Odborom za praćenje predsjedava državni dužnosnik u rangu državnog tajnika ili ministra. Predstavnici upravljačkog tijela, SAPARD agencije i drugih relevantnih čimbenika kao i nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje također sudjeluju u radu odbora.

Članak 3.

Partnerstvo

1. Ovaj će se Program provoditi u uskoj suradnji Komisije i Republike Hrvatske, zajedno s vlastima i tijelima imenovanim od Republike Hrvatske to jest:

(a) svih relevantnih tijela regionalne i lokalne samouprave te drugih nadležnih tijela državne uprave,

(b) gospodarskim i socijalnim partnerima,

(c) svim ostalim relevantnim nadležnim tijelima.

2. Suradnja će se provoditi uz potpuno poštivanje institucionalnih, pravnih i financijskih ovlasti dotičnih tijela imenovanih u skladu sa stavkom 1.

Prilikom imenovanja najreprezentativnijeg partnerstva na nacionalnoj, regionalnoj, lokalnoj ili drugim razinama, Republika Hrvatska će uključiti sve vlasti i relevantna tijela prema nacionalnim propisima i praksi, vodeći računa o potrebi promicanja jednakosti između muškarca i žene, te o održivom razvoju kojim se integriraju zahtjevi za zaštitom okoliša.

Sve imenovane strane, u daljnjem tekstu: »partneri«, slijedit će ciljeve Programa.

3. Partnerstvom će se pokrivati financiranje, provedba, praćenje i evaluacija Programa. Republika Hrvatska osigurat će da su za vrijeme trajanja Programa u njega uključeni svi relevantni partneri.

Članak 4.

Prihvatljivost izdataka

1. Izdaci će se smatrati prihvatljivim za potporu od Zajednice samo ako je, pored toga što su u skladu s ovim Sporazumom, korištenje pomoći SAPARD-a također u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, posebice s gospodarstvom i s najmanjim troškovima.

Pravila u postojećem nacionalnom zakonodavstvu o izdacima koji ispunjavaju uvjete primjenjivat će se pod uvjetom da je Komisija o tim pravilima prethodno obaviještena, da ih je ona prihvatila najkasnije do donošenja Odluke Komisije o prenošenju ovlasti upravljanja pomoći, kako je predviđeno člankom 3. stavkom 1. Odjeljka A, i ne dovodeći u pitanje tu Odluku.

i

Pravila o prihvatljivosti izdataka po mjerama koje je predložila Republici Hrvatskoj primjenjivat će se na način kako je definirano u priručniku o postupcima ili operacijama. Komisija će obavijestiti Republiku Hrvatsku o njihovom prihvaćanju ili u suprotnom o predloženim pravilima u roku od tri mjeseca od njihovog primitka, ali najkasnije do donošenja Odluke Komisije o prenošenju upravljanja pomoći, kako je predviđeno člankom 3. stavkom 1. Odjeljka A, i ne dovodeći u pitanje tu Odluku.

2. Ukoliko Komisija nije izričito odlučila drugačije sljedeći izdaci ne ispunjavaju uvjete da ih se sufinancira unutar Programa:

(a) kupnja, iznajmljivanje ili uzimanje na leasing zemljište ili postojeće zgrada neovisno o tome hoće li nakon leasinga prijeći u vlasništvo zakupca,

(b) porezi, carine i uvozne pristojbe,

(c) operativni troškovi uključujući održavanje i troškove iznajmljivanja,

(d) leasing, osim ako po završetku leasinga imovina prelazi u vlasništvo zakupca,

(e) troškove bilo kojih usluga, materijala i nabavljene robe koji koštaju više od 75.000,00 HRK za koje korisnik nije dobio ponude od najmanje tri dobavljača, i za koje originali ponuda nisu uključeni u izjavu o troškovima kako je navedeno u članku 8 točki b Odjeljka A,

(f) bankovne pristojbe, troškovi jamstava i slične pristojbe,

(g) troškovi konverzije valuta, pristojbe i tečajni gubici vezani uz SAPARD-ov račun u eurima,

(h) troškovi nastali u državnoj administraciji, uključujući SAPARD agenciju, posebice tekući troškovi, troškovi iznajmljivanja i plaće osoblja zaposlenog na upravljanju, provedbi, praćenju i kontroli,

(j) opći troškovi određenog projekta, kao što su arhitekti, inženjeri, konzultanti i pravne pristojbe, troškovi studija izvedivosti za pripremanje i provođenje projekta, i troškovi stjecanja patenata i licencija izravno vezanih uz projekt, koji prelaze 12% ukupnih odobrenih troškova isključujući ove opće troškove,

(k) izdaci koji se odnose na proizvode ili usluge kod kojih nisu ispoštovane odredbe navedene u stavcima 2.6. i 2.7. članka 14. Odjeljka A,

(l) rashodi za projekte nastali plaćanjem pristojbi za korisnike i sudionike prije završetka projekta, a da dotični iznosi nisu odbijeni od prihvatljivih troškova,

(m) troškovi promocije, osim onih od zajedničkog interesa.

3. Sljedeći troškovi ispunjavaju uvjete samo na temelju Odluke Komisije nakon ispitivanja pojedinog slučaja, donesene u roku od tri mjeseca nakon što je Republika Hrvatska podnijela potpuno argumentirani zahtjev:

(a) plaćanja u naturi,

(b) troškovi nabave rabljene opreme,

(c) troškovi, osim infrastrukture i ljudskog kapitala, nastali kod korisnika kod kojeg je više od 25% kapitala u vlasništvu državnog tijela ili više njih.

4. Republika Hrvatska osigurat će da, za danu mjeru, projekt ostaje prihvatljiv za sufinanciranje od strane Zajednice, osim ako ne doživi bitne izmjene u roku od pet godina nakon što je izvršeno konačno plaćanje od strane SAPARD agencije. Bitnim izmjenama projekta smatraju se izmjene:

(a) kojima se utječe na prirodu ili uvjete provedbe ili daje poduzeću ili državnom tijelu neprimjerene prednosti, i

(b) koje su posljedica promjene u prirodi vlasništva nad nekim od elemenata infrastrukture ili prestanka ili promjene lokacije sufinancirane proizvodne aktivnosti.

U slučaju da je Republika Hrvatska uočila neku takvu izmjenu, o tome će izvijestiti odmah Komisiju.

5. Projekt neće biti prihvatljiv za sufinanciranje ako su tijela Republike Hrvatske, uključujući SAPARD agenciju, izvršila bilo kakve odbitke, zadržavanja ili naplatila neke druge pristojbe specifične za SAPARD, a kojima se smanjuje iznos koji treba isplatiti korisniku. Unatoč tomu, SAPARD agencija može odbiti od dospjelih plaćanja:

(a) preostale preplaćene iznose koje je ona isplatila korisniku iz Programa,

(b) iznose koje korisnici duguju zato što za plaćanja, koje je u njihovu korist prema Programu izvršila SAPARD agencija, nisu ispunili uvjete.

Članak 5.

Upravna direkcija

1. Republika Hrvatska imenovat će Upravnu direkciju koja će, ne dovodeći u pitanje Odjeljak A, biti odgovorna za učinkovitost i točnost koordinacije i izvješćivanja o praćenju i evaluaciji Programa. Upravna direkcija konzultirat će SAPARD agenciju o svim pitanjima vezanim uz provedbu.

2. Upravna direkcija će slijedom odredbi članaka 6. – 10. ovoga Odjeljka uspostaviti sustav skupljanja financijskih i statističkih informacija o napretku Programa, ako takav sustav nije već uspostavila SAPARD agencija, i te će podatke proslijediti Odboru za praćenje, u skladu sa sporazumima dogovorenima između Republike Hrvatske i Komisije, koristeći, kad je to moguće, računalni sustav kojim se omogućava razmjena podataka s Komisijom.

3. Upravna direkcija predlagat će prilagodbe Programa Komisiji nakon konzultacija sa SAPARD agencijom slijedeći dogovore Odbora za praćenje.

4. Upravna direkcija sastavit će, prema konzultacijama sa SAPARD agencijom i nakon dobivanja odobrenja od Odbora za praćenje, godišnji izvještaj o provedbi i proslijediti ga Komisiji.

5. Upravna direkcija bit će tijelo koje je odgovorno osigurati da su relevantna tijela informirana o potrebi da se poduzmu odgovarajuće administrativne promjene, ako je takve promjene tražila Komisija u Odluci o izmjeni i dopuni Programa.

6. Upravna direkcija svake će godine konzultirati i informirati Komisiju, uvaživši pri tome savjet Odbora za praćenje, o inicijativama koje su poduzeli ili namjeravaju poduzeti s ciljem informiranja javnosti o ulozi koju Zajednica ima u Programu i postignutim rezultatima.

Članak 6.

Praćenje i pokazatelji praćenja

1. SAPARD agencija i Upravna direkcija osigurat će učinkovito praćenje provedbe Programa i izvještavat će Odbor za praćenje o napretku mjera i, ako je to primjereno, podmjera. Komisija će revidirati te izvještaje i, kad je to primjereno, dati preporuke za poboljšanja.

2. Praćenje će se provoditi prema relevantnim fizičkim, ekološkim i financijskim pokazateljima. Ti pokazatelji napretka, što se tiče inputa i outputa Programa, odnosit će se na specifičan karakter dotične pomoći, njene ciljeve i socioekonomsku, strukturalnu i ekološku situaciju u Republici Hrvatskoj.

Članak 7.

Odbor za praćenje

1. Republika Hrvatska osnovat će Odbor za praćenje Programa u dogovoru s Upravnom direkcijom i SAPARD agencijom i nakon konzultacija s partnerima, kako je navedeno u članku 3. ovoga Odjeljka, kako bi nadzirali Program.

Odbor za praćenje će se u pravilu osnovati u roku od tri mjeseca nakon odobrenja Programa.

2. Predstavnik (ili predstavnici) Komisije sudjelovat će u radu Odbora za praćenje kao savjetnici.

3. Odbor za praćenje će nakon konzultacija s Upravnom direkcijom, SAPARD agencijom i Komisijom sastaviti svoj poslovnik. Taj će poslovnik Odbor za praćenje usvojit i na svom prvom sastanku. Odbor ga može mijenjati, ako se za to ukaže potreba. O tim će izmjenama unaprijed izvijestiti Komisiju.

Republika Hrvatska imenovat će predsjedavajućeg Odbora za praćenje. Imenovana osoba neće obnašati bilo koju drugu funkciju u SAPARD agenciji.

4. Odbor za praćenje uvjerit će se u učinkovitost i kvalitetu provedbe Programa u svrhu ostvarivanja specifičnih ciljeva.

5. Odbor za praćenje razmotrit će kriterije odabira i rangiranja projekata unutar svake mjere i dati svoje mišljenje o njima. Ako ne da mišljenje na vrijeme kako bi moglo biti uvaženo prilikom donošenja Odluke Komisije, kako je navedeno u članku 3. stavku 1. Odjeljka A, Odluka se može izmijeniti kako bi se uzelo u obzir mišljenje Odbora za praćenje, te će se priopćiti Komisiji ili u roku od mjesec dana nakon donošenja Odluke ili u roku od mjesec dana od uspostavljanja Odbora, ovisno o tome što je kasnije uslijedilo.

6. Odbor za praćenje će periodički razmatrati napredak u ostvarenju ciljeva definiranih Programom. U tu svrhu na raspolaganju će imati sljedeće:

(a) informacije o bilo kojem sektoru u kojem su se pojavile poteškoće u pronalaženju normalnih tržišnih kompanija na razini Zajednice,

(b) informacije o rezultatima provedenih kontrola, i

(c) listu odobrenih i neodobrenih projekata te njihovim karakteristikama.

7. Odbor za praćenje pregledat će rezultate Programa, a posebice ostvarivanje ciljeva definiranih za različite mjere i napredak u uspješnom korištenju financijskih alokacija za te mjere i alokacija za podmjere, ako Program uključuje takve alokacije. S obzirom na to Upravna direkcija osigurat će da su sve relevantne informacije o napretku mjera, i ako je to primjereno, podmjera na raspolaganju Odboru za praćenje.

8. Odbor za praćenje razmotrit će i odobriti godišnje i završne izvještaje o provedbi prije nego što ih se pošalje Komisiji.

9. Odbor za praćenje razmotrit će i odobriti, ako je to primjereno, sve prijedloge kojima se traže izmjene Programa od Komisije.

10. Odbor za praćenje može predložiti Komisiji preko Upravne direkcije bilo kakve izmjene ili dopune Programa za koje se može očekivati da će olakšati postizanje ciljeva Programa.

11. Odbor za praćenje može, nakon konzultacija sa SAPARD agencijom, Nadležnim tijelom te Upravnom direkcijom predložiti Komisiji izmjenu ili dopunu Programa kako bi se poboljšala njegova provedba.

12. Ako je Programom traženo mišljenje o bilo kojem pitanju, Odbor za praćenje djelovat će sukladno tomu.

Članak 8.

Godišnji i završni izvještaji

1. Republika Hrvatska osigurat će da, nakon konzultacija sa SAPARD agencijom, Upravna direkcija u roku od šest mjeseci od kraja svake pune kalendarske godine Komisiji dostavi godišnji izvještaj o provedbi.

Odbor za praćenje će ispitati i odobriti Godišnji izvještaj o provedbi prije nego što bude dostavljen Komisiji.

2. Nakon što je Komisija zaprimila godišnji izvještaj o provedbi, ona će u roku od dva mjeseca obavijestiti smatra li izvještaj nezadovoljavajućim i zašto, u suprotnom izvještaj će se smatrati prihvaćenim. Što se tiče konačnog izvještaja, rok za Komisijin odgovor bit će pet mjeseci od primitka.

3. Svake godine nakon podnošenja godišnjeg izvještaja o provedbi Komisija i Upravna direkcija i, kad je to primjereno, SAPARD agencija pregledat će glavne rezultate iz prethodne godine. Komisija će se konzultirati s Upravnom direkcijom i, kad je to primjereno, sa SAPARD agencijom o aranžmanima koje je potrebno definirati za taj pregled.

Ako nakon tog pregleda Komisija uputi primjedbe Republici Hrvatskoj, ona će obavijestiti Komisiju o aktivnostima koje je poduzela s obzirom na te primjedbe. Ako Komisija, ne dovodeći u pitanje Odluku koja će se donijeti u skladu s člankom 11. i 12. Odjeljka A, da preporuke Republici Hrvatskoj za prilagodbe u cilju poboljšanja učinkovitosti praćenja ili upravljanja Programom, Republika Hrvatska će naknadno pokazati koje je korake poduzela kako bi poboljšala praćenje ili upravljanje ili objasniti zašto nije djelovala s tim u skladu.

4. Konačni izvještaj bit će dostavljen Komisiji najkasnije šest mjeseci nakon konačnog datuma utvrđivanja prihvatljivosti izdataka iz Programa.

5. Svi godišnji i konačni izvještaji o provedbi uključivat će sljedeće informacije:

(a) sve promjene u općim uvjetima relevantnim za provedbu Programa, posebice glavne socioekonomske trendove, promjene u nacionalnoj, regionalnoj ili sektorskoj politici i, ako je to primjenjivo, njihove posljedice na konzistentnost između SAPARD pomoći i pomoći iz drugih financijskih sredstava Zajednice,

(b) napredak u provedbi prioriteta i mjera u odnosu na ostvarenje ciljeva Programa, njihove specifične ciljeve u Programu, kvantifikacije fizičkih pokazatelja i pokazatelja rezultata i učinaka u Programu, kad god je to pogodno,

(c) korake koje je poduzela Upravna direkcija, SAPARD agencija, ako je to primjereno, i Odbor za praćenje kako bi osigurali kvalitetu i učinkovitost provedbe, posebice:

(i) praćenje i evaluacija mjera, uključujući i načine skupljanja podataka,

(ii) sažetak svih značajnijih problema koji su se pojavili u provedbi Programa ili bilo koje akcije uključujući one iz preporuka za prilagođavanjem napravljenim prema stavku 3.,

(iii) korištenje tehničke pomoći,

(iv) korake poduzete kako bi se osigurao publicitet za Program,

(v) podatke kako bi se pokazalo da se sredstvima Zajednice su zamijenila postojeća sredstva dostupna u Republici Hrvatskoj,

(d) korake poduzete kako bi se osigurala koordinacija ukupne pretpristupne pomoći Zajednice kako je navedeno u članku 1. Odjeljku C,

(e) financijske tablice s troškovima po mjerama i, ako je to primjereno, po podmjerama.

Članak 9.

Načela evaluacije

1. Kako bi ocijenila učinkovitost Programa, on će se evaluirati ex-post analizom. Time će se procjenjivati učinak Programa s obzirom na definirane ciljeve i kako bi se analizirali njegovi strukturalni učinci.

2. Učinkovitost mjera Programa procjenjivat će se na osnovi njihovog općeg učinka na:

(a) doprinos provedbi pravne stečevine Zajednice u području koje se tiče zajedničke poljoprivredne politike i vezanih politika,

(b) rješavanja prioritetnih i specifičnih problema održive prilagodbe poljoprivrednog sektora i ruralnih područja u Republici Hrvatskoj,

(c) ciljeve Programa.

3. Republika Hrvatska prikupit će primjerene resurse i skupiti podatke potrebne kako bi se osiguralo da je ova evaluacija provedena na najučinkovitiji način. U svezi s tim pri evaluaciji će se koristiti raznim detaljima kako bi praćenje uspjelo, popraćeno, ako je to potrebno, skupljanjem informacija kako bi se povećala njegova relevantnost.

4. Evaluaciju će provoditi neovisni evaluatori.

5. Ex-post evaluacija bit će sukladna općem evaluacijskom upitniku koji je definirala Komisija zajedno s Republikom Hrvatskom i koji će u pravilu biti popraćen kriterijima i pokazateljima uspješnosti. Dodatno se od evaluacije može tražiti da odgovori na specifična pitanja vezana uz ciljeve Programa.

6. Izvještaji o evaluaciji pojasnit će koja se metodologija primjenjivala i uključivat će procjenu kvalitete podataka i nalaza.

7. Kvalitetu i implikacije evaluacije procjenjivat će Upravna direkcija, Odbor za praćenje i Komisija.

Članak 10.

Ex-post evaluacija

Sve ex-post evaluacije provodit će Republika Hrvatska u konzultaciji s Komisijom, a pod nadležnošću Upravne direkcije. Na osnovi već raspoloživih rezultata evaluacije i vodeći računa o članku 9. ovoga Odjeljka, te o pitanjima relevantnim za Program, ex-post evaluacija pokrivat će učinkovitu iskorištenost resursa, učinkovitost i ekonomičnost Programa, njegov učinak i njegovu konzistentnost s ex-ante evaluacijom. Pokrivat će faktore kojima se pridonosi uspjehu ili neuspjehu provedbe, postignućima Programa i rezultatima, uključujući njegovu održivost.

Ex-post evaluacija donijet će zaključke relevantne za Program.

Ona će biti gotova najkasnije do kraja četvrte godine nakon sklapanja konačnoga Godišnjeg sporazuma o financiranju.

ODJELJAK C

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Koordinacija s ostalim instrumentima

Komisija i Republika Hrvatska osigurat će koordinaciju pomoći između Programa, CARDS-a, ISPA-e, Phare-a te pomoći Europske investicijske banke (EIB) i ostalih međunarodnih financijskih instrumenata.

U slučajevima kad bi neki SAPARD projekt, kao čitav ili djelomično, zbog svoje prirode mogao biti potencijalno prihvatljiv za pomoć u sklopu nekog od ostalih instrumenata spomenutih u 1. podstavku, Republika Hrvatska posebno će osigurati da se izbjegne bilo kakav rizik višestruke pomoći za izdatke. Za sve takve projekte, neovisno o ostalim radnjama koje poduzima Republika Hrvatska, sve zaprimljene račune kako je navedeno u članku 8. (b) Odjeljka A ovlaštena osoba mora jasno obilježiti kao «SAPARD« prije nego postanu predmetom isplate SAPARD agencije.

Članak 2.

Opće povlastice

Republika Hrvatska osigurat će da se inozemnim službenicima koje angažiraju tijela Republike Hrvatske u svrhu provođenja Programa, kao i članovima njihove najuže obitelji, dodijele jednake pogodnosti, povlastice i izuzeća koja se obično dodjeljuju inozemnim službenicima (i članovima njihove najuže obitelji) zaposlenim u Republici Hrvatskoj u sklopu bilo kojeg drugog dvostranog ili višestranog sporazuma ili dogovora o ekonomskoj pomoći i programa tehničke suradnje. Odredbe ovoga članka takvim službenicima ne dodjeljuju diplomatski status.

Članak 3.

Olakšice u svezi poslovnog nastana, smještaja, ulaska i boravka

Republika Hrvatska osigurat će da se u slučaju ugovora o izvođenju radova, nabavi i pružanju usluga s fizičkim i pravnim osobama pogodnim za sudjelovanje u natječaju za izvođenje radova te tehničkom osoblju potrebnom za izradu pripremnih analiza dopusti privremeni smještaj i boravak. To će pravo uživati od trenutka izdavanja ponude za izvođenje radova do unutar jednog mjeseca nakon što je određen preuzimatelj posla.

Republika Hrvatska dozvolit će osoblju koje sudjeluje u ugovorima o izvođenju radova, nabavi robe i pružanju usluga u sklopu Programa, kao i članovima njihovih užih obitelji, ulazak u Republiku Hrvatsku u svrhu njihovog rada u Republici Hrvatskoj i odlazak iz Republike Hrvatske, sukladno prirodi ugovora.

Članak 4.

Uvoz i ponovni izvoz opreme

Republika Hrvatska izdat će pravovremeno i bez diskriminirajućih pristojbi, dozvole potrebne za uvoz i ponovni izvoz opreme potrebne za izvršenje Programa. Ovo ne utječe na pravo fizičkih i pravnih osoba koje uvoze opremu da se koriste sustavom privremenog uvoza s obzirom na rečenu opremu.

Članak 5.

Kontrola uvoza i devizna kontrola

1. Za provedbu Programa, Republika Hrvatska obvezuje se da će bez diskriminacije između država članica i država navedenih u točki 8. Odjeljka F dati odobrenje za uvoz i odobrenje za stjecanje strane valute, te da će primijeniti nacionalne propise o deviznoj kontroli.

2. Republika Hrvatska izdat će, pravovremeno i bez diskriminirajućih pristojbi, potrebne dozvole za iznošenje iz zemlje novčanih sredstava primljenih u svezi s Programom i u skladu s važećim propisima o deviznoj kontroli koji su na snazi u Republici Hrvatskoj.

Članak 6.

Oporezivanje i carina

1. Republika Hrvatska osigurat će da uvezenoj robi iz ugovora o nabavi, koje su sklopile vlasti u Republici Hrvatskoj i koja se sufinancira iz Programa, bude dozvoljen uvoz bez nametanja carinskih pristojbi, uvoznih pristojbi, poreza ili fiskalnih pristojbi s istim učinkom.

Republika Hrvatska osigurat će da se dotična uvezena roba propusti od mjesta ulaska pošiljke u skladu s odredbama ugovora i dade na neposredno korištenje izvođaču radova potrebno za normalno provođenje ugovora bez obzira na kašnjenje ili sporove oko podmirenja takvih dažbina, poreza i pristojbi.

2. Republika Hrvatska osigurat će oslobođenje od carinskih pristojbi, uvoznih pristojbi, poreza i ostalih fiskalnih naknada s istim učinkom za osobnu i kućnu pokretnu imovinu koju za osobnu upotrebu uvoze fizičke osobe (i članovi njihove uže obitelji) zaposlene na provođenju zadataka određenih ugovorima o tehničkoj ispomoći. To se ne odnosi na domaće zaposlenike. Navedena osobna i kućna pokretna imovina bit će ili ponovno izvezena ili po isteku ugovora otuđena u Republici Hrvatskoj u skladu s propisima koji su na snazi u Republici Hrvatskoj.

Članak 7.

Nacionalni pravni postupci

U slučaju sumnje ili dokaza da korisnik krši obveze iz Programa ili pokušaja da od SAPARD agencije dobije isplate na koje nema pravo, Republika Hrvatska pravno će goniti takve pokušaje i prekršaje prema nacionalnom pravnom postupku koji nije manje rigorozan nego u slučajevima koji se tiču nacionalnih javnih fondova.

Članak 8.

Sporazum o stabilizaciji i pridruživanju

Republika Hrvatska osigurat će da se u slučaju bilo koje državne pomoći dane unutar SAPARD-a koja narušava ili bi mogla narušiti tržišno natjecanje tako što daje prednost određenim poduzećima ili proizvodnji određene robe, koja se tiče proizvoda osim onih navedenih u Glavi IV, Poglavlju II Sporazuma o stabilizaciji i pridruživanju, poštuje članak 70. Sporazuma o stabilizaciji i pridruživanju (OJ L26, 28.1.2005, p.0001-0093).

ODJELJAK D

KVARTALNE I GODIŠNJE IZJAVE O IZDACIMA

OBRAZAC: D-1

Europska komisija – SAPARDIZJAVA O IZDACIMA I ZAHTJEV ZA ISPLATU(poslati Europskoj komisiji, DG AGRI, (SAPARD), Rue de la Loi 130, B – 1049 Brussels)

Naziv programa: …………………………………………..

Odluka Komisije br. ……………... od ………….... (posljednji put izmijenjena po Odluci br. …………………..… od …………………..)

Broj pod kojim je zavedena u Komisiji ………………………..….

Dolje potpisani, ………………………. kao Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje koji predstavlja Republiku Hrvatsku kao što je predviđeno Višegodišnjim sporazumom o financiranju sklopljenim između Republike Hrvatske i Komisije, ovim izjavljuje da ukupno priznati izdaci prema programu, od (dan/mjesec/godina….. do..… dan/mjesec/godina.….) iznose ………. (nacionalna valuta), ………. (u eurima, preračunato iz nacionalne valute prema tečaju (tečajevima) navedenom u priloženim tablicama, kao što je predviđeno člankom 10. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju).

Detalji u svezi s ovim troškovima izneseni su u prethodno navedenim tablicama i čine sastavni dio ove izjave.

Također izjavljujem da mjere napreduju zadovoljavajućom brzinom u skladu s ciljevima izloženima u Programu te da je pripadajuća dokumentacija raspoloživa i ubuduće će biti raspoloživa, kao što je predviđeno člankom 3. Višegodišnjeg sporazuma o financiranju i člankom 15. Odjeljka A Dodatka tog Sporazuma.

Izjavljujem da:

1. je popis izdataka točan. Temelji se na računima na razini pojedinačnih projekata i priložena mu je dokazna dokumentacija. Popis i pripadajuća dokumentacija otvoreni su za provjeru i bit će dostupni u skladu s člankom 3. Višegodišnjeg sporazuma o financiranju i člankom 15. Odjeljka A Dodatka istom.

2. Ili Popis uključuje podatke o dugovima koji se trebaju naplatiti, a koji iznose (………. nacionalna valuta) (………. euro), čiji su ukupni iznosi navedeni za svaku mjeru, uključujući i pregled podataka za nacionalni javni doprinos i doprinos Zajednice; ili Nema dugova za naplatu – (precrtati prema potrebi). Izjava također uključuje sve dugove od prethodne izjave koji su evidentirani preko dvije godine i koji se odbijaju od ove izjave o izdacima.

3. Iznos novčanih sredstava Zajednice na SAPARD-ovom računu u eurima na datum posljednjeg dugovanja na kraju tromjesečja na koje se odnosi ova izjava (ili u slučaju dodatne izjave posebno naveden datum u toj izjavi) iznosi ………. eura. Od te svote ………. eura odgovara zarađenoj kamati.

Uplaćuje se na SAPARD-ov račun u eurima:

Korisnik:

Banka:

Broj računa:

Vlasnik računa (ako je različit od korisnika)

Ova izjava o izdacima sadrži...... brojem označenih stranica.

Ovu izjavu utvrdio je ………………......................………………….(datum, pečat i potpis Ravnatelja SAPARD agencije)

Ova izjava sačinjena je na temelju financijskih iznosa koje je utvrdio ………..................................................................................................(datum, pečat i potpis računovođe SAPARD agencije)

Potvrdio ………………………………….(datum, pečat i potpis Nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje u ime Republike Hrvatske)

Sastavljeno u …………………………, ……………….. (datum).

IZJAVE KOJE SE TREBAJU PRILOŽITI SVIM ZAHTJEVIMA ZA ISPLATU OVIME SE POTVRĐUJE DA:

(a) je SAPARD agencija provjerila da su prijavljeni priznati izdaci napravljeni u skladu s Programom, Višegodišnjim sporazumom o financiranju, Odlukom Komisije kako je navedeno u članku 3. (1) Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju, te Godišnjim sporazumom (sporazumima) o financiranju.

(b) su izdaci stvarni, pravilni i napravljeni unutar datuma iz Odluke Komisije br. .....… o prenošenju ovlasti upravljanja pomoći na SAPARD Agenciju.

(c) Plaćanja konačnim korisnicima izvršena su bez ikakve naknade, odbitka ili zadržavanja bilo koje svote koja bi mogla umanjiti svotu financijske pomoći na koju imaju pravo.

(d) Nadoknađeni iznosi s obzirom na pogrešno uplaćene svote i dugove zavedene u knjizi dužnika dulje od dvije godine odbijaju se od prijavljenih izdataka; Komisija je obaviještena o svim nepravilnostima u skladu s člankom 13. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju koji se tiče nepravilnosti i povrata pogrešno uplaćenih svota unutar okvira za financiranje programa SAPARD.

(e) Pomoć koju dodjeljuje Republika Hrvatska ostaje unutar granica koje predviđa mjera iz Programa.

(f) Mijenjanje nacionalne valute i eura provedeno je u skladu s odredbom članka 10. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju.

(g) Pripadajuća dokumentacija za ovo izvješće jest i bit će raspoloživa prema odredbama članka 3. Višegodišnjeg sporazuma o financiranju i članka 15. Odjeljka A Dodatka istom.

(h) Mjere za koje se izdvaja financijska pomoć Zajednice dostatno su predstavljene u javnosti javnom mnijenju i potencijalnim i stvarnim korisnicima.

Sastavljeno u …………………………, ……………….. (datum)

Izjavu je utvrdio: ………………………………….(Datum, pečat i potpis Ravnatelja SAPARD agencije)

Izjava je utvrđena na temelju financijskih iznosa koje je utvrdio …………..........................................................(Datum, pečat i potpis računovođe SAPARD agencije)

Ovjerio: ………………………………….(Datum, pečat i potpis Nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje u ime Republike Hrvatske)

OBRAZAC: D-1 – TABLICA A

IZJAVA O PRIZNATIM IZDACIMA STVARNO NAPRAVLJENIM OD POČETKA PROGRAMA (….):SVI KORISNICI

Naziv programa: …………………………………………..

Odluka Komisije br. …...………… od ………………. (posljednji put izmijenjena Odlukom br. ………………………… od ………………..)

Broj pod kojim je zavedena u Komisiji: …………………………

Izjava br. ……………….. za razdoblje od početka programa ……………….. do ……………….. (datum) uključivo.

Os prioriteta

Ime

Mjera

nacionalna valuta

euro

javni rashodi

privatno financiranje

ukupni priznati trošak

javni rashodi

privatno financiranje

ukupni priznati trošak

EZ

nacionalna

EZ

nacionalna

(1)

(2)

(3)

(4)

(2) + (3) + (4) = (5)

(6)

(7)

(8)

(6) + (7) + (8) = (9)

1. prioritet 1 Mjera 1

Mjera 2

Mjera n

ukupno prioritet 1

n. prioritet n

Mjera 1

Mjera 2

Mjera n

ukupno prioritet n

ukupan zbroj

U slučaju razlika u odnosu na prethodna izvješća, one su označene s »*« i objašnjene na stranicama …… do ……

Tečajne liste za mijenjanje nacionalne valute i eura su sljedeće: Tečaj: ……………; Datum: ………………..

OBRAZAC: D-2

GODIŠNJA IZJAVA O ZAVRŠNOM RAČUNU ZA FINANCIJSKU GODINU:( )

(poslati zajedno s potvrdom i revizijskim izvješćem kako zahtijeva članak 6. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju Europskoj komisiji, DG AGRI, (SAPARD), Rue de la Loi 130, BE-1049 Brussels)

Naziv programa…………………………………………………

Odluka Komisije br. ……… od ……… (posljednji put izmijenjena po Odluci br. ……………………… od …………………………)

Broj pod kojim je zavedena u Komisiji ……………….

Dolje potpisani, …………………………………. kao Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje koji predstavlja Republiku Hrvatsku kao što je predviđeno Višegodišnjim sporazumom o financiranju sklopljenim između Republike Hrvatske i Komisije (………..), ovim izjavljuje da ukupni priznati izdaci prema programu, od (1/1/godina..… do ….. 31/12/godina.….) iznose……… (nacionalna valuta), ………… (euro, preračunato iz nacionalne valute prema tečaju navedenom u priloženim tablicama, kao što je predviđeno člankom 10. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju).

Detalji u svezi s ovim izdacima izneseni su u prethodno navedenim tablicama i čine sastavni dio ove izjave.

Također izjavljujem da mjere napreduju zadovoljavajućom brzinom u skladu s ciljevima izloženima u Programu te da je pripadajuća dokumentacija raspoloživa i ubuduće će biti raspoloživa, kao što je predviđeno člankom 3. Višegodišnjeg sporazuma o financiranju i člankom 15. Odjeljka A Dodatka tog Sporazuma.

Izjavljujem da:

1. je popis izdataka točan. Temelji se na računima na razini pojedinačnih projekata i priložena mu je dokazna dokumentacija. Popis i pripadajuća dokumentacija otvoreni su za provjeru i bit će dostupni u skladu s člankom 3. Višegodišnjeg sporazuma o financiranju i člankom 15. Odjeljka A Dodatka istog.

2. Ili Popis uključuje podatke o dugovima koji se trebaju naplatiti, a koji iznose (……..nacionalna valuta) (………euro), čiji su ukupni iznosi navedeni za svaku mjeru, uključujući i pregled podataka za nacionalni javni doprinos i doprinos Zajednice; ili Nema dugova za naplatu – (precrtati prema potrebi). Izvješće također uključuje sve dugove od prethodnog godišnjeg izvješća koji su evidentirani preko dvije godine i koji se odbijaju od ove izjave o izdacima.

3. Količina novčanih sredstava Zajednice na SAPARD-ovom računu u eurima na kraju godine na koju se odnosi ova izjava iznosi ………..eura.

Ova izjava o izdacima sadrži ….. brojem označenih stranica.

Ovu izjavu izradio je ………………………………….(datum, pečat i potpis Ravnatelja SAPARD agencije)

Ova izjava izrađena je na temelju financijskih iznosa koje je utvrdio ......................................................................………………………….(datum, pečat i potpis računovođe SAPARD agencije)

Potvrdio ………………………………….(datum, pečat i potpis Nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje u ime Republike Hrvatske)

Sastavljeno u …………………………, ……………….. (datum)

Potvrda i revizijsko izvješće Tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije priloženi su ovoj izjavi.

IZJAVE KOJE SE TREBAJU PRILOŽITI GODIŠNJOJ IZJAVI O ZAVRŠNOM RAČUNU OVIM SE POTVRĐUJE DA:

(a) je SAPARD agencija provjerila da su prijavljeni priznati izdaci napravljeni u skladu s Programom, Višegodišnjim sporazumom o financiranju, odlukom Komisije kako je navedeno u članku 3. (1) Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju, te Godišnjim sporazumom (sporazumima) o financiranju.

(b) su izdaci stvarni, pravilni i napravljeni unutar datuma iz Odluke Komisije br. ………………………… o prenošenju ovlasti upravljanja pomoći SAPARD agenciji.

(c) plaćanja konačnim korisnicima izvršena su bez ikakve naknade, odbitka ili zadržavanja bilo koje svote koja bi mogla umanjiti svotu financijske pomoći na koju imaju pravo.

(d) nadoknađeni iznosi koji se odnose na pogrešno uplaćene svote i dugovi zavedeni u knjizi dužnika dulje od dvije godine odbijaju se od prijavljenih izdataka; Komisija je obaviještena o svim nepravilnostima u skladu s člankom 13. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju koji se tiče nepravilnosti i povrata pogrešno uplaćenih svota unutar okvira za financiranje programa SAPARD.

(e) pomoć koju dodjeljuje Republika Hrvatska ostaje unutar granica koje predviđa mjera iz Programa.

(f) konverzija nacionalne valute i eura provedeno je u skladu s odredbom članka 10. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju.

(g) pridružena dokumentacija u ovoj izjavi jest i bit će raspoloživa prema odredbama članka 3. Višegodišnjeg sporazuma o financiranju i članka 15. Odjeljka A Dodatka istom.

(h) mjere za koje se izdvaja financijska pomoć Zajednice dostatno su predstavljene u javnosti javnom mnijenju i potencijalnim i stvarnim korisnicima.

Sastavljeno u …………………………, ……………….. (datum)

Izjavu je izradio: ……………………….(Datum, pečat i potpis Ravnatelja SAPARD agencije)

Izjava je izrađena na temelju financijskih iznosa koje je utvrdio ........................................................…..................................……….(Datum, pečat i potpis računovođe SAPARD agencije)

Ovjerio: …….......…………………….(Datum, pečat i potpis Nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje u ime Republike Hrvatske)

OBRAZAC: D-2 – Tablica A

IZJAVA O PRIZNATIM IZDACIMA STVARNO NAPRAVLJENIM ZA GODINU (….): SVI KORISNICI

Naziv programa: …………………………………………..

Odluka Komisije br. ………………… od …………….. (posljednji put izmijenjena Odlukom br. ……………………… od ………………..)

Broj pod kojim je zavedena u Komisiji: …………………………

Izjava br. ……………….. za razdoblje od (1/1/godina do ……………….... (31/12/godina) uključivo.

Os prioriteta

Ime

Mjera

nacionalna valuta

euro

javni rashodi

privatno financiranje

ukupni priznati trošak

javni rashodi

privatno financiranje

ukupni priznati trošak

EZ

nacionalna

EZ

nacionalna

(1)

(2)

(3)

(4)

(2) + (3) + (4) = (5)

(6)

(7)

(8)

(6) + (7) + (8) = (9)

1. prioritet 1

Mjera 1

Mjera 2

Mjera n

ukupno prioritet 1

n. Priority n

Mjera 1

Mjera 2

Mjera n

ukupno prioritet n

ukupan zbroj

U slučaju razlika u odnosu na prethodna izvješća, one su označene s »*« i objašnjene na stranicama …… do ……

Tečajne liste za mijenjanje nacionalne valute i eura su sljedeće: Tečaj: ……………; Datum: ………………..

OBRAZAC: D-3

FINANCIJSKA INDENTIFIKACIJA

ODJELJAK E

SMJERNICE ZA TIJELO ZA OVJERAVANJE RADA SAPARD AGENCIJE

Predmet: Smjernica iz članka 6. (5) Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju – oblik, opseg i sadržaj potvrde i izvješća tijela koje ovjerava rad SAPARD agencije.

UVOD

1. Cilj je ovoga teksta izložiti upute glede zahtjeva za ovjeru računa predviđene člankom 6. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju.

2. Predmet ovjere, a time i potvrde o reviziji i revizijskog izvješća jest SAPARD agencija i sva decentralizirana i tijela kojim su delegirani poslovi, dakle svi postupci od upisa zahtjeva do obveze te od registracije računa do plaćanja.

POTVRDA O REVIZIJI

3. Potvrda o reviziji treba biti kratka, jasna i izričita izjava o općim zaključcima tijela imenovanog Tijelom za ovjeravanje rada SAPARD agencije. Primjeri potvrda o reviziji priloženi su u Dodatku ovome Odjeljku.

REVIZIJSKO IZVJEŠĆE

4. Opseg nalaza revizije širi je od potvrde o reviziji te kao dodatak sadrži izvješća o sljedećem:

(i) je li Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije skupilo dovoljno dokaza da su postupci unutarnje kontrole teoretski dobri i da se dovoljno dobro provode u praksi,

(ii) pružaju li postupci, s posebnim osvrtom na relevantne kriterije akreditiranja (pisane procedure, razdvajanje ovlasti, provjere prije početka projekta i prije plaćanja, nabavu, procedure obveza i plaćanja, računovodstvene postupke, računalnu sigurnost, unutarnju reviziju) dovoljno dokaza da su projekti povjereni SAPARD-u u skladu s Višegodišnjim sporazumom o financiranju,

(iii) ispunjavaju li se i dalje člankom 3. stavkom 1. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju svi predviđeni relevantni kriteriji za akreditaciju potrebni da bi Komisija prenijela upravljanje sredstvima za pomoć,

(iv) štite li se pravilno financijski interesi Zajednice.

Izvješće također treba uključivati preporuke i navesti u kojem opsegu i kako takve preporuke (kao i one iz prethodnih godina, koliko je primjenjivo) trebaju biti provođene.

5. Sadržaj izvješća – posebni aspekti

(i) Postupci unutarnje kontrole

Izvješće bi trebalo izložiti dokaze koje je skupilo Tijelo za ovjeravanje rada SAPARD agencije da je unutarnja kontrola u razdoblju pod revizijom djelovala u praksi, kao i u teoriji; da su revidirane sve predviđene transakcije; da je upotrebljavala sve predviđene postupke; da su zahvaljujući njoj pogreške ispravljene. Izvješće bi trebalo sadržavati izvještaj o postupcima unutarnje kontrole koji treba podastrijeti bilo kakve ozbiljne nedostatke pronađene u ustroju i djelovanju kontrole, s posebnim osvrtom na čimbenike koji bi mogli umanjiti učinkovitost postupaka unutarnje kontrole, kao što su:

– mogućnost da se ovlašteni dužnosnik ne pridržava postupaka kontrole,

– nepravilna provedba kontrole uslijed krivog tumačenja ili nemara,

– pojava nestandardnih postupaka.

Funkcija unutarnje revizije ključni je element okruženja unutarnje kontrole. Kao takvoj posvećeno joj je posebno poglavlje u revizijskom izvješću. Izvješće bi trebalo obratiti pažnju na neovisnost, sposobnost i učinkovitost unutarnje revizije, a posebno na sljedeće: opseg dužnosti; pravo pristupa ravnatelju SAPARD agencije i svim spisima, zaposlenicima, uredima (uključujući i decentralizirana tijela i tijela kojim su delegirani poslovi); isključenost članova jedinice za unutarnju reviziju iz redovnih svakodnevnih djelatnosti; osposobljenost zaposlenika (sposobnost, izobrazba i iskustvo), planiranje (procjena potreba, pristup temeljen na rizicima, ciklusi revizije); dokumentacija (jesu li dostatno objašnjeni razlozi za provjere i zaključke, je li zadržana popratna dokumentacija); dokazi revizije (jesu li revizija organizirana tako da su dokazi dovoljni, relevantni i pouzdani); je li organizacija revizije dovoljno dobra da jamči kvalitetu; izvješća (jesu li dostatno osmišljena i jamče li postupci revizije da će izvješća biti završena na vrijeme) te zaključci prema planu revizije.

(ii) Postupci koji osiguravaju usklađenost s Višegodišnjim sporazumom o financiranju.

Ova točka tiče se autorizacije. Postupci koje provode SAPARD agencije proizlaze iz složenih pravila. Zbog svojstvenog joj rizika, SAPARD agencija treba ustrojiti sustav kontrole koji umanjuje rizik, a koji uključuje pisane postupke, popise provjera i pomnu provjeru ili ponovnu kontrolu koju će provesti drugi dužnosnik.

Izvješće treba sadržavati izvješće o postupcima koji osiguravaju usklađenost s Višegodišnjim sporazumom o financiranju (po mjerama i, ako je primjenjivo, po podmjerama) za svaki pojedini postupak. U izvješću treba reći jesu li se u razdoblju pod revizijom relevantni postupci kontrole pokazali dovoljno jakima da bi se na njih moglo osloniti. Tamo gdje se zaključi da neki postupak nije bio dovoljno djelotvoran, treba istaknuti važne sastavnice neuspjeha sustava kontrole.

(iii) Relevantni kriteriji akreditacije

U izvješću treba stajati do koje su mjere SAPARD agencija te decentralizirana i tijela kojima su delegirani poslovi ispunila sve relevantne kriterije dobivanja akreditacije (pisane postupke, razdvajanje ovlasti, provjere prije početka projekta i prije plaćanja, nabavu, postupke obveza i plaćanja, računovodstvene postupke, računalnu sigurnost, unutarnju reviziju) potrebne da bi Komisija prenijela upravljanje sredstvima za pomoć, a koje predviđa članak 3. stavak 1. Odjeljka A Dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju, te koje radnje (u koje vrijeme i u kojem trajanju) ukoliko je potrebno, treba poduzeti SAPARD agencija ili decentralizirano/ovlašteno tijelo, da bi se nedostaci uklonili.

(iv) Zaštita financijskih interesa Zajednice

Ova točka tiče se poglavito svota koje se trebaju naplatiti od dužnika (potraživanja). Glavni ciljevi kontrole s tim u vezi obuhvaćaju točno i pravovremeno unošenje svih transakcija dužnika u knjigu dužnika; namirenje duga iz drugih SAPARD-ovih plaćanja korisnicima koji su u dugu; te točno upisivanje svih računa primljenih od dužnika.

Općenito, izvješće bi trebalo sadržavati i izvješće o zaštiti financijskih interesa Zajednice u kojem se za svaki pojedinačni postupak navodi jesu li se relevantni postupci kontrole pokazali dovoljno jakima i može li se na njih osloniti. Tamo gdje se zaključi da neki postupak nije bio dovoljno djelotvoran, treba istaknuti važne sastavnice neuspjeha sustava kontrole.

(v) Preporuke

Sve preporuke i prijedlozi za poboljšanje trebali bi biti raspoređeni sukladno stupnju važnosti koji pripada svakoj od navedenih situacija po mišljenju Tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije. Zbog lakšeg prikaza predlažemo sljedeću raspodjelu:

– važne: preporuke koje zahtijevaju neposrednu pažnju voditelja SAPARD agencije,

– srednje važne: preporuke koje su značajne u kontekstu okruženja kontrole SAPARD agencije i koje zahtijevaju neposrednu pažnju više uprave,

– manje važne: preporuke koje radnje treba poduzeti da bi se osiguralo poštivanje kriterija akreditiranja.

Za svaku preporuku u izvješću bi trebalo navesti pitanja o postupcima i načelima koja bi SAPARD agencija trebala proučiti i na njih odgovoriti.

6. Nacrt izvješća

U obradi izvješća Komisiji bi pomoglo da se slijedi standardni nacrt izvješća koji je prikazan u nastavku.

1. Izvršni sažetak

2. Pristup interne revizije

3. Usklađivanje godišnjih izvješća

4. Organizacija SAPARD agencije i Nacionalnog fonda

5. Rezultati detaljnih testova postavljenih shema

6. Pregled usklađenosti s kriterijima za akreditaciju

7. Zaštita financijskih interesa Zajednice

8. Provođenje preporuka iz prošle godine

Za svaku od mjera/podmjera i zajedničkih funkcija (npr. računi, služba za nadzor, unutarnja revizija, informatička služba), u dodatku bi trebalo navesti obavljene poslove, za cilj svakog postupka kontrole uključujući i opis cilja kontrole, kontrolni mehanizam, strukturu dokumenta (da bi se utvrdilo sadrži li potrebne osnovne dokaze/dokumentaciju potrebnu da bi se dokazale tvrdnje), nalaze, procjene, zaključke i iscrpne preporuke.

Potrebno je pripremiti popis preporuka s bar sljedećim podacima: osvrt na izvješće/preporuka/status/radnje.

DODATAK Odjeljku E

PRIMJERI POTVRDA O REVIZIJI KOJE IZDAJE TIJELO ZA OVJERAVANJE RADA SAPARD AGENCIJE

Matrica mišljenja:

Bez prigovora

Ograničeni prigovori

Negativan zaključak

Bez ograničenja opsega

Bez rezervi (A)

S rezervom (B)

Negativno (E)

S ograničenim opsegom

S rezervom (C)

Suzdržano (D)

-

A. BEZ REZERVI

Izvršili smo reviziju godišnjih financijskih izvješća izdataka prijavljenih Komisiji kao izdaci koje je u sklopu Programa za 200x financijsku godinu napravila (ime i adresa SAPARD agencije). Naša je dužnost, kao tijela za ovjeravanje provedbenih agencija, izraziti mišljenje o godišnjim financijskim izvješćima na temelju naše revizije.

Reviziju smo proveli u skladu s međunarodno prihvaćenim revizorskim standardima i člankom 6. Odjeljka A dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju. Planirali smo i izvršili reviziju da bismo se dostatno uvjerili da u financijskim izvješćima predanim Komisiji nema pogrešnih navoda. Revizija je obuhvaćala ispitivanje, na temelju provjera, dokaza pridruženih podacima u godišnjim financijskim izvješćima, zapisa o obvezama, ispitivanje postupaka i uzoraka transakcija. Revizija se bavila poštivanjem Višegodišnjeg sporazuma o financiranju kod plaćanja samo s obzirom na sposobnost administrativnih struktura SAPARD agencije da osiguraju da se prije plaćanja provjeri je li plaćanje u skladu sa Sporazumom. Naša revizija pruža dostatnu osnovu za izricanje mišljenja.

Prema našem mišljenju računi koji će biti predani Komisiji za 200x financijsku godinu (datirano D.D./MM/GGGG) istiniti su, potpuni i točni.

Naša revizija izvršena je između D.D./MM/GGGG i D.D./MM/GGGG. Izvješće o našim nalazima dostavljeno je istog datuma kao datum ove potvrde. Potvrda se također odnosi na SAPARD-ov račun u eurima.

(datum izdavanja+potpis, ime, položaj+naziv i adresa tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije)

B. MIŠLJENJE S REZERVOM – UOČENE RAZLIKE

Izvršili smo reviziju godišnjih financijskih izvješća o izdacima prijavljenim Komisiji kao izdaci koje je u sklopu Programa za 200x financijsku godinu napravila (ime i adresa SAPARD agencije). Naša je dužnost, kao tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije, izraziti mišljenje o godišnjim financijskim izvješćima na temelju naše revizije.

Reviziju smo proveli u skladu s međunarodno prihvaćenim revizorskim standardima i člankom 6. Odjeljka A dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju. Planirali smo i izvršili reviziju da bismo se dostatno uvjerili da u financijskim izvješćima predanim Komisiji nema pogrešnih navoda. Revizija je obuhvaćala ispitivanje, na temelju provjera, dokaza pridruženih podacima u godišnjim računima, zapisa o obvezama, ispitivanje postupaka i uzoraka transakcija. Revizija se bavila poštivanjem Višegodišnjeg sporazuma o financiranju kod plaćanja samo s obzirom na sposobnost administrativnih struktura SAPARD agencije da osiguraju da se prije plaćanja provjeri je li plaćanje u skladu sa Sporazumom. Naša revizija pruža dostatnu osnovu za naše mišljenje.

Uočene su razlike između godišnjih financijskih izviješća i knjiga i knjiženja SAPARD agencije za sljedeće mjere/podmjere (vidi: izvješće o reviziji, stranica P):

(mjera/podmjera razlika (+/-) u nacionalnoj valuti & eurima

strojevi za seoska gospodarstva -23.000 CCC / 100 eura)

Prema našem mišljenju, osim razlika opisanih u prethodnom odlomku, financijska izvješća koja će biti predana Komisiji za 200x. financijsku godinu Europskog fonda za upravljanje i garanciju u poljoprivredi (datirano D.D./MM/GGGG) istinita su, potpuna i točna.

Naša revizija izvršena je između D.D./MM/GGGG i D.D./MM/GGGG. Izvješće o našim nalazima dostavljeno je istog datuma kao datum ove potvrde. Potvrda se također odnosi na SAPARD-ov račun u eurima.

(datum izdavanja+potpis, ime, položaj+naziv i adresa tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije)

C. MIŠLJENJE S REZERVOM – S OGRANIČENIM OPSEGOM

Izvršili smo reviziju godišnjih financijskih izvješća o izdacima prijavljenim Komisiji kao izdaci koje je u sklopu Programa za 200x financijsku godinu napravila (ime i adresa SAPARD agencije). Naša je dužnost, kao tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije, izraziti mišljenje o godišnjim financijskim izvješćima na temelju naše revizije.

Osim dijela o kojem se raspravlja u sljedećem odjeljku, reviziju smo proveli u skladu s međunarodno prihvaćenim mjerilima revizije i člankom 6. Odjeljka A dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju. Planirali smo i izvršili reviziju da bismo se dostatno uvjerili da u financijskim izvješćima predanim Komisiji nema pogrešnih navoda. Revizija je obuhvaćala ispitivanje, na temelju provjera, dokaza pridruženih podacima u godišnjim računima, zapisa o obvezama, ispitivanje postupaka i uzoraka transakcija. Revizija se bavila poštivanjem Višegodišnjeg sporazuma o financiranju kod plaćanja samo s obzirom na sposobnost administrativnih struktura SAPARD agencije da osiguraju da se prije plaćanja provjeri je li plaćanje u skladu sa Sporazumom. Naša revizija pruža dostatnu osnovu za naše mišljenje.

Zbog (na primjer) prirode spisa SAPARD agencije/ovlaštenog tijela, itd., nismo mogli naći zadovoljavajuće rješenje za (navesti prirodu problema) čak ni pribjegavanjem drugim postupcima revizije (vidi: izvješće o reviziji, stranica P).

Prema našem mišljenju, s izuzetkom učinaka takvih prilagodbi, ukoliko ih je bilo, za koje bi se možda ustanovilo da su potrebne da smo uspjeli naći zadovoljavajuće rješenje za (navesti prirodu problema), financijska izvješća koja će biti predana Komisiji za 200x. financijsku godinu Europskog fonda za upravljanje i garanciju u poljoprivredi (datirano D.D./MM/GGGG) istinita su, potpuna i točna.

Naša revizija izvršena je između D.D./MM/GGGG i D.D./MM/GGGG. Izvješće o našim nalazima dostavljeno je istog datuma kao datum ove potvrde. Potvrda se također odnosi na SAPARD-ov račun u eurima.

(datum izdavanja+potpis, ime, položaj+naziv i adresa tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije)

D. SUZDRŽANO MIŠLJENJE – S OGRANIČENIM OPSEGOM

Izvršili smo reviziju godišnjih financijskih izvješća o izdacima prijavljenim Komisiji kao izdaci koje je u sklopu Programa za 200x financijsku godinu napravila (ime i adresa SAPARD agencije). Naša je dužnost, kao tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije, izraziti mišljenje o godišnjim računima na temelju naše revizije.

Osim dijela o kojem se raspravlja u sljedećem odjeljku, reviziju smo proveli u skladu s međunarodno prihvaćenim mjerilima revizije i člankom 6. Odjeljka A dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju. Planirali smo i izvršili reviziju da bismo se dostatno uvjerili da u financijskim izvješćima predanim Komisiji nema pogrešnih navoda. Revizija je obuhvaćala ispitivanje, na temelju provjera, dokaza pridruženih podacima u godišnjim financijskim izvješćima, zapisa o obvezama, ispitivanje postupaka i uzoraka transakcija. Revizija se bavila poštivanjem Višegodišnjeg sporazuma o financiranju kod plaćanja samo s obzirom na sposobnost administrativnih struktura SAPARD agencije da osiguraju da se prije plaćanja provjeri je li plaćanje u skladu sa Sporazumom. Naša revizija pruža dostatnu osnovu za naše mišljenje.

Nismo bili u mogućnosti ispitati postupke u pozadini plaćanja koja su provela tijela ovlaštena za izvršavanje određenih obveza zbog ograničenja u opsegu našeg rada koja nam nameće SAPARD agencija. (vidi: izvješće o reviziji, stranica P).

Zbog važnosti predmeta o kojima se raspravlja u prethodnom odlomku ne izričemo mišljenje o tome jesu li financijska izvješća koja će biti predana Komisiji za 200x. financijsku godinu Europskog fonda za upravljanje i garanciju u poljoprivredi (datirano D.D./MM/GGGG) istinita, potpuna i točna.

Naša revizija izvršena je između D.D./MM/GGGG i D.D./MM/GGGG. Izvješće o našim nalazima dostavljeno je istog datuma kao datum ove potvrde. Potvrda se također odnosi na SAPARD-ov račun u eurima.

(datum izdavanja+potpis, ime, položaj+naziv i adresa tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije)

E. NEGATIVNO MIŠLJENJE

Izvršili smo reviziju godišnjih financijskih izvješća o izdacima prijavljenim Komisiji kao izdaci koje je u sklopu Programa za 200x financijsku godinu napravila (ime i adresa SAPARD agencije). Naša je dužnost, kao tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije, izraziti mišljenje o godišnjim računima na temelju naše revizije.

Reviziju smo proveli u skladu s međunarodno prihvaćenim mjerilima revizije i člankom 6. Odjeljka A dodatka Višegodišnjem sporazumu o financiranju. Planirali smo i izvršili reviziju da bismo se dostatno uvjerili da u financijskim izvješćima predanim Komisiji nema pogrešnih navoda. Revizija je obuhvaćala ispitivanje, na temelju provjera, dokaza pridruženih podacima u godišnjim financijskim izvješćima, zapisa o obvezama, ispitivanje postupaka i uzoraka transakcija. Revizija se bavila poštivanjem Višegodišnjeg sporazuma o financiranju kod plaćanja samo s obzirom na sposobnost administrativnih struktura SAPARD agencije da osiguraju da se prije plaćanja provjeri je li plaćanje u skladu sa Sporazumom. Naša revizija pruža dostatnu osnovu za izricanje mišljenja.

Izdaci koje je prijavila SAPARD agencija ne odgovaraju plaćanjima i primicima provedenim u tome razdoblju (vidi: izvješće o reviziji, stranica P).

Prema našem mišljenju, zbog učinaka problema opisanih u prethodnom odlomku, financijska izvješća koja će biti predana Komisiji za 200x. financijsku godinu Europskog fonda za upravljanje i garanciju u poljoprivredi (datirano D.D./MM/GGGG) nisu istinita, potpuna i točna.

Naša revizija izvršena je između D.D./MM/GGGG i D.D./MM/GGGG. Izvješće o našim nalazima dostavljeno je istog datuma kao datum ove potvrde. Potvrda se također odnosi na SAPARD-ov račun u eurima.

(datum izdavanja+potpis, ime, položaj+naziv i adresa tijela za ovjeravanje rada SAPARD agencije)

ODJELJAK F

DALJNJE ODREDBE NA KOJE SE POZIVA ODJELJAK A i B OVOGA SPORAZUMA

(a)

(b)

(c)

(d)

(e)

točka br.

odjeljak

članak (ili točka br.)

stavak

odredbe koje treba provoditi Republika Hrvatska predviđene Sporazumom

1

A

3

1

Komisija može na temelju pojedinačnih analiza nacionalnih i sektorskih programskih/projektnih sposobnosti upravljanja, postupaka financijske kontrole te struktura koje se tiču javnih financija, odreći se uvjeta za ex-ante odobrenjem koje je navedeno u točki 2. i upravljanje sredstvima pomoći na decentraliziranoj osnovi prenijeti na provedbene agencije u državama kandidatima. Kod takvog odricanja treba utvrditi:

– minimalne kriterije za procjenu sposobnosti provedbenih agencija u državama kandidatima za upravljanje sredstvima pomoći i minimalne uvjete primjenjive na te agencije kako je istaknuto u točki 3,

– te posebne odredbe koje se tiču, između ostaloga, poziva za natječaje, podrobne provjere i ocjene ponuda, dodjeljivanje ugovora i provedbu odredaba Zajednice o javnoj nabavi, koji će biti izloženi u sporazumima o financiranju sa svakom državom korisnicom.

2

F

točka 1

Odabir projekata, natječajna i ugovorna procedura bit će predmetom ex-ante odobrenja Komisije

3

A

članak 3.

i točka 1

1.

Minimalni kriteriji i uvjeti za decentralizaciju upravljanja prema provedbenim agencijama u državama kandidatima

 

(i) trebao bi postojati dobro određen sustav za upravljanje Programom s potpunim unutrašnjim pravilima postupanja, jasnim institucionalnim i osobnim odgovornostima

(ii) mora se poštivati načelo razdiobe ovlasti kako ne bi bilo mogućnosti sukoba interesa u javnoj nabavi i plaćanju,

(iii) primjereni službenici moraju biti dostupni i raspoređeni na poslove. Moraju imati prikladne revizorske vještine i iskustvo, jezične vještine te biti osposobljeni za provođenje programa Zajednice.

2. Minimalni uvjeti za decentralizaciju upravljanja prema provedbenim agencijama u državama kandidatima.

Decentralizacija prema državama kandidatima uz ex-post kontrolu Komisije može doći u obzir u slučaju provedbenih agencija koje ispunjavaju sljedeće uvjete:

(i) primjerom pokazuju učinkovitost unutrašnjih kontrola uključujući i funkciju neovisne revizije i učinkovit sustav podnošenja računovodstvenih i financijskih izvješća koji zadovoljavaju međunarodno priznate računovodstvene standarde i međunarodno priznate standarde revizije,

(ii) novija revizija financija i poslovanja koja pokazuje djelotvorno i pravovremeno upravljanje sredstvima ispomoći Zajednice ili nacionalnim mjerama slične vrste,

(iii) pouzdan nacionalni sustav financijske kontrole provedbene agencije,

(iv) pravila nabave za koja Komisija potvrdi da ispunjavaju zahtjeve Glave V, 1. Dijela Financijske uredbe koji su primjenjivi na zajednički proračun Europskih zajednica Odluka Vijeća ministara (EC, Euroatom) Br 1605/2002, 25. lipnja 2002 (Broj Službenog dnevnika – OJ 248, 16.09.2002) (vidi članak 14.2.6. Odjeljka A Dodatka ovoga Sporazuma),

(v) Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje obvezuje se da će snositi punu financijsku odgovornost i obvezu za Program.

Ovakav pristup neće dovesti u pitanje pravo Komisije i Sud revizora da provjeravaju troškove.

4

A

članak 13.

6

Točka 4.

Odredbe ove točke neće utjecati na provedbu pravila u Republici Hrvatskoj koja se odnose na kaznene postupke ili pravosudnu suradnju između zemalja kandidata navedenih pod točkom 8 i država članica.

Podtočka 4.1

Kad Komisija odluči provesti provjere na licu mjesta i inspekcije koje se tiču ove točke, osigurat će da se u isto vrijeme ne obavljaju slične provjere i inspekcije koje se tiču istih činjenica s obzirom na ekonomske operatore o kojima se radi (vidi točku 6.).

Nadalje, uzet će u obzir inspekcije koje su u tijeku ili koje je već provela Republika Hrvatska na temelju svojih zakonskih odredbi, a koje se tiču istih činjenica s obzirom na ekonomske operatore o kojima se radi.

Podtočka 4.2

Provjere i inspekciju na licu mjesta pripremit će i provesti Komisija usko surađujući sa službenim tijelima u Republici Hrvatskoj, koja će na vrijeme obavijestiti o cilju, svrsi i pravnoj osnovi tih provjera i inspekcije, kako bi joj ista mogla osigurati svu potrebnu pomoć. U tu svrhu službenici Republike Hrvatske mogu sudjelovati u provjerama na licu mjesta i inspekciji.

Nadalje, ako tako želi Republika Hrvatska, provjere i inspekciju na licu mjesta mogu zajednički provesti Komisija i zadužena službena tijela Republike Hrvatske.

Podtočka 4.3

Komisija će provesti provjere na licu mjesta i inspekciju nad ekonomskim operatorima na koje se mogu primijeniti administrativne mjere i kazne u skladu sa člankom 6., tamo gdje postoji osnova za mišljenje da su učinjene određene nepravilnosti.

Da bi Komisiji bilo lakše provesti takve kontrole i inspekciju, ekonomski operatori morat će omogućiti pristup prostorijama, zemljištu, prijevoznim sredstvima i drugim prostorima koji se koriste u svrhu poslovanja.

U slučajevima gdje je to izričito potrebno kako bi se utvrdilo postoji li kakva nepravilnost, Komisija može provesti provjere na licu mjesta i inspekciju nad ostalim ekonomskim operatorima kojih se to tiče, da bi od njih pribavila potrebne informacije o činjenicama koje su predmetom provjera na licu mjesta i inspekcije.

Podtočka 4.4

4.4.1. Provjere na licu mjesta i inspekciju obavljat će po ovlaštenju i zaduženju Komisije njezini dužnosnici i ostali službenici, prikladno opunomoćeni, koje će se odsad nadalje zvati ‘Komisijinim inspektorima’. Osobe koje su stavljene na raspolaganje Komisiji kao nacionalni stručnjaci na privremenom premještaju mogu sudjelovati u takvim provjerama i inspekciji.

Komisijini inspektori svoje će ovlasti moći provoditi nakon što pokažu pisano ovlaštenje koje dokazuje njihov identitet i položaj te dokument koji navodi predmet i svrhu provjere na licu mjesta i inspekcije.

U cilju poštivanja ovoga Sporazuma, morat će djelovati u skladu s pravilima postupaka koji su predviđeni zakonom Republike Hrvatske.

4.4.2. U cilju poštivanja ovoga Sporazuma, Komisija može, uz privolu Republike Hrvatske potražiti pomoć dužnosnika iz drugih zemalja kandidata, koji su u točki 8. navedeni kao promatrači, te se za tehničku pomoć obratiti vanjskim tijelima koja djeluju pod njezinom odgovornošću.

Komisija će osigurati da prije spomenuti dužnosnici i tijela jamče za svoju tehničku sposobnost, neovisnost i čuvanje profesionalne tajne.

Podtočka 4.5

4.5.1. Komisijini će inspektori, bez štete za odredbe ovoga Sporazuma te pod jednakim uvjetima kao i nacionalni administrativni inspektori i u skladu s nacionalnim zakonskim odredbama, imati pristup svim informacijama i dokumentaciji o dotičnim operacijama koja je potrebna za pravilno izvođenje provjera na licu mjesta i inspekcije. Mogu se služiti istim sredstvima inspekcije kao nacionalni administrativni inspektori te osobito kopirati relevantne dokumente.

Provjere na licu mjesta i inspekcija mogu se osobito ticati:

– stručnih knjiga i dokumenata poput računa, popisa uvjeta, potvrda o plaćanju, podataka o korištenom materijalu i obavljenom poslu i bankovnih izvješća u posjedu ekonomskih operatora,

– podataka u računalima,

– proizvodnje, pakiranja i otpreme,

– fizičkih provjera koje se tiču naravi i kvantitete robe i završenih radnji,

– uzimanja i provjere uzoraka,

– napredovanja poslova i za koje su financijska sredstva već osigurana i načina na koji su provedene već završene investicije,

– proračunskih i računovodstvenih dokumenata,

– financijske i tehničke provedbe subvencioniranih projekata.

4.5.2. Gdje bude potrebno, Republika Hrvatska će na zahtjev Komisije poduzeti prikladne mjere opreza u skladu s nacionalnim zakonom, bez štete za ovaj Sporazum, a posebno u cilju zaštite dokaza.

Podtočka 4.6.

4.6.1. Sve na bilo koji način prenesene ili dobivene informacije pod ovom točkom tretirat će se kao profesionalna tajna i bit će zaštićene na isti način kao što se prema zakonima države koja ih je dobila štite slične informacije, kao i sukladnim odredbama primjenjivim na institucije Zajednice.

Takve informacije ne smiju se prenijeti nikome osim osobama iz institucija Zajednice ili osobama iz Republike Hrvatske čija funkcija zahtijeva da ih znaju, niti ih institucije Zajednice smiju koristiti u bilo koje svrhe osim da osiguraju učinkovitu zaštitu financijskih interesa Zajednica u državama kandidatima i državama članicama.

U slučajevima gdje Republika Hrvatska namjerava u druge svrhe koristiti informacije koje je dobila preko dužnosnika koji su pod njenom ovlašću sudjelovali kao promatrači, u skladu s podtočkom 4.4.2, u provjerama na licu mjesta i inspekcijama tražit će privolu države u kojoj su te informacije dobivene.

4.6.2. Komisija će u što kraćem roku izvijestiti relevantno službeno tijelo države na čijem teritoriju je bila provedena provjera na licu mjesta ili inspekcija o bilo kojoj činjenici ili sumnji koja se tiče neke nepravilnosti o kojoj je obaviještena tijekom provjere na licu mjesta ili inspekcije. U bilo kojem slučaju Komisija će morati izvijestiti prije spomenuto službeno tijelo o rezultatima takvih provjera i inspekcije.

4.6.3. Komisijini inspektori osigurat će da, bez štete po odredbe ovoga Sporazuma, u sastavljanju svojih izvještaja vode računa o proceduralnim zahtjevima predviđenima nacionalnim zakonom Republike Hrvatske. Materijal i prateća dokumentacija koji se spominju u podtočki 4.5 bit će dodani rečenim izvještajima. Tamo gdje se inspekcija obavlja zajednički, u skladu s drugim pododlomkom podtočke 4.2, od nacionalnih inspektora koji su sudjelovali u inspekciji tražit će se da supotpišu izvještaj koji sastave Komisijini inspektori.

4.6.4. Komisija će osigurati da, pri provedbi ove točke, njezini inspektori poštuju odredbe Zajednice i nacionalne odredbe o zaštiti osobnih podataka.

4.6.5. U slučaju da se ekonomski operatori na koje se odnosi podtočka 4.3 opiru provjeri na licu mjesta ili inspekciji, Republika Hrvatska djelujući u skladu s nacionalnim pravilima i bez štete po odredbe ovog Sporazuma, pružit će Komisijinim inspektorima pomoć kakvu trebaju da bi mogli obaviti svoju dužnost u izvođenju provjere na licu mjesta ili inspekcije.

Republika Hrvatska će poduzeti sve potrebne mjere, u skladu s nacionalnim zakonom.

5

A

Članak 13.

1 (b)

Nepravilnost znači bilo kakvo kršenje ovoga Sporazuma i proizlazećih ugovora, koje je posljedica čina ili propusta ekonomskog operatora (u cilju ove točke i točke 8. »ekonomski operator« definira se kao svaka pravna ili fizička osoba ili druga tijela koja priznaje nacionalno zakonodavstvo (privatni pojedinci, poduzeća, javne ustanove ili državni, regionalni i lokalni organi)), a koje jest ili bi prouzročilo štetu općem proračunu Europskih zajednica kroz neopravdani trošak:

Prijevara znači svaki svjesni čin ili propust u vezi s:

(i) upotrebom ili predajom lažnih, netočnih ili nepotpunih izjava ili dokumenata, koja za posljedicu ima ili bi mogla imati pronevjeru ili protuzakonito zadržavanje sredstava iz općeg proračuna Europskih zajednica,

(ii) neotkrivanje informacija o kršenju određene obveze, s istom posljedicom kao pod (i),

(iii) pogrešnom upotrebom takvih sredstava u svrhe različite od onih za koje su izvorno dodijeljena.

6

A

Točka 4 i 5

Administrativne mjere i kazne mogu se upotrijebiti u slučaju ekonomskih operatora čije su ih aktivnosti kroz nepravilnu upotrebu ovog Sporazuma ili proizlazećih ugovora dovele do toga da pokušaju nanijeti ili nanesu štetu doprinosu Zajednice, te fizičkih i pravnih osoba koje su sudjelovale u izvršenju te nepravilnost ili od kojih se očekuje da odgovaraju za nepravilnosti kako bi se spriječilo da se one dogode.

7

A

Članak 13.

6

Podtočka 7.1.

7.1.1. Obavijest o nepravilnostima koje se nastale u financiranju od strane Zajednice bit će dana u skladu s odredbama definiranim u ovoj točki.

Te odredbe neće utjecati na primjenu pravila u Republici Hrvatskoj koja se odnose na krivične postupke ili pravosudnu suradnju po krivičnim pitanjima između država članica i država kandidata nabrojanih pod točkom 8.

Podtočka 7.2.

7.2. 1. Republika Hrvatska obavijestit će Komisiju u roku od tri mjeseca od sklapanja Višegodišnjeg sporazuma o financiranju o:

– odredbama definiranim zakonom, propisom ili administrativnim postupkom o primjeni mjera iz članka 13. stavka 1. Odjeljka A Dodatka uz ovaj Sporazum,

– popisu državnih organa i tijela odgovornih za primjenu mjera iz navedenog članka 13. stavka 1. Odjeljka A Dodatka uz ovaj Sporazum,

– osnovnim odredbama o ulozi i funkcioniranju tih vlasti i tijela te o postupcima za čiju su primjenu oni odgovorni.

7.2.2. Republika Hrvatska obavijestit će odmah Komisiju o svim izmjenama i dopunama informacija koje je ona dostavila u skladu s podtočkom 7.2.1.

7.2.3. Komisija će proučiti priopćenja od strane Republike Hrvatske i obavijestiti će je o svojim zaključcima koje ima namjeru donijeti o tome. Ostat će u kontaktu s Republikom Hrvatskom u mjeri u kojoj je to potrebno za primjenu odredaba ove točke.

Podtočka 7. 3

7.3.1. U roku od dva mjeseca nakon završetka svakog kvartala, Republika Hrvatska će izvijestiti o svim nepravilnostima koje su bile predmetom administrativnih ili sudskih istraga.

Taj će izvještaj biti prezentiran u skladu s obrascem iz Priloga ovoga Odjeljka.

7.3.2 U slučaju da neke od informacija navedene u podtočki 7.3.1, posebice o tome kako su nepravilnosti nastale te na koji su način otkrivene, nisu dostupne, Republika Hrvatska će, koliko god je to moguće, dostaviti informacije koje su nedostajale prilikom dostave sljedećeg kvartalnog izvještaja o nepravilnostima Komisiji.

Podtočka 7.4

Republika Hrvatska će odmah izvijestiti Komisiju o nepravilnostima koje je otkrila ili za koje se pretpostavlja da su se pojavile ako postoji opasnost da:

(a) one mogu vrlo brzo imati posljedice i izvan državnog područja Republike Hrvatske,

i/ili

b) one ukazuju na to da se koristi nova prijevarna loša praksa.

Takav izvještaj će, kad je to potrebno, biti poslan istovremeno ostalim relevantnim državama kandidatima i državama članicama.

Podtočka 7.5.

7.5.1. U roku od dva mjeseca nakon kraja svakog kvartala Republika Hrvatska obavijestit će Komisiju, koristeći obrazac iz Priloga I ovoga Odjeljka, pozivajući se na prethodne izvještaje prema podtočki 7.3. o postupcima koji su pokrenuti zbog nepravilnosti o kojim je prethodno izvještavala i o svim značajnijim promjenama kojim su oni rezultirali.

7.5.2. Ne dovodeći u pitanje članak 14. stavak 2.8. Odjeljka A Dodatka uz ovaj Sporazum, Republika Hrvatska smatra da neće moći u potpunosti nadoknaditi iznos ili da se ne može očekivati da on bude u potpunosti nadoknađen, ona će o tome obavijestiti Komisiju u posebnom izvještaju.

7.5.3 U slučaju događaja navedenog pod 7.5.2, a ne dovodeći u pitanje članak 14. stavak 2.8 Odjeljka A, Komisija može od Republike Hrvatske tražiti da hitno nastavi s postupkom nadoknađivanja iznosa.

7.5.4 Ako vlasti Republike Hrvatske nakon hitnog zahtjeva Komisije odluče da započnu ili nastave pravni postupak s ciljem nadoknađivanja krivo isplaćenih iznosa, a ne dovodeći u pitanje članak 14. stavak 2.8. Odjeljka A, Komisija može Republici Hrvatskoj nadoknaditi dio ili ukupne troškove vođenja pravnog spora ili prezentiranja dokumentarne evidencije, čak i ako je postupak završio neuspjehom.

Podtočka 7.6.

Ako se nisu pojavile nepravilnosti o kojima bi trebalo izvještavati u referentnom razdoblju, Republika Hrvatska obavijestit će Komisiju o tome unutar istog roka koje je zadan podtočkom 7.3.1.

Podtočka 7.7

7.7.1. Komisija će održavati primjerene kontakte s Republikom Hrvatskom u svrhu dopunjavanja dostavljenih informacija o nepravilnostima, kako je navedeno u podtočki 7.3. o postupcima navedenim u podtočki 7.5, i posebice o mogućnostima nadoknade.

7.7.2. Neovisno o kontaktima spomenutim u podtočki 7.7.1. Komisija će obavijestiti Republiku Hrvatsku je li priroda nepravilnosti takva da bi se slične ili iste aktivnosti mogle pojaviti u drugim državama.

7.7.3. Komisija će organizirati informativne sastanke za predstavnike država kandidata navedenih u točki 8. kako bi se ispitale informacije dobivene prema podtočkama 7.3, 7.4. i 7.5, i prema podtočki 7.7, posebice s obzirom na pouke koje mogu biti izvučene vezano uz te nepravilnosti, preventivne mjere i pravne postupke.

7.7.4. Na zahtjev Republike Hrvatske ili Komisije Republika Hrvatska i Komisija konzultirat će se o rješavanju pravnih praznina u zakonu koje štete interesima Zajednice, a koje su uočene tijekom provedbe odredbi.

Podtočka 7.8.

7.8.1. Republika Hrvatska i Komisija poduzet će sve mjere predostrožnosti kako bi osigurale da sve informacije koje razmjenjuju ostanu povjerljive.

7.8.2. Informacije navedene pod ovom točkom ne smiju, posebice, biti poslane nikome drugome nego osobama u Republici Hrvatskoj ili u institucijama Zajednice koje zbog obavljanja svojih dužnosti imaju pravo na njih, osim ako država koja dostavlja informacije nije izričito drugačije odredila.

7.8.3. Imena fizičkih ili pravnih osoba mogu se otkriti drugim državama kandidatima navedenim pod točkom 8. državama članicama ili institucijama Zajednice samo ako je to nužno u cilju sprječavanja ili procesuiranja nepravilnosti, te kako bi se ustanovilo jesu li se dogodile navodne nepravilnosti.

7.8.4. Poslane ili na bilo koji način stečene informacije prema ovoj točki podliježu profesionalnoj tajni i zaštićene su na isti način kao što su slične informacije zaštićene unutar nacionalnog zakonodavstva u državi koja je te informacije dobila, te unutar odgovarajućih odredbi propisa koji se primjenjuju na institucije Zajednice.

Nadalje informacije se ne smiju koristiti ni u koje druge svrhe nego one predviđene u ovoj točki, osim ako tijela nisu dala svoj izričiti pristanak i ako propisi koji su na snazi u državi primatelja informacija ne zabranjuju takvu razmjenu informacija ili korištenje.

7.8.5. Podtočke 7.8.1. do 7.8.4. neće onemogućavati korištenje informacija dobivenih prema ovoj točki za pravne akcije ili postupke naknadno pokrenute zbog neusklađenosti s ovim Sporazumom. Relevantno tijelo države koja dostavlja informacije bit će odmah obaviješteno o takvoj upotrebi.

7.8.6. Ako Republika Hrvatska obavijesti Komisiju da fizička ili pravna osoba čije se ime pojavilo u priopćenju, sukladno ovoj točki, dokaže da nije sudjelovala u nepravilnostima, Komisija će o tome odmah obavijestiti sve kojima je, prema ovoj točki, otkrila ime te osobe. Te će se osobe prestati tretirati kao osobe koje su sudjelovale u dotičnim nepravilnostima, kako je to bilo na temelju prethodne obavijesti.

Podtočka 7.9.

Nadoknađene iznose dijelit će Republika Hrvatska i Zajednica ovisno o veličini nastalih izdataka pod uvjetom da dug nije otpisan u skladu s pravilima iz članka 14. stavka 2.8. Odjeljka A Dodatka uz ovaj Sporazum.

Podtočka 7.10.

7.10.1. Ako se nepravilnosti odnose na iznos manji od HRK 30.000,00 kojim se tereti proračun Zajednice, Republika Hrvatska neće Komisiji dostaviti informacije kako je predviđeno podtočkama 7.3. i 7.5. osim ako ih ona nije izričito zatražila.

8

A

Članak 14.

Bugarska, Rumunjska, Turska, Albanija, Bosna i Hercegovina, Hrvatska, Srbija i Crna Gora te Bivša Jugoslavenska Republika Makedonija.

9

A

Članak 12.

3

Podtočka 9.1.

9.1.1. Zadaci Odbora za mirenje bit će:

(a) ispitivanje svih predmeta koje mu je uputila Republika Hrvatska koja nakon nalaza

prema članku 12. Odjeljka A Dodatka ovom Sporazumu i bilateralnih rasprava o tim nalazima, prima formalnu obavijest od Komisije, s upućivanjem na članak 12. Odjeljka A i na ovu točku ovoga Odjeljka, o zaključku da određene stavke izdataka nastalih kod Republike Hrvatske ne mogu ići na teret Programa.

b) da pokuša pomiriti različita stajališta Komisije i Republike Hrvatske,

i

c) da na kraju istrage sastavi izvještaj o rezultatima svojih napora za mirenje, uz primjedbu čini li se korisnim da sve ili neke sporne točke ostanu neriješene.

9.1.2. U svrhu kasnijih stupnjeva postupka zaključenja računa:

a) stajalište Odbora ne smije dovoditi u pitanje konačnu Odluku Komisije o obračunu računa,

b) činjenica da Odbor za neko pitanje nije angažiran ne smije štetiti državi koja je prima obavijest od Komisije u smislu podtočke 9.1.1. (a).

Podtočka 9.2.

9.2.1. Republika Hrvatska mora uputiti predmet Odboru za mirenje u roku od trideset radnih dana od primitka obavijesti kako je navedeno u podtočki 9.1.1. (a), slanjem argumentiranog zahtjeva za mirenjem Tajništvu Odbora za mirenje. Njegova adresa bit će dostavljena od strane Komisije Republici Hrvatskoj u tom priopćenju.

9.2.2 Zahtjev za mirenje dopustiv je samo u slučaju da financijske korekcije koje preporučila Komisija s obzirom na mjeru:

ili,

– prelaze 0,5 milijuna eura ili

– predstavljaju više od 25 % od ukupnih godišnjih izdataka Republike Hrvatske za dotičnu mjeru.

Nadalje, ako tijekom bilateralnih razgovora kako je navedeno u podtočki 9.1.1. (a) Republika Hrvatska tvrdi i dokaže da je taj predmet jedan od temeljnih za primjenu pravila Zajednice, predsjedavajući može zahtjev proglasiti dopustivim.

9.2.3. Tajništvo Odbora će potvrditi primitak zahtjeva za mirenje.

9.2.4. Odbor će svoje istrage provoditi što je moguće neformalnije i brže, zasnivat će ih na evidencijama iz dosjea i fer saslušanju Komisije i dotičnih nacionalnih tijela. Na kraju istrage poslat će im izvještaj kako je navedeno u podtočki 9. 1. 1. (c).

9.2.5. Ako u roku od četiri mjeseca od kad mu je upućen slučaj Odbor za mirenje ne uspije pomiriti stajališta Komisije i Republike Hrvatske, smatra se da je postupak mirenja završio neuspjehom. U izvještaju prema podtočki 9. 1.1. (c) opisat će se razlozi neuspjeha.

9.2.6. Izvještaj napisan unutar propisanog roka slat će se:

– državi koja je predmet uputila tom Odboru,

– drugim državama kandidatima, i

– Komisiji ako je predložena Odluka o obračunu računa.

Podtočka 9.3.

9.3.1. Odbor će se sastati u sjedištu Komisije. Tajništvo odbora čini osoblje Komisije.

9.3.2. Niti jedan član ne smije sudjelovati u radu Odbora, potpisati ga ili izvještavati o njemu, ako je na prethodnom radnom zadatku bio osobno uključen u takve poslove.

9.3.3. Ne dovodeći u pitanje podtočku 9.3.2, izvještaj mora biti donesen apsolutnom većinom prisutnih članova, pri čemu je kvorum tri člana.

Izvještaj će potpisati predsjedavajući i članovi koji su sudjelovali u njemu. Oni moraju biti registrirani u tajništvu.

Podtočka 9.4.

9.4.1. Članovi Odbora obavljaju svoje dužnosti neovisno i u svom radu niti traže niti prihvaćaju instrukcije od bilo koje vlade ili tijela.

9.4.2. Članovi Odbora ne smiju otkriti niti jednu od informacija do kojih su došli tijekom njihovog rada za Odbor. Takve su informacije povjerljive i spadaju pod obvezu čuvanja profesionalne tajne.

10

A

Članak 14.

2.7.

Javna tijela kojima se dodjeljuju ugovori o javnim radovima su državna, regionalna i lokalna tijela, čije je djelovanje regulirano državnim zakonima; udruge jednog ili više takvih vlasti ili tijela čije je djelovanje regulirano javnim propisima. Pod tijelom čije je djelovanje regulirano javnim propisima podrazumijeva se svako tijelo:

– ustrojeno u posebnu svrhu ispunjavanja potreba od javnog interesa, koje nema industrijski ili trgovački karakter, i

– ima pravnu osobnost, te

– je financirano, barem većim dijelom, od strane države, regionalnih i lokalnih vlasti, ili drugih tijela čije je djelovanje regulirano javnim propisima ili je njegovo upravljanje predmetom nadzora od strane takvih tijela, ili ima administrativni, upravni ili nadzorni odbor, čijih je više od pola članova imenovano od strane države, regionalnih i lokalnih vlasti ili tijela čije je djelovanje regulirano javnim propisima.

DODATAK Odjeljku F

POVJERLJIVO Slučaj br.: AC/XX/XXX/S/X

KVARTALNO PRIOPĆENJE O NEPRAVILNOSTIMA U SVEZI S POSEBNIM PRISTUPNIM PROGRAMOM ZA POLJOPRIVREDU I RURALNI RAZVOJ (SAPARD) PREMA ZAHTJEVIMA ODJELJAKA F-7.3 I F-7.5 VIŠEGODIŠNJEG SPORAZUMA O FINANCIRANJU

PODACI O PRIOPĆENJU

Država kandidat:

Slučaj broj: XX/XX/XXX/S/O1

Kvartal: XX/XX2

Datum slanja:

Administrativni odjel u državi kandidatu:

Kontakt mjesto: Ime: Telefon:

Faks: E-mail:

PODACI O NEPRAVILNOSTI

1. Opis djelatnosti

1.1. Naziv programa:

1.2 Odluka Komisije o odobrenju programa:

1.3 Naziv mjere i naziv projekta:

1.4 Broj projekta države kandidata:

2. Prekršena odredba

2.1 Odredba Komisije koja je prekršena:

2.2 Nacionalna odredba koja je prekršena

3. Datum prve informacije koja je potaknula sumnju o nepravilnosti:

3.1 Izvor prve informacije koja je potaknula sumnju o nepravilnosti:

4. Način na koji je otkrivena nepravilnost:

5. Vrsta nepravilnosti

5.1 Radnje korištene u počinjenoj nepravilnosti

5.2 Smatraju li se te radnje novima? Da () Ne ()

5.3 Ako da, je li poslana obavijest u skladu s Odjeljkom F-7.4 Višegodišnjeg sporazuma o financiranju?

6. Jesu li druge države umiješane? Da () Ne ()

6.1 Ako da, je li poslana obavijest u skladu s Odjeljkom F-7.4

Višegodišnjeg sporazuma o financiranju?

Da () Datum i podaci: Ne () Nepoznato ()

7. Razdoblje nepravilnosti

7.1 Datum kad ili datumi između kojih je nepravilnost počinjena:

8. Ovlaštene službe ili tijela

8.1 Službe ili tijela koja su sastavila službeni izvještaj o nepravilnosti:

8.2 Službe ili tijela odgovorna za administrativni ili pravni postupak koji slijedi:

9. Datum kad je sastavljen službeni izvještaj o nepravilnosti:

10. Ime i adresa umiješanih fizičkih ili pravnih osoba

10.1 Fizičke osobe:

– Prezime:

– Ime:

– Adresa:

– Poštanski broj:

– Grad:

– Država:

– Funkcija:

10.2 Pravne osobe:

– Naziv:

– Registrirani ured:

– Poštanski broj:

– Država:

FINANCIJSKI ASPEKTI

11. Ukupna svota i raspodjela između izvora financiranja

11.1 Ukupan iznos za djelatnost:

11.2 Iznos koji financira Zajednica:

11.3 Iznos koji financira država kandidat:

12. Priroda i iznos izdatka koji je otkriven kao nepravilan

12.1 Priroda izdatka:

12.2 Ukupan iznos izdatka:

12.3 Izdatak Zajednice:

12.4 Izdatak države kandidata:

13. Iznos koji bi bio pogrešno plaćen da nepravilnost nije otkrivena

14. Financijske posljedice

14.1 Iznos izdatka pod 12.2 koji još nije plaćen:

Iznos EU:

Iznos države kandidata:

15. Mogućnost nadoknade (povrata):

16. Ukupan nadoknađeni iznos:

16.1 Dio Zajednice:

16.2 Dio države kandidata:

17. Ukupna svota za nadoknadu:

17.1. Dio Zajednice:

17.2 Dio države kandidata:

18. Datum posebnog izvješća u skladu s Odjeljkom F-7.5.2. Višegodišnjeg sporazuma o financiranju:

FAZA POSTUPKA

19. Radnje koje je poduzela država kandidat

19.1. Privremene mjere:

20. Administrativni postupci:

21. Pravosudni postupci:

22. Razlozi za odustajanje od postupaka za nadoknadu:

22.1 Je li Komisija obaviještena prije nego je donesena odluka o odustajanju od postupka nadoknade?

Da () Datum i podaci: Ne () Nepoznato ()

23. Je li se odustalo od kaznenih postupaka?

Da () Datum i podaci: Ne () Nepoznato ()

24. Obustavljanje postupaka

24.1 Je li Komisija obaviještena o administrativnim ili pravosudnim odlukama ili glavnim zaključcima u svezi s obustavljanjem postupaka u skladu s Odjeljkom F-7.5.1 Višegodišnjeg sporazuma o financiranju:

Da () Datum i podaci: Ne () Nepoznato ()

25. Nametnute kazne (administrativne i/ili pravosudne):

26. Dodatne primjedbe:

ODJELJAK G

RJEŠAVANJE SPOROVA

1. O bilo kakvom sporu između ugovornih stranaka koji se tiče ovoga Sporazuma, a koji se ne riješi između ugovornih stranaka bit će odlučeno arbitražom Arbitražnog suda sukladno točkama 2. – 7. ovoga Odjeljka.

2. Svaka ugovorna stranka ima pravo pozvati se na postupak rješavanja sporova. Svaka ugovorna stranka imenovat će svog arbitra u roku tri mjeseca od početka postupka.

3. Arbitražni sud sastavit će se za svaki pojedinačni slučaj i sastojat će se od tri arbitra imenovana na sljedeći način:

– jednog arbitra imenovat će Republika Hrvatska,

– jednog arbitra imenovat će Komisija,

– jednog arbitra dogovorno će imenovati ugovorne stranke ili, ako se ne mogu dogovoriti, predsjednik Suda pravde Europskih zajednica.

4. Ukoliko bilo koja od ugovornih stranaka ne imenuje svog arbitra u razdoblju od tri mjeseca od primitka zahtjeva za arbitražom, arbitra će imenovati predsjednik Suda pravde Europskih zajednica.

5. Ukoliko arbitar dade ostavku, umre ili postane nesposoban za djelovanje, imenovat će se drugi arbitar u skladu s točkama 2., 3. i 4. i imat će sve ovlasti i obveze kao izvorni arbitar.

6. Arbitražni sud uzet će u obzir relevantno običajno pravo Suda pravde Europskih zajednica.

7. Sve odluke donosit će se većinom glasova Arbitražnog suda. Postupak arbitraže odredit će Sud. Njegove odluke obvezivat će obje ugovorne stranke. Svaka ugovorna stranka snosit će troškove svog arbitra i svog zastupanja u postupcima arbitraže; ostale troškove ugovorne stranke snosit će u jednakim dijelovima.

SPECIAL ACCESSION PROGRAMME FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT IN THE REPUBLIC OF CROATIA

MULTIANNUAL FINANCING AGREEMENT between THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES ON BEHALF OF THE EUROPEAN COMMUNITY and THE GOVERNEMENT OF THE REPUBLIC OF CROATIA

MULTIANNUAL FINANCING AGREEMENT

The Commission of the European Communities, hereinafter referred to as «the Commission», acting for and on behalf of the European Community, hereinafter referred to as «the Community» of the one part, and The Government of the Republic of Croatia acting for and on behalf of the Republic of Croatia, hereinafter referred to as «Croatia» of the other part, hereinafter jointly referred to as «the Contracting Parties»,

Whereas:

(1) A Special Accession Programme for Agriculture and Rural Development (hereinafter referred to as «SAPARD») providing for a Community financial contribution has been established by Council Regulation (EC) No 1268/1999 of 21 June 1999 on Community support for pre-accession measures for Agriculture and Rural Development in the applicant countries of central and eastern Europe in the pre-accession period (OJ L 161, 26.6.1999, p. 87. Regulation as last amended by Council Regulation (EC) No 2257/2004, OJ L 389, 31.12.2004, p 1).

(2) Croatia is eligible to be a beneficiary under SAPARD.

(3) Croatia has approved an Agricultural and Rural Development plan and submitted it to the Commission for approval as a Programme.

(4) The plan was approved as an Agriculture and Rural Development Programme by a Decision in accordance with Article 4 (5) of Regulation (EC) No 1268/1999. It is necessary to set out conditions for the execution of the Agriculture and Rural Development Programme, and any amendments thereof, in Croatia.

(5) The Programme should be executed on a decentralised basis following a Commission Decision conferring management of aid on an Agency in Croatia taken in accordance with Article 12 (2) of Council Regulation (EC) No 1266/1999 of 21 June 1999 on co-ordinating aid to the applicant countries in the framework of the pre-accession strategy and amending Regulation (EEC) No 3906/89 (OJ L 161, 26.6.1999, p. 68).

(6) The Memorandum of Understanding on the Establishment of the National Fund (hereinafter referred to as «Memorandum of Understanding») was negotiated and signed on 5 May 2005 between the European Communities and the Government of the Republic of Croatia regarding decentralised management of all Community pre-accession assistance for the purpose of defining the relationship between the Community and Croatia. For the purpose of defining certain concepts in this Multiannual Financing Agreement the relevant provisions of the Memorandum of Understanding should be taken into account.

HAVE AGREED AS FOLLOWS:

Article 1

Objective

1. This Agreement lays down the technical, legal and administrative framework under which the Agriculture and Rural Development Programme and any amendments thereof, (hereinafter referred to as «the Programme») shall be executed in Croatia. Reference to compliance with this Agreement shall be understood to also include compliance with the Programme, the Annual Financing Agreement(s) and the Commission Decision referred to in Article 3 (1) of Section A of the Annex.

2. Croatia shall ensure the proper execution of the Programme in Croatia on a decentralised basis in accordance with the provisions of this Agreement.

3. In case of conflict, the provisions of this Agreement shall prevail over those in the Programme.

Article 2

Annual Financing Agreement

1. Following the approval by the Commission of the Programme and conclusion of the present Agreement, an Annual Financing Agreement shall be concluded each year.

2. The financial commitment of the Community shall be set out in the Annual Financing Agreements. These are the only instruments that determine the financial commitment of the Community to Croatia. Each Annual Financing Agreement shall set out:

(a) only for the year in question, the maximum Community financial commitment for Croatia and the period of validity of that commitment,

(b) where appropriate, amendments to the provisions of this Agreement.

3. On accession to the European Union, Croatia shall lose its entitlement to support under the Programme.

Article 3

Inspection and Audit

1. The Commission and the Court of Auditors of the European Communities (hereinafter referred to as «the Court of Auditors»), shall have the right concerning the execution of the Programme to send agents or duly authorised representatives, to carry out:

(a) technical or financial missions or audits in Croatia,

(b) inspections for the purpose of detecting irregularities and fraud.

Such missions, audits and inspections may involve, in particular, an examination of systems and procedures, on-the-spot checks:

– of projects and beneficiaries, and

– of, in particular in respect of verification of the economic reality of quotations and receipts, as well as certificates of origin, suppliers of goods and services to beneficiaries aided under the Programme.

The Community shall give the authorities of Croatia advance notice of such missions and audits.

2. Croatia shall maintain records and accounts adequate to identify projects and, where appropriate, services financed by the Programme in accordance with sound accounting procedures, taking account of the requirements of this Agreement.

It shall ensure that the agents or representatives referred to in paragraph 1 have the right to inspect all relevant documentation, systems and accounts pertaining to projects and, where appropriate, services financed under the Programme.

It shall ensure that all beneficiaries are made aware no later than when their project is selected that the agents or representatives referred to in paragraph 1 have the right to carry out on-the-spot inspections.

3. Croatia shall supply on request by the agents and representatives referred to in paragraph 1, all documents and information, including any created or stored in electronic form relating to commitments entered into and expenditure financed under the Programme. It shall take suitable action to facilitate the work of the aforementioned agents and representatives of the Community within the framework of this Agreement.

Article 4

Dispute Settlement

Disputes between the Contracting Parties relating to this Agreement shall be settled in accordance with Section G of the Annex.

Article 5

Language

1. Any communication between the Commission and Croatia related to this Agreement shall be in English, only the English text being authentic.

2. Croatia shall ensure that for the Commission examination referred to Article 3 (1) of Section A of the Annex, relevant national legislation, written procedures manuals, guidelines, standard control check-lists, relevant administrative notices, standard documents and forms shall be available in English. Where documentation is needed for purposes other than for that examination, but is not available in English, Croatia shall provide texts in English expeditiously following a request from the Commission.

Article 6

Termination of Agreement

1. The Commission and Croatia shall each, according to their respective specific obligations, monitor execution of the Programme in the framework of this Agreement. Without prejudice to the rights and obligations set forth elsewhere in this Agreement, each of the Contracting Parties may terminate this Agreement if the other fails to perform any of its obligations relating to this Agreement. Where one Contracting Party detects such a failure, it shall immediately inform the other Contracting Party.

2. Where the Commission has detected non-compliance with the obligations of this Agreement, it:

(a) shall notify Croatia of its intentions, with justification(s), and

(b) shall have the right, with regard to the Programme, but without prejudice to the Decisions referred to in Articles 11 and 12 of Section A of the Annex:

(i) to make financial corrections against Croatia,

(ii) to cease to transfer monies to Croatia,

(iii) to refrain from undertaking any new financial obligations on the part of the Community, and

(iv) if appropriate, to terminate this Agreement with effect from the time non-compliance was first detected.

Article 7

Detailed Conditions

Detailed conditions relating to the execution of this Agreement are set out in the Annex as follows:

Section A: Financial Management,

Section B: Management, Monitoring and Evaluation of the Programme,

Section C: General Provisions,

Section D: Quarterly and Annual Declarations of expenditure,

Section E: Guidelines for Certifying Body,

Section F: Further provisions as referred to in Sections A and B of this Agreement,

Section G: Dispute settlement.

The Annex to this Agreement shall form an integral part thereof.

Article 8

Contact Points

1. Correspondence relating to any matter, except information set out in Appendix to Section F, falling within the scope of this Multiannual Financing Agreement, and/or the scope of the Annual Financing Agreements provided for in Article 2, where appropriate stating the Programme’s number and title, shall be addressed to the following:

for the Community:

Commission of the European Communities

Directorate General for Agriculture and Rural Development

SAPARD Unit

Rue de la Loi, 130

BE - 1049 Brussels

Telephone: 00 32 2 296 73 37

Fax: 00 32 2 295 17 46

E-mail: agri-sapard@cec.eu.int

for the Republic of Croatia:

Ministry of Finance

Katančićeva 5

Republic of Croatia – 10000 Zagreb

National Autorising Officer

Ms. Martina Dalić

Telephone: +385 (0) 14591479

+385 (0) 14591093

Fax: +385 (0) 14591248

+385 (0) 14591322

E-mail: danijela.susak@mfin.hr

branka.kusic@mfin.hr

2. Correspondence relating to information set out in Appendix to Section F, falling within the scope of this Multiannual Financing Agreement, and/or the scope of the Annual Financing Agreements provided for in Article 2, where appropriate stating the Programme’s number and title, shall be addressed to the following:

for the Community:

Commission of the European Communities

European Anti-Fraud Office (OLAF)

Directorate C

Rue Joseph II, 30

BE - 1049 Brussels

for the Republic of Croatia:

Ministry of Finance

Katančićeva 5

Republic of Croatia – 10000 Zagreb

National Autorising Officer

Ms. Martina Dalić

Telephone: +385 (0) 14591479

Fax: +385 (0) 14591248

E-mail: martina.dalic@mfin.hr

Article 9

Entry into Force

This Agreement shall enter into force on the date when both Contracting Parties have notified each other of the completion of all necessary formalities for its entry into force.

Article 10

Signature

This Agreement shall be drawn up in duplicate in English and Croatian, each of the texts being authentic. However, in the event of divergence between versions, the English version shall prevail.

Done at Brussels and at Zagreb, respectively, this twentyninth day of December in the year two thousand and five.

For the Commission of the European Communities:

……………………………….

Mariann FISCHER BOEL

Member of the Commission

For the Governement of the Republic of Croatia:

……………………………….

Petar ČOBANKOVIĆ

Minister of Agriculture and Forestry and Water Management

ANNEX

SECTION A

FINANCIAL MANAGEMENT

Article 1

Scope

This Section sets out the financial provisions for execution of the Programme. The execution of the Programme shall be subject to the adoption of a Commission Decision conferring management of aid on an Agency and to the content of that Decision.

Article 2

Definitions

For the purposes of this Agreement, the following definitions shall apply:

(a) «National Fund» means the body established by Croatia in accordance with Article 2 of the Memorandum of Understanding and placed under the responsibility of the National Authorising Officer. The National Fund also acts as the Competent Authority.

(b) «Competent Authority» means the body in Croatia which,

(i) issues, monitors and withdraws accreditation of the SAPARD Agency, and

(ii) appoints a Certifying Body;

(c) «National Authorising Officer» means the senior official in the national administration referred to in Article 2 paragraph 2 of the Memorandum of Understanding, heading the National Fund and having the overall responsibility for the financial management of the Community pre-accession funds, also being the contact point for financial information sent between the Commission and Croatia.

(d) «SAPARD Agency» means the body established by Croatia and operating under its responsibility which discharges an implementing function and a paying function. Only one SAPARD Agency may be accredited at any time in Croatia.

(e) «Certifying Body» means the body which is operationally independent of the SAPARD Agency and establishes a certificate of the accounts, reports on the management and control systems and verifies the co-financing elements.

(f) «SAPARD euro account» means the account opened by the National Fund, on behalf of Croatia, under their responsibility in a financial or treasury institution bearing interest under normal commercial conditions to receive payments referred to in Article 7 of this Section and used exclusively for SAPARD transactions, maintained in euro and not subject to any charges or taxes.

(g) «Financial year» means the calendar year 1 January to 31 December.

(h) «Measure» is the means by which a priority is implemented, which enables projects to be co-financed; a measure is assigned a contribution from the Community and Croatia, as well as a set of specified targets.

(i) «Project» means any operation carried out by the final beneficiaries under the Programme.

(j) «Final Beneficiary» means the organisation or public or private undertakings responsible for conducting a project.

(k) «Community contribution» means the part co-financed by the Community in relation to the total eligible public expenditure carried out under the Programme.

(l) «Public expenditure» means Community plus other public expenditure from all public bodies in Croatia.

Article 3

Conferral of management of aid

1. Croatia shall permit the Commission to verify compliance with the conditions of Item 1 and Item 3 of Section F, hereinafter referred to in this Section as «the conditions», and with Article 4, Article 5, Article 6 and Article 14 of this Section, prior to taking a Decision on conferral of management of aid on an Agency.

For the establishment of compliance with the conditions and with the Articles mentioned in the first subparagraph, the Commission shall:

(a) examine the National Fund procedures and structures related to the implementation of the Programme and SAPARD Agency procedures and structures and, where appropriate, procedures and structures of other bodies to which tasks may have been delegated in accordance with Article 4 (4), Article 5 (3) and Article 6 (5) of this Section;

(b) carry out verifications on-the-spot.

2. Croatia shall ensure that, at all times, the National Authorising Officer of Croatia bears the full financial responsibility and liability for the funds resulting from the Community contribution. It shall communicate to the Commission a sample of the signatures of all actors involved in applications for payment from the Community under Article 9 of this Section. The National Authorising Officer shall be the contact point for financial information sent between the Commission and Croatia.

3. The Decision to confer management of aid on Agencies in Croatia may be made on a provisional basis, provided that the conditions and Articles referred to in the first sub-paragraph of paragraph 1 are complied with.

Article 4

Competent Authority

1. Croatia shall ensure that before accrediting the SAPARD Agency, the Competent Authority shall be satisfied that the administrative, accounting, payment and internal control arrangements of that Agency offer the following guarantees:

(a) the admissibility of claims and compliance with this Agreement are checked before payment is authorised;

(b) the commitments and payments effected are correctly and fully recorded in the accounts;

(c) the necessary documents are submitted within the time and in the form required;

(d) the eligibility of applications and compliance with this Agreement are checked before contracts with beneficiaries are signed and the commitment recorded.

The SAPARD Agency shall hold documents justifying the payments effected and documents concerning the carrying out of the prescribed administrative and physical controls. Where the relevant documents are held by the bodies responsible for authorising the expenditure, those bodies must transmit reports to the SAPARD Agency on the number of checks carried out, their content and the action taken in the light of the results.

2. Croatia shall ensure that the decision of the Competent Authority to accredit the SAPARD Agency is taken on the basis of an examination covering the procedures and structures for the arrangements referred to in paragraph 1. The examination shall, in particular, include the arrangements adopted to protect the Community’s interests, in respect of transactions to be financed by the Programme, taking account of Article 5 and Article 14 of this Section namely:

(a) the execution of payments,

(b) the safeguarding of the treasury,

(c) the security of computer systems,

(d) the maintenance of accounting records,

(e) the division of duties and the adequacy of internal and external controls,

(f) guarantees to be obtained,

(g) amounts to be collected,

(h) the selection of projects, tendering, contracting, and

(i) the respect of procurement rules.

3. The examination referred to in paragraph 2 shall also be conducted in relation to the SAPARD euro account and related procedures in the National Fund.

4. The examination referred to in paragraph 2 shall be conducted according to internationally accepted auditing standards.

The Competent Authority may delegate the conduct of the examination to other bodies. In all cases the National Authorising Officer, on behalf of Croatia, retains overall responsibility.

5. Accreditation may be provisionally granted for a period to be fixed in relation to the seriousness of the problem pending the implementation of any requisite changes to the administrative and accounting arrangements. In instances where such a provisional accreditation is envisaged, there must be satisfactory compliance with Article 5 and Article 14 of this Section, in particular with the following criteria:

(i) written procedures,

(ii) segregation of duties,

(iii) pre-project approval and pre-payment checks,

(iv) payment procedures,

(v) accounting procedures,

(vi) computer security,

(vii) internal audit and, where appropriate, public procurement provisions.

6. The Competent Authority shall ensure that the SAPARD Agency accounting system meets internationally accepted accounting standards.

7. If the Competent Authority is satisfied that the SAPARD Agency examined complies with all relevant requirements, it shall proceed with its accreditation. Otherwise, it shall address to the SAPARD Agency instructions relating to the administrative and accounting arrangements, and in particular to any conditions the Agency is required to fulfil before accreditation may be granted.

8. The Competent Authority shall communicate to the Commission the following particulars of the SAPARD Agency accredited to carry out the tasks set out in Article 5:

(a) the name and statute of the SAPARD Agency;

(b) the administrative, accounting and internal control conditions under which payments are made relating to implementation of the Programme;

(c) the act of accreditation which shall consist of a written confirmation that the body meets the criteria for accreditation, and, when relevant, shall set out the instructions as to changes and the period set;

(d) information on the following:

(i) the responsibilities vested in the SAPARD Agency,

(ii) the allocation of responsibilities between its departments,

(iii) its relationship with other bodies, public or private, which also hold responsibilities for executing measures under which it charges expenditure to the Programme,

(iv) the procedures by which claims by beneficiaries are received, verified, and validated, and by which expenditure is authorised, paid and accounted for,

(v) the provisions for internal audits.

The Competent Authority shall inform the Commission in advance of any proposed change in those particulars before those changes are implemented.

The Competent Authority shall also communicate to the Commission the results of both examinations referred to in paragraphs 2 and 3.

9. Croatia shall ensure that the Competent Authority monitors accreditation and that, where there is a failure to meet any of criteria set out in paragraph 5 (i) to (vii) by the SAPARD Agency’s operations, it shall immediately withdraw accreditation. The Competent Authority shall immediately inform the Commission thereon.

Article 5

Implementation and payment tasks of the SAPARD Agency

1. The implementation task of the SAPARD Agency shall include:

(a) call for applications and publicising terms and conditions for eligibility,

(b) project selection, including the application of ranking criteria in accordance with the Programme.

However,

i) where for the measure in question in the Programme there is only one designated beneficiary;

ii) for the agri-environment measure provided in the Programme the task of project selection has been granted to a designated body or bodies; and

iii) for projects involving infrastructure where in the Programme the task of project selection has been granted to a designated body or bodies

the SAPARD Agency, without prejudice to all of its other responsibilities, including assessment of eligibility, shall not perform project selection.

(c) Checking of applications for approval of projects against terms and eligibility conditions, and compliance with this Agreement, including, where appropriate, public procurement provisions,

(d) laying down contractual obligations in writing between the Agency and beneficiaries including information on possible sanctions in the event of non-compliance with those obligations and, where necessary, the issue of approval to commence work,

(e) execution of on-the-spot checks to establish eligibility both prior to and following project approval,

(f) follow-up action to ensure progress of projects being implemented,

(g) reporting of progress of measures being implemented against indicators,

(h) ensuring that the beneficiary is made aware of the Community contribution to the project.

2. The payment task of the SAPARD Agency shall include:

(a) checking of payment claims,

(b) execution of on-the-spot checks to establish eligibility for payment,

(c) authorisation of payment,

(d) execution of payment,

(e) accounting of commitments and payments,

(f) Controls on beneficiaries after payment of aid to establish whether the terms and eligibility conditions of the grants continue to be respected.

3. Where functions of implementation and payment are not discharged within a single administrative structure, the SAPARD Agency may delegate them to other parties provided the conditions referred to in paragraphs 2.3.1 to 2.3.8 of Article 14 of this Section are complied with. However, in no case may the functions of execution of payment, and of accounting of commitment and payment set out in Article 14.1.2. and 14.1.3. of this Section, be delegated. The project approval, on-the-spot controls and payment processes must be based on an appropriate segregation of duties.

4. Croatia shall ensure that any proposed changes in the implementing or paying arrangements of the SAPARD Agency after its accreditation are submitted by the Competent Authority to the Commission for examination in advance of their implementation.

5. Croatia shall ensure that where the SAPARD Agency does not also discharge the functions of the Managing Authority provided for in Article 2 (c) of Section B, the SAPARD Agency shall communicate to that Authority the information necessary for it to perform its functions.

6. In respect of investments in infrastructure projects of a type that would normally be expected to generate substantial net revenue, the SAPARD Agency shall assess, prior to entering into contractual arrangements with a potential beneficiary, whether the project is of this type.

7. In respect of investments in projects except those in infrastructure of a type not generating substantial net revenue, the SAPARD Agency shall ensure that for any project under the programme the cumulation of public aid granted from all sources does not exceed 50% of total eligible cost. Measures for training are considered to be human capital and not investment for the purposes of this paragraph.

In determining the rate of public aid for the purposes of this paragraph, account shall not be taken of national aid of a nature to facilitate access to credits granted without the benefit of any Community contribution provided under this Agreement. Croatia shall communicate to the Commission the particulars of such national aid schemes prior to their implementation within the framework of this Agreement.

Article 6

Tasks of the Certifying Body

1. Croatia shall ensure that the tasks of the Certifying Body shall comprise:

(a) delivery of a certificate on the annual account of the SAPARD Agency as well as the SAPARD euro account regarding the integrality, accuracy and veracity of those accounts,

(b) reporting on an annual basis on the adequacy of management and control systems of the SAPARD Agency as regards their capability to ensure conformity of expenditure with Article 7 (1) of this Section,

(c) verification of the existence and correctness of the national co-financing element referred to in Article 8 (2) of this Section.

2. The Certifying Body shall be a department or body which is operationally independent of the SAPARD Agency and which has an appropriate technical vocation.

3. The certificate referred to in paragraph 1 shall be based on an examination of procedures and of a sample of transactions. It shall cover compliance of payments with this Agreement as regards the capability of the SAPARD Agency’s and National Fund’s administrative structures to ensure that such compliance has been checked before a payment is made.

4. The report referred to in paragraph 1(b) shall state whether:

(a) the SAPARD Agency’s procedures, with particular regard to the criteria and functions in Article 4, Article 5 and Article 14 of this Section, are such as to give reasonable assurance that the operations charged to the Programme comply with this Agreement, and what recommendations have been made for the improvement of systems,

(b) the annual accounts referred to in Article 11 of this Section are in accordance with the books and records of the SAPARD Agency,

(c) the declarations of expenditure as provided for in Article 9 of this Section and Section D are a materially true, complete and accurate record of the operations charged to the Programme,

(d) the financial interests of the Community are properly protected as regards amounts to be collected and, where appropriate, guarantees obtained,

(e) recommendations on the improvement of systems addressed to the SAPARD Agency have been followed up,

(f) any exceptional transactions or technical difficulties have been experienced regarding the financial year concerned,

(g) any significant modification has been made since the previous report of the information.

The report shall be accompanied by information on the number and qualifications of staff undertaking the audit, on the work done, on the number of transactions examined, on the level of materiality and confidence obtained, on any weakness found and recommendations made for improvement, and on the operations of both the Certifying Body and other audit bodies, internal and external to the SAPARD Agency, from which all or part of the Certifying Body’s assurance on the matters reported was gained.

5. The Certifying Body shall conduct its examination according to internationally accepted auditing standards and the guidelines set out in Section E. Where the body appointed is the National Audit Office or equivalent, it may delegate some or all of the examination tasks referred to in paragraph 3 provided the tasks are discharged effectively. The Certifying Body in all cases retains overall responsibility for the tasks.

6. The checks shall be undertaken both during and after the end of each financial year.

7. The National Authorising Officer shall ensure that the Certifying Body’s certificate on the annual account and the audit report of its findings referred to in paragraph 1 shall in particular state whether it has gained reasonable assurance that the accounts to be transmitted to the Commission are true, complete and accurate, and that the internal control procedures have operated satisfactorily. The Certificate and the report shall be drawn up by 15 April at the latest of the year following the financial year concerned and communicated by the Competent Authority to the Commission by 30 April at the latest. The Monitoring Committee referred to in Article 7 of Section B shall receive a copy of the report.

Article 7

Commitments and payments from the Commission

1. Only SAPARD assistance granted in accordance with this Agreement shall be subject to co-financing by the Community.

2. Payment by the Commission of the Community contribution shall be made in accordance with the Annual Financing Agreement(s) referred to in Article 2 of this Agreement to the SAPARD euro account and provided that the verifications referred to in Article 9 of this Section have not indicated any problems.

3. Payments shall be posted to the earliest open commitment.

Community budget commitments for Croatia shall be made in the Commission accounts on the basis of the Commission decision authorising signature of each Annual Financing Agreement.

Commitments shall as a general rule be effected annually. The first commitment in the Commission accounts for Croatia shall be made when the Commission decision authorising signature of the Annual Financing Agreement has been taken. Subsequent commitments shall be effected each year by the Commission decision authorising signature of each Annual Financing Agreement. Each annual commitment shall be set out in the Annual Financing Agreement.

4. Unless provided otherwise in an Annual Financing Agreement, the Commission shall automatically decommit:

(a) the entire commitment relating to any year if signature of the Annual Financing Agreement has not been taken by the end of the following year,

(b) any part of a commitment which has not been settled by the payment on account or for which it has not received a payment application containing all elements to enable payment by the Commission pursuant to paragraph 6 by the end of the second year following the year of commitment.

5. Subject to available appropriations, the Commission shall make an initial payment on account to the SAPARD euro account. This payment, which may be made in more than one instalment, shall not exceed 49% of the annual commitment to Croatia set out in the first Annual Financing Agreement. The payment shall be made after adoption of the Programme, on condition that the SAPARD Agency accreditation has been subject to the Decision referred to in Article 3 (1) of this Section, and after this Agreement and the first Annual Financing Agreement have been concluded. The payment shall be repaid in euro with all interest accrued if no acceptable payment application in accordance with Article 9 of this Section is received by the Commission within 18 months of the date of the initial instalment of that payment.

Where the payment on account made is less than the 49%, requests may be submitted to the Commission for additional payments on account within that overall limit, based on the sum of expenditure declarations referred to in Article 8 (1)(b) of this Section, but not yet settled. Subject to availability of appropriations, the Commission shall make further payments on account reflecting this anticipated need.

Throughout the lifetime of the Programme, the National Authorising Officer shall use the payment on account only to pay the Community contribution to expenditure in compliance with this Agreement. All interest earned on the payment on account shall be used exclusively for the Programme.

6. Interim payments, other than those on account, shall be made by the Commission to reimburse expenditure actually paid under the Programme as certified by the National Authorising Officer in accordance with Article 9 of this Section. Such payments shall be calculated and made at the level of measures contained in the financing plan of the Programme.

They shall be subject to the following conditions:

(a) the latest annual implementation report due, containing the information specified in Article 8 (5) of Section B, must have been forwarded to the Commission;

(b) expenditure by measure must be consistent with the Programme including, where appropriate, flexibility between measures and within the limit of the Community contribution pursuant to the concluded Annual Financing Agreement;

(c) any recommendations as referred to in Article 8 (3) of Section B must have been acted upon within the specified period, or where those recommendations are intended to remedy serious shortcomings in the monitoring or management system which undermine proper financial management of the Programme, reasons have been communicated by Croatia to explain why no action has been taken; any requests for corrective action by the Commission must have been acted upon;

(d) account must be taken of the financial consequences of any Decisions taken in accordance with Article 11 and Article 12 of this Section;

(e) information requested by the Commission necessary to clarify any elements relevant to the payment application has been provided.

Croatia and the National Authorising Officer shall be informed immediately by the Commission if any of these conditions is not fulfilled. They shall take the necessary steps to remedy the situation before the payment application is accepted.

7. The combined total of the payments referred to in paragraphs 5 and 6 which are made in respect of the Programme, prior to the payment made in accordance with paragraph 8, shall not exceed 95% of the Community commitment for the Programme.

8. The final balance of the Programme shall be paid:

(a) if the National Authorising Officer submits to the Commission within the deadline for payment laid down in the final Annual Financing Agreement, a certified statement of expenditure actually paid in accordance with Article 9 of this Section;

(b) the final report on implementation has been submitted to and approved by the Commission;

(c) when the Decision referred to in Article 11 of this Section has been adopted. The payment shall not prejudice the adoption of a subsequesnt decision pursuant Article 12 of this Section.

Article 8

Payments from the SAPARD Agency

1. Croatia shall ensure that payments from the SAPARD Agency to the beneficiary are:

(a) made in national currency and debited as appropriate against the SAPARD euro account. The payable order(s) to the beneficiary(ies) or to their assignee(s) shall as a general rule be issued within 3 working days of this debit,

(b) based on declarations of expenditure incurred by the beneficiary evidenced by original receipted invoices or other relevant documents where, according to the Programme, aid is not a function of expenditure. Such declarations shall include only expenditure or, in the case where aid is not a function of expenditure, events occurring no earlier than the date the contract was concluded making the claimant a beneficiary under the Programme for the project concerned, except as regards that for feasibility and related studies and for the Technical Assistance measure. Except for actions under the Technical Assistance measure, expenditure shall in no case relate to projects selected, contracts concluded by or on behalf of the SAPARD Agency and beneficiaries, and expenditure paid earlier than the date(s) specified in the Commission Decision referred to in Article 3 (1) of this Section. Where original invoices or the other relevant documents referred to in this sub-paragraph are not retained by the SAPARD Agency following receipt, the SAPARD Agency shall ensure that copies shall be taken and arrangements made to ensure that the originals will be made available for audit and inspection purposes.

2. The SAPARD Agency shall ensure that the Community contribution is made simultaneously with expenditure by any other public bodies. However, in the case of beneficiaries in the public sector, the Community contribution may be made later than that by other public bodies. In no case may the Community contribution be made before the contributions by public bodies in Croatia.

3. The SAPARD Agency shall ensure that total public expenditure by all public bodies in Croatia for each measure and project is identifiable in the SAPARD Agency.

4. The SAPARD Agency shall maintain records of each payment which include at least the following information:

(a) the amount in national currency,

(b) the corresponding amount in euro.

The ratios of Community and national contributions to public expenditure, and of total public expenditure to total eligible costs, shall be determined in national currency.

5. The SAPARD Agency shall ensure that any amount(s) which it finds has been inadvertently paid in excess of the sum due, noted by it and which have been incorporated in expenditure declarations charged to the SAPARD euro account, are recorded within 3 working days in the SAPARD euro account and deducted from the next application for payment to the Commission referred to in Article 9 of this Section.

6. The SAPARD Agency shall ensure timely treatment of payment requests by beneficiaries. In cases where the interval between receipt of the supporting documents needed to make the payment and issuing of the payment order exceeds three months, Community co-financing may be reduced in accordance with the following rules:

(a) where expenditure effected after the deadlines is equal to 4 % or less of the expenditure effected before the deadlines, no reduction shall be made, irrespective of the number of months’ delay,

(b) above the threshold of 4 %, all further expenditure effected with a delay of up to:

– one month shall be reduced by 10%,

– two months shall be reduced by 25%,

– three months shall be reduced by 45%,

– four months shall be reduced by 70%,

– five months or more shall be reduced by 100%.

However, the Commission will apply a different time scale and/or lower reductions or none at all, if exceptional management conditions are encountered for certain measures, or if well-founded justifications are introduced by Croatia.

Before taking the decision the Commission shall inform Croatia allowing Croatia to make its position known within 10 working days. The Commission shall inform Croatia of its final decision, stating the reasons on which the decision is based.

Article 9

Application for payment from the Community

1. The SAPARD Agency shall, on a quarterly basis, present payment applications in accordance with the Form D-1 as set out in Section D, signed and certified, and transmitted by the National Authorising Officer, on behalf of Croatia, to the Commission within one month of the end of each quarter. However, supplementary applications may be submitted only if justified on the basis of the risk of the net balance in the SAPARD euro account being exhausted before the next quarterly application has been processed or if there is a risk of decommitment being invoked pursuant to the provisions of the relevant Annual Financing Agreement.

2. The Commission shall verify the payment applications taking account of Article 7 of this Section.

3. Expenditure declared in the payment applications shall be reimbursed by the Commission within two months of an acceptable payment application being received by it provided that:

(a) the verifications in Article 7 (6) and where appropriate Article 7 (8) of this Section, have not indicated any problems;

(b) no suspension of payments has been decided concerning the measure(s) that is or are the subject of the application in question;

(c) appropriations are available.

Article 10

Exchange rate and interest

1. Croatia shall ensure that the rate recorded for conversion between euro and national currency is that for Croatia published by the European Central Bank on the Internet at 14.15 C.E.T.:

(a) for payments by the SAPARD Agency, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding the month during which the expenditure was recorded in the accounts of the SAPARD Agency. The date the payment order is issued to the beneficiary or their assignee shall be the date shown in the accounts;

(b) for overpayments by the SAPARD Agency and for debts not recovered by the SAPARD Agency, as well as debts that have not been collected within 2 years of their registration in the debtor’s ledger, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding the month during which the overpayment or the debt were first noted;

(c) for amounts fixed by the clearance of accounts and conformity clearance Decisions, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding the month during which the Decision was taken;

(d) for debts recovered in accordance with Article 14 (2.8). of this Section, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding on the month during which the debt was recovered;

(e) for irregularities recovered in accordance with Article 13 of this Section, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding the month during which the amount was recovered;

(f) for interest earned on the SAPARD Agency account(s), the rate on the day the interest was credited to the account which must be at least monthly.

In the event that a rate for a day is not published, the rate for the most recent previous working day of publication shall be used.

2. Where the time-limits in the Decisions taken pursuant to Article 11 and 12 of this Section are not complied with, any outstanding amount shall generate interest at a rate equal to the Euribor rate for three month deposits published by the European Central Bank plus 1.5% points. That rate shall be the monthly average of the month in which those Decisions were taken.

3. Croatia shall ensure that interest earned on the SAPARD euro account is used exclusively for the Programme. Accounts related to SAPARD funds held by the SAPARD Agency shall bear interest under normal commercial conditions. Interest earned on those accounts attributable to the Community contribution shall also be used exclusively for the Programme and shall not be subject to any charges or taxes. All interest attributable to the Community contribution shall be additional to the amounts included in the Annual Financing Agreements and shall be counted as a further contribution by the Community. Appropriate Programme changes shall be made pursuant to Article 7 of Section B.

However, interest not accounted for by projects assisted under the programme shall be notified to the Commission within three months of this amount being known and shall be paid to the Commission in euros.

Article 11

Clearance of accounts Decision

1. Croatia shall ensure that the National Authorising Officer shall submit to the Commission, by 30 April at the latest of the year following the financial year concerned, the annual accounts of the SAPARD Agency accompanied by the information referred to in Article 6 (1) of this Section, concerning the SAPARD Agency and the National Fund, and relating to transactions financed under the Programme.

2. The accounts referred to in paragraph 1 shall be submitted using Form D2 as set out in Section D.

3. Expenditure declared in respect of a given month must relate to payments made less any receipts.

The relevant date for payments shall be the date on which the SAPARD Agency has sent the payment order to a financial institute or beneficiary or their assignee. The relevant date for receipts shall be the date on which the amount was recorded in the account.

Expenditure declared may include corrections to data reported for previous months in the same financial year.

For a given financial year, all transactions recorded in the accounts of the SAPARD Agency in that year shall be taken into consideration.

4. Where payments due under the Programme are encumbered by claims, they shall be deemed to have been made in their entirety within the meaning of the first sub-paragraph of paragraph 3:

– on the date of the payment of the sum still due to the beneficiary, if the claim is less than the expenditure settled,

– on the date of the settlement of the expenditure, if the latter is less than or equal to the claim.

5. Payment orders not executed and payments debited to the account and then re-credited shall be shown in Form D2 as deductions from expenditure in respect of the month during which the failure to execute or the cancellation is reported to the SAPARD Agency.

6. The Commission shall, by 30 September at the latest of the year following the financial year concerned, on the basis of the information referred to in paragraph 1, take a Decision to clear the account of the SAPARD Agency (hereinafter referred to as «the Clearance of Accounts Decision»).

The clearance of accounts Decision shall cover the integrality, accuracy and veracity of the accounts submitted and shall not prejudice the adoption of a subsequent conformity clearance Decision, pursuant to Article 12 of this Section.

The clearance of accounts Decision shall also cover the clearance of the SAPARD euro account and amounts to be credited to that account in accordance with Article 13 (2) and Article 14 (2.8) of this Section.

7. The Commission shall communicate to Croatia the results of its verifications of the information supplied, together with any amendments it proposes, by 15 July at the latest following the end of the financial year. If, for reasons attributable to Croatia, the Commission is unable to clear the accounts of Croatia before 30 September at the latest, the Commission shall notify Croatia of further enquiries it proposes to undertake.

8. The amount fixed by the clearance of accounts Decision shall normally be added to or deducted from the next payment(s) due from the Commission to Croatia. However, where the amount to be deducted fixed by the clearance of accounts Decision exceeds the level of possible subsequent payments, the National Authorising Officer, on behalf of Croatia, shall ensure that the amount not covered by the balance shall be credited to the Commission in euro within two months of notification of that Decision. The Commission may however, on a case by case basis, decide that any amount to be credited to it shall be offset against payments due to be made by the Commission to Croatia under any Community instrument.

Article 12

Conformity clearance Decision

1. The Commission shall take a Decision (hereinafter referred to as «the conformity clearance Decision») on the expenditure to be excluded from Community co-financing where it finds that expenditure has not been effected in compliance with this Agreement.

2. When, as a result of any enquiry, the Commission considers that expenditure has not been effected in compliance with this Agreement, it shall, before a conformity clearance Decision is taken, notify in writing the National Authorising Officer of the results of its checks and indicate the corrective action to be taken to ensure future compliance. The communication shall make reference, as appropriate, to the relevant articles of this Multiannual Financing Agreement, the Programme, the Decision referred to in Article 3 (1) of this Section and the Annual Financing Agreement(s).

3. The National Authorising Officer shall reply in writing within two months, and the Commission may modify its position in consequence. In justified cases, the Commission may agree to extend that period for reply.

After expiry of the period for reply, the Commission shall invite Croatia to a bilateral discussion, and both parties shall endeavour to reach an agreement as to the action to be taken and on an evaluation of the gravity of the infringement and the financial loss to the Community. Following that discussion and any deadline after the discussion fixed by the Commission for the provision of further information or, where Croatia does not accept the invitation to the meeting before the deadline set by the Commission, after that deadline has passed, the Commission shall formally communicate its conclusions to Croatia.

If no agreement is reached, the National Authorising Officer, on behalf of Croatia, may ask for a procedure provided for in Item 9 of Section F to be initiated, with a view to mediating between the respective positions within a period of four months. The results of that procedure shall be set out in a report drawn up by the Conciliation Body taking account of the provisions laid down in Item 9 of Section F. The report shall be sent to and examined by the Commission before a conformity clearance Decision is taken.

4. The Commission shall evaluate the amounts to be excluded having regard in particular to the degree of non-compliance found. The Commission shall take into account the nature and gravity of the infringement and the extent of the risk of financial loss to the Community.

5. A refusal to finance may not involve expenditure for a measure in respect of which the final payment was effected prior to 24 months preceding the Commission’s written communication of the results of the checks referred to in paragraph 2 to the National Authorising Officer. This shall not apply to the financial consequences of irregularities as referred to in Article 13 of this Section. Where texts necessary for the performance of those checks are not available in English this period shall be extended by the length of time between the Commission requesting documents in English and their receipt.

6. In cases where controls have not been correctly established or executed by the SAPARD Agency, a financial correction may be applied which may include application of flat rate corrections the level of which shall be proportionate to the risk of financial loss for the Community.

7. The amount to be recovered in accordance with the conformity clearance Decision, shall be communicated to the National Authorising Officer who shall, on behalf of Croatia, ensure that the amount is credited to the SAPARD euro account within two months of the date the conformity clearance Decision was taken and deducted from the next application for payment to the Commission. The Commission may, however, on a case by case basis, decide that any amount to be credited to it shall be offset against payments due to be made by the Commission to Croatia under any Community instrument.

8. The amount to be recovered in accordance with the conformity clearance Decision shall not be reallocated to the Programme.

Article 13

Irregularity and control provisions

1. Croatia shall without prejudice to the provisions of this Agreement, in accordance with national provisions laid down by law, regulation or administrative action take the actions necessary to:

(a) satisfy itself that transactions financed by the Programme are actually carried out and executed correctly;

(b) prevent and deal with suspected and actual cases of fraud and irregularities;

(c) recover sums lost as a result of irregularities or negligence.

Croatia shall inform the Commission of actions taken for those purposes and in particular of the state of the administrative and judicial procedures.

2. Sums recovered as referred to in paragraph 1 (c) relating to the Community contribution shall be paid to the accredited SAPARD Agency and deducted by it from the expenditure which has been financed by the Programme.

3. Croatia shall make available to the Commission all information required for the proper working of the Programme and shall take all suitable action to facilitate the supervision which the Commission considers necessary within the framework of the management of Community financing, including inspections on-the-spot.

4. Authorised representatives appointed by the Commission to carry out inspections on-the-spot shall have access to the books and all other documents, including information created or stored in electronic form, relating to expenditure financed by the Programme.

They may, in particular, check:

(a) whether administrative practices are in accordance with this Agreement;

(b) whether the requisite supporting documents exist and tally with the transactions financed by the Programme;

(c) the conditions under which transactions financed by the Programme are carried out and checked.

The Commission shall give due notice before the inspection is carried out to Croatia. Officials of Croatia may take part in the inspection.

5. At the request of the Commission and with the agreement of Croatia, inspections or inquiries concerning the transactions referred to in this Agreement may be carried out by the authorities of Croatia.

Officials of the Commission may also participate in those inspections or inquiries.

6. Without prejudice to paragraphs 1 to 5, Croatia shall apply the provisions of Item 4, Item 5, Item 6 and Item 7 of Section F, concerning irregularities and the organisation of an information system in this field.

Article 14

Functions and Criteria for Accreditation as a SAPARD Agency

Croatia shall ensure the SAPARD Agency executes the following:

1. FUNCTIONS

1.1. Authorisation of commitments and payments: the objective of this function is the establishment of the amount that shall be paid to a claimant or to their assignee(s) in compliance with this Agreement, in particular those concerning the eligibility of applications for approval and claims for payment, compliance with commitments entered into concerning project approvals, tendering and contracting procedures, and verification of the work carried out or services supplied.

1.2. Execution of payments: the objective of this function is the issuing of an instruction to the Agency’s bankers, or, in appropriate cases, a governmental payments office, to pay the authorised amount to the claimant (or their assignee(s)).

1.3. Accounting for commitments and payments: the objective of this function is the recording of the commitment and payment in the Agency’s separate books of accounts of SAPARD expenditure, which will normally be in the form of an electronic data processing system, and the preparation of periodic summaries of expenditure, including the periodic and annual declarations to the Commission. The books of account shall also record details of debts to be recovered.

1.4. Control: the objective of this function is to verify the facts on which applications and claims are based in order to review their compliance with this Agreement and the terms and conditions of the commitment between the SAPARD Agency and the beneficiary. Controls shall, where appropriate, include pre-project selection checks, remeasurement, checks on quantity and quality of goods or services delivered an analysis or a sample control, pre-payment checks and any special provisions for implementing this Agreement as to the eligibility of the expenditure. In order to establish eligibility, controls shall include, where appropriate, examinations of a technical nature, which can involve economic financial assessments and checks of a specific agricultural, technical or scientific nature.

1.5. Reporting: the objective of this function is to ensure that progress of the individual projects and measures is reported in a way which helps to ensure the effective and efficient implementation of the measure.

2. CRITERIA

2.1. The SAPARD Agency’s administrative structure shall provide for the separation of the three functions of authorisation, execution and accounting. Each of those functions shall be the responsibility of a separate administrative sub-unit whose responsibilities shall be defined in an organisation chart.

2.2. The SAPARD Agency shall adopt the following procedures or those offering equivalent guarantees:

2.2.1. The SAPARD Agency shall lay down detailed written procedures for the receipt, recording and processing of applications for project approval, claims, invoices and supporting documents and control reports including a description of all documents to be used.

These procedures shall ensure that only claims for payment or projects selected which comply with the project selection criteria are processed and shall ensure the maintenance of a project file with all relevant documentation to audit the project.

2.2.2. The division of duties shall be such that no official has responsibility at any time, for any project, for more than one of the responsibilities for approving projects, authorising payment, paying or accounting for sums. The work of each official performing one of those tasks shall be supervised by way of re-performance by a second official. The responsibilities of each official shall be defined in writing, and financial limits shall be set to their authority. All the staff of the SAPARD Agency will sign a Declaration of confidentiality and impartiality to avoid conflicts of interest. Staff training shall be appropriate, and staff in sensitive positions shall be rotated or subject to increased supervision.

2.2.3. Each official responsible for authorisation shall have at their disposal a detailed check-list of the verifications required to be undertaken, and in the supporting documents of the claim shall attest that these checks have been performed. This attestation may be made by electronic means subject to the control requirements referred to in point 2.2.6.

There shall be evidence of review of the work by a more senior member of staff. The analysis, the appraisal and approval of the projects shall be evidenced in writing. The analysis of the project shall be guided by the principles of sound financial management.

2.2.4. An application or claim shall be authorised only after sufficient checks have been made to verify that it complies with this Agreement. The checks shall include those required by the provisions governing the specific measure under which aid is claimed, and those required to prevent and detect fraud and irregularity with particular regard to the risks presented.

As part of the authorisation function, applications shall be subject to checks which include establishment of adherence to terms and conditions, eligibility, completeness of documents, correctness of supporting documents, date of receipt.

All checks to be undertaken shall be specified in a check-list, and their performance shall be attested for each application and claim, or for each batch of applications or claims.

As regards the services or goods delivered, the control shall consist of:

– Documentary control: to ensure that data on quantity, quality and price of the goods or services on the invoice reconcile with those ordered;

– Physical control: to ensure that the quantity and quality of the goods or services match those mentioned in the invoice or claim form.

This control of services or goods can also be performed on a continuous basis during delivery that is to say, when initial or interim payments are made.

2.2.5. Procedures shall ensure that payment is made only to the claimant, to their bank account or to their assignee. The payment shall be executed by the Agency’s banker, or, as appropriate, a governmental payments office, or the cheque mailed, as a general rule, within 3 working days of the date of debit against the SAPARD euro account.

All payments for which transfers are not executed, shall be re-credited to the SAPARD euro account within 3 working days of notification of their non-execution.

Amounts arising from cheques not cashed within the period of their validity, shall be credited to the SAPARD euro account within 3 working days of notification of their non-execution.

No payments shall be made in cash. The approval of the authorising official and supervisor may be made by electronic means, provided an appropriate level of security is ensured, and the identity of the signatory is entered in the electronic records.

2.2.6. Where applications, claims or invoices are processed using a computer system, access to the computer system shall be protected and controlled in such a way that:

(a) all information entered into the system is properly validated to ensure that input errors are detected and corrected and submitted to logical checks to detect inconsistent or extraordinary data,

(b) no data may be entered, modified, or validated, except by authorised officials to whom individual passwords are attributed,

(c) the identity of each official entering, or modifying, data or programmes is recorded in an operations log,

(d) passwords shall be changed regularly to avoid misuse,

(e) hard and software changes shall be tested, and approved before implementation, that is, subject to a change management procedure,

(f) computer systems shall be protected from unauthorised access by physical controls, and the data shall be backed up by copies stored in a separate, safeguarded location,

(g) all data entry shall be checked by logical checks aimed at detecting inconsistent or extraordinary data,

A comprehensive information technology security policy shall be developed on the basis of an approved strategy for information and communication technology to ensure confidentiality, integrity and availability of all data.

2.2.7. Procedures shall ensure that changes in rates of aid or terms and conditions for the grant of aid are recorded and the instructions, databases and checklists up-dated in good time.

2.3. Part or all of the authorisation and the control function may be delegated to other bodies provided that the following conditions are fulfilled:

2.3.1. The responsibilities and obligations of the other bodies, in particular concerning the control and verification of compliance with this Agreement shall be clearly defined.

2.3.2. The bodies shall have effective systems for ensuring that they fulfil their responsibilities in a satisfactory manner.

2.3.3. The bodies shall confirm to the Agency that they in fact fulfil their responsibilities and describe the means employed.

2.3.4. The SAPARD Agency shall be informed on a regular and timely basis of the results of controls effected, so that the adequacy of the controls may always be taken into account before a claim is authorised or settled or an invoice is paid. The work performed shall be described in detail in a report accompanying each application and claim, batch of applications and claims or, when appropriate, in a report covering one year. The report shall be accompanied by an attestation of the eligibility of the approved applications and claims and of the nature, scope and limits of the work done. The report shall identify physical and administrative checks performed, the method described, the results of all inspections and the action taken in respect of discrepancies and irregularities reported upon. The supporting documents submitted to the Agency shall be sufficient to provide assurance that all the required checks on the eligibility of the claims or invoices authorised for payment have been performed.

2.3.5. The SAPARD Agency must be satisfied, before the project is approved and before the aid is granted, that the other bodies have followed procedures which comply with the criteria set out in this Article.

2.3.6. Without prejudice to the provisions of Article 5(1)(b), criteria for assessing applications and their order of priority shall be clearly defined and documented.

2.3.7. Where documents relating to the claims authorised, expenditure committed and controls effected as well as those relating to projects not selected are retained by other bodies, both these bodies and the Agency shall set up procedures to ensure that the location of all such documents that are relevant to specific payments made by the Agency is recorded, and that these documents shall be made available for inspection at the Agency’s offices at the request of the persons and bodies who would normally have the right to inspect such documents, including:

(i) the Agency’s staff who deal with the claim,

(ii) the Agency’s internal audit service,

(iii) the Certifying Body that attests the Agency’s annual declaration,

(iv) duly authorised agents or representatives of the Community.

2.3.8. Written agreements shall be concluded between the SAPARD Agency and bodies to which functions of the SAPARD Agency have been delegated. Such agreements shall clearly identify the functions to be performed by the delegated body and the type of supporting documents and reports to be sent to the SAPARD Agency within specified time limits. The overall system, including the delegated functions performed by other bodies, shall be set out in an organisation chart.

The agreement shall provide for access by duly authorised agents or representatives of the Community to information held by these delegated bodies and for the investigation by such officials of applications including the carrying out of checks on projects and recipients of aid.

2.4. Accounting procedures shall ensure that declarations of expenditure to the Commission are complete, accurate and timely, and that any errors or omissions are detected and corrected, in particular through checks and reconciliation performed at intervals of not more than three months. A full audit trail for every item entered into the accounts shall be provided.

The SAPARD Agency’s accounting procedures shall ensure that the accounting system can produce, in euro and national currency, for each regional office, and for each project, contract or measure and sub-measure, the total cost, the committed expenditure, part payments and balance payments. Deadlines shall be set for the cancellation of commitments where work has not been completed within an agreed timetable. Such cancellations shall be appropriately recorded in the accounting system.

2.5. The SAPARD Agency shall ensure the existence of an internal audit or equivalent service to ensure that the Agency’s system of internal control operates effectively. The internal audit service shall be independent of the Agency’s other departments and shall report directly to the Agency’s top management. The internal audit service shall verify that procedures adopted by the Agency, and modifications thereto, are adequate to ensure that compliance with this Agreement is verified, and that accounts are accurate, complete and timely. Verifications may be limited to selected measures and sub-measures and to samples of transactions provided that an audit plan ensures that all significant areas, including the departments and bodies responsible for authorisation and those departments and bodies to which functions have been delegated, are covered over a period not exceeding three years. The internal audit service’s work shall be performed according to internationally accepted auditing standards, shall be recorded in working papers and shall result in reports and recommendations addressed to the Agency’s top management. The audit plans and reports shall be made available to the Certifying Body and to duly authorised agents or representatives of the Community to undertake financial audits and for the sole purpose of appraising the effectiveness of the internal audit function.

2.6. The rules for the procurement by public bodies of services, works and supplies in Croatia shall be transparent, non-discriminatory and give rise to no conflicts of interest. They shall be consistent with the rules set out in the Commission manual entitled «Rules and Procedures for Service, Supply and Works Contracts financed from the General Budget of the European Communities in the context of Cooperation with Third Countries»(C(2003)697/3). However, the requirements for ex-ante approval by the Commission included therein shall not apply. The services, works, machinery and supplies procured shall originate in the Community or in the countries referred to in Item 8 of Section F. However public procurement procedures initiated from accession to the European Union shall be run in accordance with Community legislation.

2.7. For procurement other than that provided for in point 2.6, the following must originate in the Community or in the countries referred to in Item 8 of Section F:

(i) Services, works, machinery and supplies procured;

(ii) Supplies and equipment purchased by a contractor for works or service contracts if the supplies and equipment are destined to become the property of the project once the contract has been completed.

2.8. The Agency shall set up, in respect of the Programme, a system for the recognition of all amounts due and for the recording in a debtors ledger of all such debts, including irregularities prior to their receipt. The debtors ledger shall be inspected at regular intervals with the aim of taking action to collect debts that are overdue, in particular in the case of forfeited guarantees and reimbursed payments. Without prejudice to Article 8 (5) of this Section or any national provisions concerning recovery of debts, any financial contribution charged to the Community in respect of these sums including irregularities shall be written off at the end of the second year following its registration in the debtors ledger and deducted from the next application for payment as provided for in Article 9 of this Section. Any interest recovered by the SAPARD Agency attributable to the Community contribution in respect of debts recovered shall be recorded in the SAPARD Agency account(s) and used exclusively for the Programme. The SAPARD Agency shall ensure that any amounts recovered are credited to the SAPARD euro account within 3 working days of the date of recovery.

2.9. The SAPARD Agency shall ensure that adequate publicity is given to the availability of support. This publicity shall make reference to Community co-financing and be directed towards all potential project managers and operators so as to obtain as wide as possible a selection of potential project managers and operators. Standard application forms with clear guidelines for completion and conditions for eligibility shall be drawn up in advance of the launch of the scheme. No charges shall be imposed on potential beneficiaries or on beneficiaries for information, including application forms, relating to the Programme. This provision is without prejudice to the application of charges levied generally in the rest of the economy.

2.10. The SAPARD Agency shall process applications from beneficiaries in a timely manner.

2.11. The SAPARD Agency shall install an appropriate system to report on progress of each project and measure towards pre-defined indicators. Where appropriate these indicators shall, with the approval of the Monitoring Committee and subject to Commission approval, be revised.

2.12. Where delays arise in meeting pre-defined targets, action shall be taken including where appropriate, withdrawal of approval of a project. Proper records shall be kept of all action taken.

2.13 An appropriate management information system shall be used for the speedy generation of appropriate reports on the projects and measures. These reports shall be made available to the Managing Authority, the Monitoring Committee and the Commission on request.

Article 15

Record keeping

The SAPARD Agency and the National Fund shall keep all documents including those relating to projects that have not been selected, at the disposal of the Commission until expiry of the 24 month period referred to in Article 12 (5) of this Section. However as regards irregularities referred to in Article 12 (5) and Article 13, documents shall be at the disposal of the Commission until completion of all follow-up work.

The Agency and the National Fund shall ensure that if they do not hold those documents themselves, the documents are kept at the disposal of the Commission for that period.

SECTION B

MANAGEMENT, MONITORING AND EVALUATION OF THE PROGRAMME

Article 1

Scope

This Section sets out the provisions for the management, monitoring and evaluation of the Programme. Croatia shall ensure that it applies these provisions.

Article 2

Definitions

For the purposes of this Agreement:

(a) «priority» means one of the principal needs recognised as requiring assistance to attain the objectives of the strategy adopted in the Programme;

(b) «sub-measure» means the components making up a measure that may also be subject to specific objectives;

(c) «Managing Authority» as referred to in the Annex to the Memorandum of Understanding meaning an administrative entity within the national administration in charge of the operational programming and monitoring of SAPARD programme designated by Croatia:

(i) to gather the information on monitoring and evaluation of the programme;

(ii) to report this information to the Monitoring Committee and the Commission, and

(iii) to ensure a close link between the general accession process and the use of Community financial assistance.

(d) «Monitoring Committee» as referred to in the Annex to the Memorandum of Understanding meaning a main monitoring body for the implementation of the programme with participation of the Commission and Croatia. The Committee is chaired by a senior official of the administration at ministerial or secretary of state level. Representatives of the Managing Authority, the SAPARD Agency, relevant stakeholders as well as the National Authorising Officer also participate.

Article 3

Partnership

1. The Programme shall be implemented in close collaboration between the Commission and Croatia, together with the authorities and bodies designated by Croatia namely:

(a) any relevant regional and local authorities and other competent public authorities,

(b) the economic and social partners,

(c) any other relevant competent bodies.

2. The collaboration shall be conducted in full compliance with the respective institutional, legal and financial powers of the authorities and bodies designated in accordance with paragraph 1.

In designating the most representative partnership at national, regional, local or other level, Croatia shall create a wide and effective involvement of all the authorities and relevant bodies, according to national rules and practice, taking account of the need to promote equality between men and women and sustainable development through the integration of environmental protection requirements.

All the designated parties, hereinafter referred to as «the partners», shall pursue the objectives of the Programme.

3. Partnership shall cover the financing, implementing, monitoring and evaluation of the Programme. Croatia shall ensure the involvement of the relevant partners for the duration of the Programme.

Article 4

Eligibility of expenditure

1. Expenditure shall be eligible for Community support under SAPARD only, if in addition to being in conformity with this Agreement, the use of SAPARD assistance is also in accordance with the principles of sound financial management and, in particular, of economy and cost-effectiveness.

The rules in existing national legislation on eligibility of expenditure shall apply, provided that these rules have been previously communicated to the Commission and specifically accepted by it, no later than the Commission Decision is taken conferring management of aid provided for in Article 3(1) of Section A is taken and without prejudice to that Decision

and

The rules for eligibility of expenditure proposed, on a measure by measure basis, by Croatia such as in a procedures or operational manual shall apply. The Commission shall inform Croatia of its acceptance or otherwise of the proposed rules within three months of their receipt but no later than the Commission Decision conferring management of aid provided for in Article 3(1) of Section A is taken and without prejudice to that Decision.

2. Unless the Commission expressly and explicitly decides otherwise, the following expenditure is not eligible for Community co-financing under the Programme:

(a) Purchase, rent or leasing of land and existing buildings irrespective of whether the lease results in ownership being transferred to the lessee;

(b) Taxes, customs and import duties

(c) Operating costs including maintenance and rental costs;

(d) Leasing, except where the lease results in ownership being transferred to the lessee;

(e) The costs of any services, supplies and works costing more than HRK 75.000 for which the beneficiary has not obtained quotations from at least three suppliers, the originals of these being included in the declaration of expenditure referred to in Article (8)(b) of Section A;

(f) Bank charges, costs of guarantees and similar charges;

(g) Conversion costs, charges and exchange losses associated with the SAPARD euro account;

(h) Costs incurred by public administration, including the SAPARD Agency and, in particular, overheads, rentals and salaries of staff employed on activities of management, implementation, monitoring and control;

(j) General costs for a given project, such as architects’, engineers’ consultants’ and legal fees, costs of feasibility studies for preparing and or implementing the project, and costs for acquisition of patents and licences directly related to that project, which exceed 12% of total eligible expenditure excluding these general costs;

(k) Expenditure related to the products or services that do not respect the provisions referred to in paragraphs 2.6 and 2.7 of Article 14 of Section A;

(l) Expenditure on projects which have generated user or participant fees prior to project completion without the amounts concerned having been deducted from eligible costs;

(m) Promotion costs, other than in the collective interest.

3. The following expenditure may be eligible only on the basis of a Decision taken by the Commission following a case-by-case examination which shall be issued within three months of submission of a complete reasoned request to the Commission by Croatia:

(a) Payment in kind,

(b) Expenditure to purchase second-hand equipment,

(c) Expenditure, not involving infrastructure nor human capital, incurred by a beneficiary where more than 25% of their capital is held by a public body or bodies

4. Croatia shall ensure, for a given measure, that a project remains eligible for Community co-financing only if it does not, within five years from the date of the final payment by the SAPARD Agency, undergo a substantial modification. Substantial modifications to a project are those which:

(a) affect its nature or its implementation conditions or give to a firm or public body an undue advantage; and

(b) result either from a change in the nature of ownership in an item of infrastructure or a cessation or change in location in the productive activity co-financed.

Where any such modification is detected by Croatia, it shall immediately inform the Commission.

5. No project for which the authorities of Croatia, including the SAPARD Agency, have made any deduction, retention or further charge specific to SAPARD, which would reduce amounts payable or paid to the beneficiary, shall be eligible for co-financing. However, the SAPARD Agency may deduct from payments due:

(a) amounts relating to outstanding overpayments under the Programme by it to beneficiaries,

(b) amounts owed by beneficiaries for failing to respect conditions attached to payments made previously to them under the Programme by the SAPARD Agency.

Article 5

Managing Authority

1. Croatia shall designate a Managing Authority which, without prejudice to Section A, shall be responsible for the efficiency and correctness of co-ordination and reporting on the monitoring and evaluation of the Programme. The Managing Authority shall consult the SAPARD Agency on all issues relating to implementation.

2. The Managing Authority shall in pursuance of Articles 6 to 10 of this Section, set up a system to gather financial and statistical information on progress of the Programme, if the setting up of such a system is not undertaken by the SAPARD Agency, and shall forward this data to the Monitoring Committee, in accordance with arrangements agreed between Croatia and the Commission, using where possible computer systems permitting the exchange of data with the Commission.

3. The Managing Authority shall propose adjustment of the Programme to the Commission after consultation with the SAPARD Agency, and following agreement by the Monitoring Committee.

4. The Managing Authority shall draw up and, following consultation with the SAPARD Agency, and after obtaining the approval of the Monitoring Committee, submit to the Commission the annual implementation report.

5. The Managing Authority shall be the body responsible for ensuring that the relevant authorities are informed of the need to make appropriate administrative changes when such changes are required following a Decision by the Commission to amend the Programme.

6. The Managing Authority shall each year consult and inform the Commission, having taken advice from the Monitoring Committee, of the initiatives taken and those to be taken, with regard to informing the general public about the role played by the Community in the Programme and its results.

Article 6

Monitoring and Monitoring Indicators

1. The SAPARD Agency and the Managing Authority, shall ensure effective monitoring of implementation of the Programme and shall report to the Monitoring Committee on progress of the measures and where applicable, sub-measures. The Commission shall review these reports and where appropriate, make recommendations for improvements.

2. Monitoring shall be carried out by reference to relevant physical, environmental and financial indicators. These monitoring indicators, concerning the inputs and the outputs of the Programme, shall relate to the specific character of the assistance concerned, its objectives and the socio-economic, structural and environmental situation of Croatia.

Article 7

Monitoring Committee

1. A Monitoring Committee shall be set up by Croatia, in agreement with the Managing Authority and the SAPARD Agency, after consultation with the partners referred to in Article 3 of this Section, to supervise the Programme.

The Monitoring Committee shall as a general rule be set up within three months after the approval of the Programme.

2. A representative (or representatives) of the Commission shall participate in the work of the Monitoring Committee in an advisory capacity.

3. The Monitoring Committee shall, in consultation with the Managing Authority, the SAPARD Agency and the Commission, draw up its own rules of procedure. These rules of procedure shall be adopted by the Monitoring Committee at its first meeting. These may be changed by the Monitoring Committee as the need arises. Such changes shall be communicated in advance to the Commission.

The Chairman of Monitoring Committee shall be designated by Croatia. The person designated shall not hold a position in the SAPARD Agency.

4. The Monitoring Committee shall satisfy itself as to the effectiveness and quality of implementation of the Programme in order to attain the specific objectives.

5. The Monitoring Committee shall consider and give an opinion on the criteria for selecting and for ranking the projects under each measure. If that opinion is not given in time for it to be taken into account in the Commission Decision referred to in Article 3 (1) of Section A, that Decision may be revised to take account of the opinion of the Monitoring Committee which shall be given and communicated to the Commission either within one month of that Decision being taken or within one month of the setting up of the Committee, whichever is the later.

6. The Monitoring Committee shall periodically review progress made towards achieving the objectives set out in the Programme. For this purpose, it shall be given the following:

(a) information on any sectors where difficulties are experienced in finding normal market outlets at the Community level,

(b) information on the results of controls carried out, and,

(c) the list and characteristics of approved projects and those not so approved.

7. The Monitoring Committee shall examine the results of the Programme in particular the achievement of the targets set for the different measures and the progress on utilisation of the financial allocations to those measures and allocations to sub-measures within measures where the Programme includes such allocations. In this regard, the Managing Authority shall ensure that all relevant information on the progress of measures and, as appropriate, sub-measures, is made available to the Monitoring Committee.

8. The Monitoring Committee shall consider and approve the annual and final implementation reports before they are sent to the Commission.

9. The Monitoring Committee shall consider and approve, where appropriate, any proposal to the Commission to amend the Programme.

10. The Monitoring Committee may propose to the Commission via the Managing Authority any amendment or review of the Programme which is likely to facilitate the attainment of the objectives of the Programme.

11. The Monitoring Committee may, following consultation with the Managing Authority, the SAPARD Agency and the Competent Authority, propose to the Commission any amendment or review of the Programme to improve the implementation of the Programme.

12. When required by the Programme to give an opinion on any matter, the Monitoring Committee shall act accordingly.

Article 8

Annual and Final reports

1. Croatia shall ensure that, following consultation with the SAPARD Agency, the Managing Authority within six months of the end of each full calendar year of implementation submits to the Commission an annual implementation report.

The annual implementation report shall be examined and approved by the Monitoring Committee before being sent to the Commission.

2. Once the Commission has received an annual implementation report, it shall indicate, within a period of two months, if the report is considered unsatisfactory, giving its reasons; otherwise, the report shall be deemed to be accepted. In the case of the final report, the Commission shall respond within five months of its receipt.

3. Every year, when the annual implementation report is submitted, the Commission and the Managing Authority and, where appropriate, the SAPARD Agency, shall review the main outcomes of the previous year. The Commission shall consult with the Managing Authority and, where appropriate, the SAPARD Agency, on the arrangements to be defined for such a review.

If, after this review, the Commission makes comments to Croatia, it shall inform the Commission of the action taken on these comments. Where the Commission, without prejudice to the Decisions to be taken pursuant to Articles 11 and 12 of Section A, makes recommendations to Croatia for adjustments aimed at improving the effectiveness of the monitoring or management arrangements for the Programme, Croatia shall subsequently demonstrate the steps taken to improve the monitoring or management arrangements or it shall explain why it has not so acted.

4. A final report shall be submitted to the Commission, at the latest, six months after the final date of eligibility of expenditure under the Programme.

5. All annual and final implementation reports shall include the following information:

(a) any change in general conditions of relevance to the implementation of the Programme, in particular the main socio-economic trends, changes in national, regional or sectoral policies and, where applicable, their implications for the consistency between SAPARD assistance and that from other Community financial instruments;

(b) the progress in the implementation of priorities and measures in relation to the attainment of the objectives of the Programme, their specific targets in the Programme, with a quantification, wherever and whenever they lend themselves to quantification, of the physical indicators and indicators of results and of impact, in the Programme;

(c) the steps taken by the Managing Authority, the SAPARD Agency where appropriate, and the Monitoring Committee to help to ensure the quality and effectiveness of implementation, in particular:

(i) monitoring and evaluation measures, including data collection arrangements,

(ii) a summary of any significant problems encountered in implementing the Programme and any action taken, including that on recommendations for adjustments made pursuant to paragraph 3,

(iii) the use made of technical assistance,

(iv) the steps taken to ensure publicity for the Programme,

(v) data to demonstrate that Community funds have not replaced funding available in Croatia;

(d) the steps taken to ensure co-ordination of all the Community pre-accession assistance referred to in Article 1 of Section C;

(e) Financial tables showing the expenditure per measure and, where appropriate, per sub-measure.

Article 9

Evaluation principles

1. In order to gauge its effectiveness, the Programme shall be the subject of ex-post evaluation to appraise its impact with respect to the objectives set out in the Programme, and to analyse its structural effects.

2. The effectiveness of the measures of the Programme shall be assessed on the basis of their overall impact on:

(a) contributing to the implementation of the acquis communautaire concerning the Common Agricultural Policy and related polices;

(b) solving priority and specific problems for the sustainable adaptation of the agricultural sector and rural areas in Croatia;

(c) the objectives in the Programme.

3. Croatia shall assemble the appropriate resources and collect the data required to ensure that this evaluation can be carried out in the most effective manner. In this connection, evaluation shall make use of the various particulars that the monitoring arrangements may yield, supplemented where necessary, by the gathering of information to improve its relevance.

4. Evaluations shall be performed by independent evaluators.

5. Ex-post evaluations shall respond to common evaluation questions defined by the Commission in consultation with Croatia and shall, as a general rule, be accompanied by achievement related criteria and indicators. In addition, evaluations may be required to answer specific questions related to the objectives of the Programme.

6. The evaluation reports shall explain the methodologies applied and include an assessment of the quality of the data and the findings.

7. The quality and implications of evaluations shall be assessed by the Managing Authority, the Monitoring Committee and the Commission.

Article 10

Ex-post evaluation

An ex-post evaluation shall be carried out by Croatia in consultation with the Commission under the responsibility of the Managing Authority. On the basis of the evaluation results already available, and taking account of Article 9 of this Section, as well as questions relevant to the Programme, the ex-post evaluation shall cover the utilisation of resources and the effectiveness and efficiency of the Programme, its impact and its consistency with the ex-ante evaluation. It shall cover factors contributing to the success or failure of implementation, the achievements of the Programme and results, including their sustainability.

The ex-post evaluation shall draw conclusions relevant to the Programme.

It shall be completed not later than the end of the fourth year following the conclusion of the final Annual Financing Agreement.

SECTION C

GENERAL PROVISIONS

Article 1

Co-ordination with other instruments

The Commission and Croatia shall ensure co-ordination of assistance between the Programme, CARDS, ISPA, Phare and assistance from the European Investment Bank (EIB) and other international financial instruments.

Croatia shall ensure in particular that where a SAPARD project, due to its nature, could also be potentially eligible in full or in part for assistance under one of the other instruments referred to in the first sub-paragraph, any risk of expenditure being aided more than once shall be avoided. For all such projects, and independent of any other action taken by Croatia, all receipted invoices referred to in Article 8 (b) of Section A, must be clearly stamped «SAPARD» by an authorised official before being the subject of a payment from the SAPARD Agency.

Article 2

General Privileges

Croatia shall ensure that expatriate personnel specifically engaged by the authorities of Croatia for the purposes of the Programme and members of their immediate family shall be accorded no less favourable benefits, privileges and exemptions than those usually accorded to expatriates employed in Croatia under any other bilateral or multinational agreement or arrangements for economic assistance and technical co-operation programmes and to members of their immediate families. The provisions of this Article do not confer diplomatic status on such personnel.

Article 3

Establishment, installation, entry and residence facilities

Croatia shall ensure that in the case of works, supply, or service contracts, natural or legal persons eligible to participate in tendering procedures and the technical staff needed to carry out preparatory studies shall be entitled to temporary installation and residence. They shall enjoy that right from the time an invitation to tender is issued until within one month after the contractor is designated.

Croatia shall permit personnel taking part in works, supplies or services contracts under the Programme and members of their immediate family, to enter Croatia to establish themselves in Croatia to work there and to leave Croatia, as the nature of the contract so justifies.

Article 4

Import and re-export of equipment

Croatia shall grant, in a timely manner and without any discriminatory charge, the permits necessary for the importation and subsequent re-export of equipment required to execute the Programme. This is without prejudice to the right of natural or legal persons importing the equipment to benefit from the system of temporary admission in respect of the said equipment.

Article 5

Imports and exchange controls

1. For the execution of the Programme, Croatia undertakes without discrimination between the Member States and the countries listed in Item 8 of Section F to grant import authorisations and authorisations for the acquisition of the foreign exchange, and to apply national exchange control regulations.

2. Croatia shall grant permits necessary, in a timely manner and without any discriminatory charge, to repatriate funds received in respect of the Programme in accordance with the foreign exchange control regulations in force in Croatia.

Article 6

Taxation and customs

1. Croatia shall ensure that imports under supply contracts concluded by the authorities of Croatia and co-financed under the Programme shall be allowed to enter Croatia without being subject to customs duties and import duties, and taxes or fiscal charges having equivalent effect to such duties.

Croatia shall ensure that the imports concerned shall be released from the point of entry of delivery as required by the provisions of the contract and for immediate use to the contractor as required for the normal implementation of the contract without regard to any delays or disputes over the settlement of those duties, taxes or charges.

2. Croatia shall ensure that personal and household effects imported for personal use by natural persons (and members of their immediate families) other than those recruited locally, engaged in carrying out tasks defined in technical assistance contracts, shall be exempt from customs duties, import duties, taxes and other fiscal charges having equivalent effect. Those personal and household effects shall be either re-exported or disposed of in Croatia in accordance with the regulations in force in Croatia after termination of the contract.

Article 7

National legal proceedings

In the event of suspected or proven failure by a beneficiary to respect obligations in relation to the Programme as well as attempts to secure from the SAPARD Agency payments for which there is no entitlement, Croatia will pursue all such failures and attempts under national legal procedures in a manner no less rigorous than in instances involving national public funds.

Article 8

Stabilisation and Association Agreement

Croatia shall ensure that for any public aid which distorts or threatens to distort competition by favouring certain undertakings or the production of certain goods granted under SAPARD, which concern products other than those referred to in Title IV, Chapter II of the Stabilisation and Association Agreement (OJ L26, 28.1.2005, p. 0001-0093), Article 70 of the Stabilisation and Association Agreement is respected.

SECTION D

QUARTERLY AND ANNUAL DECLARATIONS OF EXPENDITURE

FORM: D-1

European Commission – SAPARDDECLARATION OF EXPENDITURE AND PAYMENT APPLICATION(to be sent to the European Commission, DG AGRI, (SAPARD), Rue de la Loi 130, BE – 1049 Brussels)

Name of Programme: …………………………………………..

Commission Decision N° …………… of ……………… (as last modified by Decision N° …………………..……… of …………………..)

Commission reference number ………………………..………

The undersigned, …………………………………., as the National Authorising Officer representing Croatia as provided for in the Multiannual Financing Agreement concluded between Croatia and the Commission, hereby declares that the total eligible expenditure in accordance with the programme, incurred from (day/month/year..... to ….. day/month/year.....) amounts to ………. (national currency), ………. (euro, converted from national currency at the rate(s) indicated in the tables attached, as provided for in Article 10 of Section A, of the Annex to the Multiannual Financing Agreement).

Details relating to this expenditure are set out in the Tables annexed hereto and form an integral part of this declaration.

I also declare that the measures are progressing at a satisfactory rate in accordance with the objectives laid down in the Programme, and that the supporting documents are, and will remain, available as provided for in Article 3 of the Multiannual Agreement and Article 15 of Section A of the Annex to that Agreement.

I declare that:

1. The listing of expenditure is exact. It is based on accounts at the level of individual projects and supported by documentary evidence. The listing and corresponding supporting documents are open to verification and will be remain available in accordance Article 3 of the Multiannual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

2. Either The listing includes details of debts to be collected amounting to (………. national currency) (………. euro), of which total amounts per measure are attached, including the breakdown of national public and Community contribution; or There are no debts to be collected (strike out as appropriate). The declaration also includes all debts since the previous declaration which haved been registered for more than two years, and which are subtracted from this expenditure declaration.

3. The volume of Community funds in the SAPARD euro account as at the date of the last debit at the end of the quarter to which this declaration refers (or in the case of a supplementary declaration, the date specified in that declaration) amounts to ………. euro. Of this amount ………. euro correspond to interest earned.

The payment should be made to the SAPARD euro account:

Beneficiary:

Bank:

Account number:

Account holder (if different from beneficiary):

This expenditure declaration contains …… numbered pages.

This declaration has been established by: …………………………(Date, stamp and signature of the Head of the SAPARD Agency)

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by: ........................................………………………………….(Date, stamp and signature of the Accountant of the SAPARD Agency)

Certified by: ………………………………….(Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf of Croatia)

Done at …………………………, ……………….. (Date)

DECLARATIONS TO BE PRESENTED WITH ALL PAYMENT APPLICATIONS IT IS HEREBY CONFIRMED THAT:

(a) The SAPARD Agency has checked that the expenditure declared eligible has been carried out in compliance with the Programme, the Multiannual Financing Agreement, the Commission Decision referred to in Article 3 (1) of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement, and the Annual Financing Agreement(s).

(b) The expenditure is real, regular and was incurred from the date(s) in the Commission Decision N° ………………………… conferring management on the SAPARD Agency.

(c) Payments to the final beneficiaries were made without any specific charge, deduction or withholding of any amount which might reduce the amount of financial assistance to which they are entitled.

(d) The amounts recovered in respect of sums wrongly paid and debts registered in the debtors ledger for more than two years have been deducted from the declared expenditure; the Commission has been informed of any irregularities in accordance with Article 13 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement on irregularities and the recovery of sums wrongly paid within the framework of the financing of the SAPARD programme.

(e) The aid granted by Croatia remains within the limits by measure laid down in the Programme.

(f) Conversions between national currency and euro have been carried out in conformity with the provision of Article 10 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement.

(g) The supporting documents for this declaration are and will remain available under the terms of Article 3 of the Multiannual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

(h) Measures receiving Community financial assistance have been the subject of adequate publicity directed at public opinion and potential and actual beneficiaries.

Done at …………………………, ……………….. (Date)

This declaration has been established by: ………………………....(Date, stamp and signature of the Head of the SAPARD Agency)

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by: ............………………………………….(Date, stamp and signature of the Accountant of the SAPARD Agency)

Certified by: ………………………………….(Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf of Croatia)

FORM: D-1 – TABLE A

STATEMENT OF ELIGIBLE EXPENDITURE ACTUALLY INCURRED SINCE START OF PROGRAMME: ALL BENEFICIARIES

Name of Programme: …………………………………………..

Commission Decision N°………………… of ……………….. (as last modified by Decision N° ………………………… of ………………..)

Commission reference number: …………………………

Declaration N° ……………….. covering the period from start of programme ……………….. to ……………….. (date) inclusive.

Priority axis

Name

Measure

National currency

Euro

Public expenditure

Private funding

Total eligible cost

Public expenditure

Private funding

Total eligible cost

EC

National

EC

National

(1)

(2)

(3)

(4)

(2) + (3) + (4) = (5)

(6)

(7)

(8)

(6) + (7) + (8) = (9)

1. Priority 1

Measure 1

Measure 2

Measure n

Total Priority 1

n. Priority n

Measure 1

Measure 2

Measure n

Total Priority n

Grand Total

In the event of differences in relation to a previous declaration these are identified by «*» and explained on pages …… to ……

The rates of exchange used for national currency/euro conversion are as follows: Rate: ……………; Date: ………………..

FORM: D-2

ANNUAL DECLARATION OF ACCOUNT FOR FINANCIAL YEAR ( )

(to be sent together with the attestation and audit report required under Article 6 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement to the European Commission, DG AGRI, (SAPARD), Rue de la Loi 130, BE – 1049 Brussels)

Name of Programme ………………………………………………

Commission Decision N°..…...… of ………...… (as last modified by Decision N° ………………………… of …………………………)

Commission reference number …………………………

The undersigned, …………………………………., as the National Authorising Officer representing Croatia as provided for in the Multiannual Financing Agreement concluded between Croatia and the Commission, hereby declares that the total eligible expenditure in accordance with the programme incurred from (1/1/year …… to 31/12/year …...) amounts to ………. (national currency), ………. (euro, converted from national currency at the rate(s) indicated in the table attached as provided for in Article 10 of Section A, of the Annex to the Multiannual Financing Agreement.)

Details relating to this expenditure are set out in the Table annexed hereto and form an integral part of this declaration.

I also declare that the measures are progressing at a satisfactory rate in accordance with the objectives laid down in the Programme, and that the supporting documents are, and will remain, available as provided for in Article 3 of the Multiannual Financing Agreement and Article 15, of Section A of the Annex thereto.

I declare that:

1 The listing of expenditure is exact. It is based on accounts at the level of individual projects and supported by documentary evidence. The listing and corresponding supporting documents are open to verification and will remain available in accordance with Article 3 of the Multiannual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

2. Either The listing includes details of debts to be collected amounting to (………. national currency) (………. euro), of which total amounts per measure are attached including the breakdown of national public and Community contribution; or There are no debts to be collected (strike out as appropriate). The declaration also includes all debts since the previous annual declaration which have been registered for more than two years, and which are subtracted from this expenditure declaration.

3. The volume of Community funds in the SAPARD euro account as at the end of the year to which this declaration refers amounts to ………. euro.

This expenditure declaration contains …… numbered pages.

This declaration has been established by: …………………………(Date, stamp and signature of the Head of the SAPARD Agency)

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by: ………......................................………………………….(Date, stamp and signature of the Accountant of the SAPARD Agency)

Certified by: ………………………………….(Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf of Croatia)

Done at …………………………, ……………….. (Date)

The Attestation and Audit Report of the Certifying Body is included with this declaration.

DECLARATIONS TO BE PRESENTED WITH ANNUAL DECLARATION OF ACCOUNT IT IS HEREBY CONFIRMED THAT:

(a) The SAPARD Agency has checked that the expenditure declared eligible has been carried out in compliance with the Programme, the Multiannual Financing Agreement, the Commission Decision referred to in Article 3(1) of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement, and the Annual Financing Agreement(s).

(b) The expenditure is real, regular and was incurred from the date(s) in the Commission Decision N° ………………………… conferring management on the SAPARD Agency.

(c) Payments to the final beneficiaries were made without any specific charge, deduction or withholding of any amount which might reduce the amount of financial assistance to which they are entitled.

(d) The amounts recovered in respect of sums wrongly paid and debts registered in the debtors ledger for more than two years have been deducted from the declared expenditure. The Commission has been informed of any irregularities in accordance with Article 13 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement on irregularities and the recovery of sums wrongly paid within the framework of the financing of the SAPARD programme.

(e) The aid granted by Croatia remains within the limits by measure laid down in the Programme.

(f) Conversions between national currency and euro have been carried out in conformity with Article 10 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement.

(g) The supporting documents for this declaration are and will remain available under the terms of Article 3 of the Multiannual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

(h) Measures receiving Community financial assistance have been the subject of adequate publicity directed at public opinion and potential and actual beneficiaries.

Done at …………………………, ……………….. (Date)

This declaration has been established by: …………………………(Date, stamp and signature of the Head of the SAPARD Agency)

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by: ………..............................………………………….(Date, stamp and signature of the Accountant of the SAPARD Agency)

Certified by: ………………………………….(Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf Croatia)

FORM: D-2 – TABLE A

STATEMENT OF ELIGIBLE EXPENDITURE ACTUALLY INCURRED FOR YEAR (…..) – ALL BENEFICIARIES

Name of Programme: …………………………………………..

Commission Decision N°…………………… of ………………. (as last modified by Decision N° ………………………… of ………………..)

Commission reference number: …………………………

Declaration N° ……………….. covering the period from (1/1/Year) ……………….. to ……………….. (31/12/YEAR) inclusive.

Priority axis

Name

Measure

National currency

Euro

Public expenditure

Private funding

Total eligible cost

Public expenditure

Private funding

Total eligible cost

EC

National

EC

National

(1)

(2)

(3)

(4)

(2) + (3) + (4) = (5)

(6)

(7)

(8)

(6) + (7) + (8) = (9)

1. Priority 1

Measure 1

Measure 2

Measure n

Total Priority 1

n. Priority n

Measure 1

Measure 2

Measure n

Total Priority n

Grand Total

In the event of differences in relation to a previous declaration, these are identified by «*» and explained on pages …… to ……

The rates of exchange used for national currency/euro conversion are as follows: Rate: ……………; Date: ………………..

FORM: D-3

FINANCIAL INDENTIFICATION

SECTION E

GUIDELINES FOR CERTIFYING BODY

Subject: Guideline referred to in Article 6(5) of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement - The form, scope and contents of the certificate and report of the body performing the certification of the SAPARD Agency.

INTRODUCTION

1. The object of this paper is to set out guidance regarding requirements of the certification of the account provided for in Article 6 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement.

2. The subject of the certification and hence the audit certificate and audit report, is the SAPARD Agency and all the decentralised and delegated bodies, that is the processes from registration of the application through to commitment and from registration of the invoice through to payment.

THE AUDIT CERTIFICATE

3. The audit certificate should be a brief, clear and explicit statement of the overall conclusions of the body nominated as Certifying Body. Examples of audit certificates are presented in the Appendix to this Section.

THE AUDIT REPORT

4. The scope of the audit report is broader than that of the audit certificate comprising, in addition, statements on whether:

(i) the Certifying Body has gained reasonable assurance that the internal control procedures are theoretically sound and that they operate satisfactorily in practice;

(ii) the procedures, with particular reference to the accreditation criteria of significant relevance (written procedures, segregation of duties, pre-project and pre-payment checks, procurement, commitment and payment procedures, accounting procedures, computer security, internal audit), give reasonable assurance that the projects charged to SAPARD comply with the Multiannual Financing Agreement;

(iii) all the accreditation criteria of significant relevance continue to be fulfilled as required for the Commission conferral of management of aid in Article 3(1) of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement;

(iv) the financial interests of the Community are properly protected.

The report should also set out any recommendations and indicate the extent to which, and how, they (and those of previous years, as appropriate) have been addressed.

5. Content of report – specific aspects

(i) Internal control procedures

The report should set out the evidence obtained by the Certifying Body that throughout the period under audit, the internal controls have operated in practice as well as in theory; have applied to all the transactions intended; and have resulted in the correction of errors. The report should include a statement on internal control procedures which should draw attention to any serious weaknesses found in the design or operation of the controls, with particular reference to factors that may diminish the effectiveness of internal control procedures such as:

– the potential for controls to be overridden by the responsible official;

– incorrect application of controls due to wrong interpretation or carelessness; and

– the development of non-standard procedures.

The internal audit function is a key element of the internal control environment. As such it merits a specific chapter in the audit report. The report should consider the independence, competence and effectiveness of internal audit, and the following, in particular: the scope of responsibilities; rights of access to the Head of the SAPARD Agency and to all records, personnel and premises (including decentralised and delegated bodies); the exclusion of members of the internal audit unit from day to day operational actions; staffing (competence, training and experience); planning (needs assessments, risk based approach, cycle of audit coverage); documentation (will the rationale for tests and conclusions be adequately recorded, are supporting papers held); audit evidence (will arrangements ensure it is sufficient, relevant and reliable); are there adequate arrangements for quality assurance; reports (are they adequate in conception and will the procedures ensure they will be timely) and conclusions as to the audit plan.

(ii) Procedures for ensuring compliance with the Multiannual Financing Agreement.

This point concerns authorisation. Transactions processed by SAPARD Agencies are governed by complex rules. The inherent risk arising requires the SAPARD Agency to establish mitigating controls including the use of written procedures, checklists and detailed re-performance or review by another official.

The report should include a statement on procedures for ensuring compliance with the Multiannual Financing Agreement (by measure and if applicable, sub-measures) for each procedure stating whether the relevant controls have proved sufficiently robust for reliance to be placed upon them during the period under audit. Where it is concluded that a procedure has not provided the necessary assurance, the important elements of the control failure should be noted.

(iii) Accreditation criteria of significant relevance

The report should state the extent to which the SAPARD Agency and decentralised and delegated bodies have fulfilled all the accreditation criteria of significant relevance (written procedures, segregation of duties, pre-project and pre-payment checks, procurement, commitment and payment procedures, accounting procedures, computer security, internal audit) as required for the Commission conferral of management of aid in Article 3(1) of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement and what action (and its timing and duration), if any, is to be undertaken by the SAPARD Agency or decentralised/delegated body to address any shortcomings.

(iv) The protection of the financial interests of the Community

This point concerns, in particular, the amounts to be collected (debtors). The pertinent key control objectives include the correct and timely posting of all debtors’ transactions to a debtors’ ledger; debt offset from other SAPARD payments to beneficiaries which are in debt; and the correct posting of all receipts from debtors.

In general, the report should also include a statement on the protection of the financial interests of the Community stating for each procedure whether the relevant controls have proved sufficiently robust for reliance to be placed upon them. Where it is concluded that a procedure has not provided the necessary assurance, the important elements of the control failure should be noted.

(v) Recommendations

Any recommendations for improvements should be classified by reference to the level of importance, which the Certifying Body believes should be attributed to each situation. For ease of presentation the following classification is proposed:

– Major: recommendations which require immediate attention by the Head of the SAPARD Agency;

– Intermediate: recommendations which are significant in the context of the control environment of the SAPARD Agency and which require immediate attention by Senior Management;

– Minor: recommendations for which action should be taken to ensure full compliance with the accreditation criteria.

The report should set out for each recommendation, the procedure and policy questions requiring attention and the reply of the SAPARD Agency.

6. Report outline

For the reports a standard outline should be followed such as indicated below:

1. Executive Summary

2. Audit Approach

3. Reconciliation of the annual declarations

4. Organisation of the SAPARD Agency and the National Fund

5. Results of the detailed testing of schemes

6. Review of compliance with accreditation criteria

7. Protection of the financial interest of the Community

8. Follow-up of the previous years’ recommendations

For each measure/sub-measure and common function (e.g. Accounts, Inspection Service, Internal Audit, IT), the annex should set out the work done for each control objective including a description of the control objective, the control mechanism, the file structure (to determine if it comprised the required primary evidence/documents necessary to support the claim), findings, evaluation, conclusion and detailed recommendations.

A list of recommendations should be prepared with at least the following information: report reference/recommendation/status/action.

APPENDIX TO Section E

EXAMPLES OF AUDIT CERTIFICATES TO BE ISSUED BY THE CERTIFYING BODY

Opinion matrix:

No objections

Limited
objections

Negative
conclusion

No scope limitation

Unqualified (A)

Qualified (B)

Adverse (E)

Scope
limitation

Qualified (C)

Disclaimer (D)

-

A. UNQUALIFIED

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

We conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multiannual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency’s administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

In our opinion the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x financial year (dated DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate. This certificate also covers the SAPARD euro account.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

B. QUALIFIED – DETECTED DIFFERENCES

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

We conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multiannual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency’s administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

Differences were detected between the annual accounts and the books and records of the SAPARD Agency for the following measures/sub-measures (reference: Audit Report, page P): [Measure/sub-measure Difference (+/-) in national currency & euro

Farm machinery -23.000 CCC / 100 €]

In our opinion, except for the differences described in the preceding paragraph, the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate. This certificate also covers the SAPARD euro account.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

C. QUALIFIED OPINION – LIMITATION ON SCOPE

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

Except as discussed in the following paragraph, we conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multiannual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency’s administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

Owing to [for example] the nature of the records of the SAPARD Agency/Delegated Body etc., we were unable to satisfy ourselves as to [cite nature of problem] even by recourse to other audit procedures (reference: Audit Report, page P).

In our opinion, except for the effects of such adjustments, if any, as might have been determined to be necessary had we been able to satisfy ourselves as to [cite nature of problem], the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate. This certificate also covers the SAPARD euro account.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

D. DISCLAIMER OF OPINION – LIMITATIONS ON SCOPE

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

Except as discussed in the following paragraph, we conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multiannual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency’s administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

We were not able to examine procedures underlying payments effected by bodies with delegated responsibilities due to limitations placed on the scope of our work by the SAPARD Agency (reference: Audit Report, page P).

Because of the significance of the matters discussed in the preceding paragraph we do not express an opinion on whether the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate. This certificate also covers the SAPARD euro account.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

E. ADVERSE OPINION

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

We conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of the Section A of the Annex to the Multiannual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions.

The audit covered compliance of payments with the Multiannual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency’s administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

The expenditure declared by the SAPARD Agency does not agree with payments and receipts effected during the period (reference: Audit Report, page P).

In our opinion, because of the effects of the matters described in the preceding paragraph, the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are not true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate. This certificate also covers the SAPARD euro account.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

SECTION F

FURTHER PROVISIONS AS REFERRED TO IN SECTIONS A AND B OF THIS AGREEMENT

(a)

(b)

(c)

(d)

(e)

Item N°

Section

Article

(or item N°)

Paragraph

Provisions to be applied by Croatia as provided for in the Agreement

1

A

3

1

The Commission may decide on the basis of a case-by-case analysis of national and sectoral programme/project management capacity, financial control procedures and structures regarding public finance, to waive the ex-ante approval requirement referred to in Item 2 and confer on implementing agencies in applicant countries management of aid on a decentralised basis. Such a waiver shall be subject to:

– the minimum criteria for assessing the ability of implementing agencies in applicant countries to manage aid and minimum conditions applicable to such agencies as set out in Item 3;

and

– specific provisions concerning, inter alia, invitations to tender, scrutiny and evaluation of tenders, the award of contracts and the implementation of Community public procurement directives, which shall be laid down in financing agreements with each beneficiary country.

2

F

Item 1

Project selection, tendering and contracting shall be subject to ex-ante approval by the Commission.

3

A

Article 3

and

Item 1

1

Minimum criteria and conditions for decentralising management to Implementing agencies in applicant countries.

1. Minimum criteria for assessing the ability of implementing agencies in applicant countries to manage aid

The following criteria shall be applied by the Commission in assessing which Implementing agencies in partner countries are able to manage aid on a decentralised basis:

(i) there should be a well-defined system for managing the Programme with full internal rules of procedure, clear institutional and personal responsibilities;

(ii) the principle of separation of powers must be respected so that there is no risk of conflict of interest in procurement and payment;

(iii) adequate personnel must be available and assigned to the task. They must have suitable auditing skills and experience, language skills and be fully trained in implementing Community Programmes.

2. Minimum conditions for decentralising management to implementing agencies in applicant countries

Decentralisation to applicant countries with ex-post control by the Commission may be considered for an implementing agency where the following conditions are met:

(i) demonstration of effective internal controls including an independent audit function and an effective accounting and financial reporting system which meets internationally accepted accounting standards and internationally accepted auditing standards;

(ii) a recent financial and operational audit showing effective and timely management of Community assistance or national measures of similar nature;

(iii) a reliable national financial control system over the implementing agency;

(iv) procurement rules which are endorsed by the Commission as meeting the requirements of Title V, Part One of the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities, Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 (OJ L 248, 16.09.2002) (see Article 14(2.6) of Section A of the Annex to this Agreement);

(v) Commitment by the National Authorising Officer to bear the full financial responsibility and liability for the Programme.

This approach shall not prejudice the right of the Commission and the Court of Auditors to check the expenditure.

4

A

Article 13

6

Item 4

The provisions of this Item shall not effect the applications in Croatia of rules relating to criminal proceedings or judicial co-operation between the applicant countries listed at Item 8 and the Member States.

Sub-item 4.1

Where the Commission decides to carry out on-the-spot checks and inspections under this Item, it shall ensure that similar checks and inspections are not being carried out at the same time in respect of the same facts with regard to the economic operators concerned (see Item 6).

In addition, it shall take into account the inspections in progress or already carried out in respect of the same facts with regard to the economic operators concerned, by Croatia on the basis of its legislation.

Sub-item 4.2

On-the-spot checks and inspections shall be prepared and conducted by the Commission in close co-operation with the authorities of Croatia, which shall be notified in good time of the object, purpose and legal basis of the checks and inspections, so that they can provide all the requisite help. To that end, the officials of Croatia may participate in the on-the-spot checks and inspections. In addition, if Croatia so wishes, the on-the-spot checks and inspections may be carried out jointly by the Commission and Croatia’s responsible authorities.

Sub-item 4.3

On-the-spot checks and inspections shall be carried out by the Commission on economic operators to whom administrative measures and penalties may be applied pursuant to Item 6, where there are reasons to think that irregularities have been committed.

In order to make it easier for the Commission to carry out such checks and inspections, economic operators shall be required to grant access to premises, land, means of transport or other areas, used for business purposes.

Where strictly necessary in order to establish whether an irregularity exists, the Commission may carry out on-the-spot checks and inspections on other economic operators concerned, in order to have access to pertinent information held by those operators on facts subject to on-the-spot checks and inspections.

Sub-item 4.4

4.4.1. On-the-spot checks and inspections shall be carried out on the Commission’s authority and responsibility by its officials or other servants, duly empowered, hereinafter called «Commission inspectors». Persons placed at the disposal of the Commission as national experts on secondment may assist in such checks and inspections.

Commission inspectors shall exercise their powers on production of a written authorisation showing their identity and position, together with a document indicating the subject matter and purpose of the on-the-spot check or inspection.

Subject to respect of this Agreement, they shall be required to comply with the rules of procedure laid down by the law of Croatia.

4.4.2. Subject to respect of this Agreement, the Commission may, with the agreement of Croatia seek the assistance of officials from the other applicant countries listed at Item 8 as observers and call on outside bodies acting under its responsibility to provide technical assistance.

The Commission shall ensure that the aforementioned officials and bodies give every guarantee as regards technical competence, independence and observance of professional secrecy.

Sub-item 4.5

4.5.1. Commission inspectors shall have access, without prejudice to the provisions of this Agreement and under the same conditions as national administrative inspectors and in compliance with national legislation, to all the information and documentation on the operations concerned which are required for the proper conduct of the on-the-spot checks and inspections. They may avail themselves of the same inspection facilities as national administrative inspectors and in particular copy relevant documents.

On-the-spot checks and inspections may concern, in particular:

? professional books and documents such as invoices, lists of terms and conditions, pay slips, statements of materials used and work done, and bank statements held by economic operators,

? computer data,

? production, packaging and dispatching systems and methods,

? physical checks as to the nature and quantity of goods or completed operations,

? the taking and checking of samples,

? the progress of works and investments for which financing has been provided, and the use made of completed investments,

? budgetary and accounting documents,

? the financial and technical implementation of subsidised projects.

4.5.2. Where necessary, it shall be for Croatia, at the Commission’s request, to take the appropriate precautionary measures under national law, without prejudice to this Agreement, in particular in order to safeguard evidence.

Sub-item 4.6

4.6.1. Information communicated or acquired in any form under this Item shall be covered by professional secrecy and protected in the same way as similar information is protected by the national legislation of the country that received it and by the corresponding provisions applicable to the Community institutions.

Such information may not be communicated to persons other than those within the Community institutions or in Croatia whose functions require them to know it nor may it be used by Community institutions for purposes other than to ensure effective protection of the Communities’ financial interests in the applicant countries and Member States.

Where Croatia intends to use for other purposes information obtained from officials participating under its authority as observers, in accordance with Sub-item 4.4.2, in on-the-spot checks and inspections, it shall seek the agreement of the country from which that information was obtained.

4.6.2. The Commission shall report as soon as possible to the relevant authority of the State within whose territory an on-the-spot check or inspection has been performed any fact or suspicion relating to an irregularity which has come to its notice in the course of the on-the-spot check or inspection. In any event the Commission shall be required to inform the aforementioned authority of the result of such checks and inspections.

4.6.3. Commission inspectors shall ensure that, without prejudice to the provisions of this Agreement, in drawing up their reports account is taken of the procedural requirements laid down in the national law of Croatia. The material and supporting documents as referred to in Sub-item 4.5 shall be annexed to the said reports. Where an inspection is carried out jointly, pursuant to the second subparagraph of Sub-item 4.2, the national inspectors who took part in the operation shall be asked to countersign the report drawn up by the Commission inspectors.

4.6.4. The Commission shall ensure that, when implementing this Item, its inspectors comply with Community and national provisions on the protection of personal data.

4.6.5. Where the economic operators referred to in Sub-item 4.3 resist an on-the-spot check or inspection, Croatia, acting in accordance with national rules and without prejudice to the provisions of this Agreement, shall give Commission inspectors such assistance as they need to allow them to discharge their duty in carrying out an on-the-spot check or inspection.

It shall be for Croatia to take any necessary measures, in conformity with national law.

5

A

Article 13

1(b)

Irregularity shall mean any infringement of this Agreement and ensuing contracts resulting from an act or omission by an economic operator (for the purposes of this point and point 8 «economic operator» is defined as all natural or legal persons or other bodies recognised by national law (private individuals, enterprises, public establishments or State regional and local authorities), which has, or would have, the effect of prejudicing the general budget of the European Communities by an unjustified item of expenditure.

Fraud shall mean any intentional act or omission relating to:

(i) the use or presentation of false, incorrect or incomplete statements or documents, which has, or could have, as its effect the misappropriation or wrongful retention of funds from the general budget of the European Communities;

(ii) non-disclosure of information in violation of a specific obligation, with the same effect as that referred to under (i);

(iii) the misapplication of such funds for purposes other than those for which they are originally granted.

6

A

Items

4 and 5

Administrative measures and penalties may be applied to economic operators where their activity may have led them via an irregular application of this Agreement or ensuing contracts to attempt to or to harm the Community contribution and also the natural or legal persons who have been involved in the commission of the irregularity or who are expected to answer for an irregularity to avoid it being committed.

7

A

Article 13

6

Sub-item 7.1

7.1.1. Notification of irregularities arising out of Community financing shall be given in accordance with the provisions laid down in this Item.

These provisions shall not affect the applications in Croatia of rules relating to criminal proceedings or judicial co-operation between the applicant countries listed at Item 8 and Member States in criminal matters.

Sub-item 7.2

7.2.1. Croatia shall communicate to the Commission within three months of conclusion of the Multiannual Financing Agreement:

? the provisions laid down by law, regulation or administrative action for the application of the measures under Article 13(1) of Section A of the Annex to this Agreement;

? the list of authorities and bodies responsible for the application of the measures under the said Article 13(1) Section A of the Annex to this Agreement;

? the main provisions relating to the role and functioning of those authorities and bodies and to the procedures which they are responsible for applying.

7.2.2. Croatia shall communicate forthwith to the Commission any amendments to the information supplied in pursuance of Sub-item 7.2.1.

7.2.3. The Commission shall study Croatia’s communications and shall inform them of the conclusions, which it intends to draw therefrom. It shall remain in contact with Croatia to the extent necessary for the application of the provisions of this Item.

Sub-item 7.3

7.3.1. During the two months following the end of each quarter, Croatia shall report to the Commission any irregularities, which have been the subject of initial administrative or judicial investigations. This report shall be presented in accordance with the form in Appendix to this Section.

7.3.2. Where some of the information referred to in Sub-item 7.3.1, and in particular that concerning the practices employed in committing the irregularity and the manner in which it was discovered, is not available, Croatia shall as far as possible supply the missing information when forwarding subsequent quarterly reports of irregularities to the Commission.

Sub-item 7.4

Croatia shall forthwith report to the Commission any irregularities discovered or supposed to have occurred, where it is feared that:

(a) they may very quickly have repercussions outside its territory,

and/or

(b) they show that a new fraudulent mal-practice has been employed.

Such a report shall, where necessary, be sent simultaneously to the other relevant applicant countries and Member States.

Sub-item 7.5

7.5.1. During the two months following the end of each quarter, Croatia shall inform the Commission, using the form in Appendix to this Section and with reference to any previous report made under sub-item 7.3, of the procedures instituted following all irregularities previously notified and of important changes resulting therefrom.

7.5.2. Without prejudice to Article 14(2.8) of Section A of the Annex to this Agreement, where Croatia considers that an amount cannot be totally recovered, or cannot be expected to be totally recovered, it shall inform the Commission, in a special report, of the amount not recovered.

7.5.3. In the eventuality referred to in Sub-item 7.5.2., without prejudice to the Article 14(2.8) of Section A, the Commission may expressly request Croatia to continue the recovery procedure.

7.5.4. Where the authorities of Croatia decide, at the express request of the Commission, to initiate or continue legal proceedings with a view to recovering amounts wrongly paid, the Commission, without prejudice to the Article 14(2.8) of Section A, may undertake to reimburse to Croatia all or part of the legal costs and costs arising directly from the legal proceedings, on presentation of documentary evidence, even if the proceedings are unsuccessful.

Sub-item 7.6

Should there be no irregularities to report in the reference period, Croatia shall inform the Commission of this fact within the same time limit as is set out in Sub-item 7.3.1.

Sub-item 7.7

7.7.1. The Commission shall maintain appropriate contacts with Croatia for the purpose of supplementing the information supplied on the irregularities referred to in Sub-item 7.3 on the procedures referred to in Sub-item 7.5, and, in particular, on the possibility of recovery.

7.7.2. Independently of the contacts mentioned in Sub-item 7.7.1., Commission shall inform Croatia where the nature of the irregularity is such as to suggest that identical or similar practices could occur in other countries.

7.7.3. The Commission shall organise information meetings for representatives of the applicant countries listed in Item 8 in order to examine with them the information obtained pursuant to Sub-items 7.3, 7.4 and 7.5, and pursuant to Sub-item 7.7, in particular with regard to the lessons to be learned therefrom in connection with irregularities, preventive measures and legal proceedings.

7.7.4. At the request of Croatia or of the Commission, Croatia and the Commission shall consult each other for the purpose of closing any loopholes prejudicial to Community interests, which become apparent in the course of the enforcement of provisions.

Sub-item 7.8

7.8.1. Croatia and the Commission shall take all necessary precautions to ensure that the information which they exchange remains confidential.

7.8.2. The information referred to in this Item may not, in particular, be sent to persons other than those in Croatia or within the Community institutions whose duties require that they have access to it, unless the country supplying it has expressly so agreed.

7.8.3. The names of natural or legal persons may be disclosed to another applicant country listed in Item 8, Member State or Community institution only where this is necessary in order to prevent or prosecute an irregularity or to establish whether an alleged irregularity has taken place.

7.8.4. Information communicated, or acquired in any form whatever pursuant to this Item shall be covered by professional confidentiality and be protected in the same way as similar information is protected by the national legislation of the country that received it and by the corresponding provisions applicable to the Community institutions.

In addition, that information may not be used for any purposes other than those provided for in this Item unless the authorities that have provided it have given their express consent, and provided that the provisions in force in the country in which the recipient authority is to be found do not prohibit such communication or use.

7.8.5. Sub-items 7.8.1. to 7.8.4 shall not impede the use, in any legal actions or proceedings subsequently instituted for non-compliance with this Agreement, of information obtained pursuant to this Item. The relevant authority of the country which supplied this information, shall be informed forthwith of such use.

7.8.6. Where Croatia notifies the Commission that a natural or legal person whose name has been communicated to the Commission pursuant to this Item proves on further inquiry not to be involved in any irregularity, the Commission shall forthwith inform all those to whom it disclosed that name pursuant to this Item of that fact. Such person shall thereupon cease to be treated, by virtue of the earlier notification, as a person involved in the irregularity in question.

Sub-item 7.9

The amounts recovered shall be shared by Croatia and the Community in proportion to the expenditure already incurred by them provided the debt has not been written off in accordance with the rule in Article 14(2.8) of Section A of the Annex to this Agreement.

Sub-item 7.10

7.10.1. Where the irregularities relate to sums of less than HRK 30.000 charged to the Community budget, Croatia shall not forward to the Commission the information provided for in Sub-items 7.3 and 7.5, unless the latter expressly requests it.

8

A

Article 14

2.6

Bulgaria, Romania, Turkey, Albania, Bosnia and Herzegovina, Croatia, Serbia and Montenegro and the former Yugoslav Republic of Macedonia.

9

A

Article 12

3

Sub-item 9.1

9.1.1. The tasks of the Conciliation Body shall be:

(a) to examine any matter referred to it by Croatia which, following findings pursuant to Article 12 of Section A of the Annex to this Agreement and bilateral discussion of those findings, receives formal notification from the Commission, with reference to Article 12 of Section A and this Item of this Section, of the conclusion that certain items of expenditure incurred by Croatia are not chargeable to the Programme,

(b) to try to reconcile the divergent positions of the Commission and Croatia, and

(c) at the end of its investigations, to draw up a report on the outcome of its efforts at reconciliation, making any remarks it deems useful should all or some of the points of dispute remain unresolved.

9.1.2. For the purposes of the subsequent stages of the clearance of accounts procedure:

(a) the position of the Body shall be without prejudice to the Commission’s final Decision on the clearance of the accounts,

(b) the fact of not referring a matter to the Body shall not be prejudicial to the country which receives notification from the Commission within the meaning of Sub-item 9.1.1.(a).

Sub-item 9.2

9.2.1. Croatia must refer a matter to the Body within thirty working days of its receipt of notification as referred to in Sub-item 9.1.1.(a), by sending a reasoned request for conciliation to the Secretariat of the Conciliation Body, the address of which will be notified to Croatia in that Communication.

9.2.2. A request for conciliation is admissible only where the financial adjustment recommended by the Commission in respect of a measure:

either

exceeds 0,5 million euro or

represents more than 25% of Croatia’?s total annual expenditure under the measure concerned.

In addition, if, during the bilateral discussions referred to in Sub-item 9.1.1.(a), Croatia claims, and demonstrates, that the matter is one of principle relating to the application of Community rules, the Chairman of the Body may declare a request for conciliation to be admissible.

9.2.3. The Secretariat of the Body shall acknowledge receipt of the request for conciliation.

9.2.4. The Body shall conduct its investigations as informally and promptly as possible, basing itself on the evidence in the dossier and on a fair hearing of the Commission and national authorities concerned. At the end of its investigations it shall send them the report referred to in Sub-item 9.1.1.(c).

9.2.5. Where, within four months of a case being referred to it, the Body has failed to reconcile the positions of the Commission and Croatia, the conciliation procedure is deemed to have failed. The report referred to in Sub-item 9.1.1.(c) shall state the reasons why the positions could not be reconciled.

9.2.6. The report drawn up within the stipulated limit shall be sent:

– to the country which referred the matter to the Body;

– to the other applicant countries; and

– to the Commission when the clearance of accounts Decision is proposed.

Sub-item 9.3

9.3.1. The Body shall meet at the headquarters of the Commission. The secretariat of the Body shall be provided by Commission staff.

9.3.2. No member may take part in the work of the Body or sign a report if, in an earlier office, they have been personally involved in the matter at issue.

9.3.3. Without prejudice to Sub-item 9.3.2., reports must be adopted by an absolute majority of members present, the quorum being three.

The reports shall be signed by the Chairman and members who have taken part in the deliberations. They shall be registered by the secretariat.

Sub-item 9.4

9.4.1. The members of the Body shall carry out their duties independently, neither seeking nor accepting instructions from any government or body.

9.4.2. The members of the Body may not disclose any information acquired by them in the course of their work for the Body. Such information is confidential and covered by the obligation of professional secrecy.

10

A

Article 14

2.7

Public Bodies covered by the award of public works contracts shall be the State, regional or local authorities, bodies, governed by public law, associations formed by one or several of such authorities or bodies governed by public law.

A body governed by public law means any body:

? established for the specific purpose of meeting needs in the general interest, not having an industrial or commercial character;

? having legal personality, and

? financed, for the most part, by the State, or regional or local authorities, or other bodies governed by public law, or subject to management supervision by those bodies, or having an administrative, managerial or supervisory board, more than half of whose members are appointed by the State, regional or local authorities or by other bodies governed by public law.

APPENDIX TO Section F

CONFIDENTIAL Case No: AC/XX/XXX/S/X

QUARTERLY COMMUNICATION OF IRREGULARITIES IN CONNECTION WITH THE SPECIAL ACCESSION PROGRAMME FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT (SAPARD) AS REQUIRED BY SECTIONS F - 7.3 AND F – 7.5 OF THE MULTIANNUAL FINANCING AGREEMENT

IDENTIFICATION OF COMMUNICATION

Applicant Country:

Case Number: XX/XX/XXX/S/01

Quarter: XX/XX2

Date Sent:

Administrative Department in Applicant Country:

Contact Point: Name: Phone:

Fax: E-mail:

DETAILS OF IRREGULARITY

1. Description of Operation

1.1 Name of programme:

1.2 Commission Decision approving the programme:

1.3 Name of measure and title of project:

1.4 Applicant country’s project number:

2. Provision Infringed

2.1 Community provision infringed:

2.2 National provision infringed

3. Date of First Information Leading to Suspicion of Irregularity:

3.1 Source of first information leading to suspicion of irregularity:

4. Manner in Which Irregularity was Discovered:

5. Type of Irregularity

5.1 Practices employed in committing the irregularity:

5.2 Are these practices considered new? Yes () No ()

5.3 If yes, has notification been sent under Section F-7.4 of the Multiannual Financing Agreement?

6. Are Other Countries Involved? Yes () No ()

6.1 If yes, has notification been sent under Section F-7.4 of the Multiannual Financing Agreement?

Yes () Date and reference: No () Not known ()

7. Period of Irregularity

7.1 Date on which, or dates between which, the irregularity was committed:

8. Authorities or Bodies

8.1 Authorities or bodies which drew up the official report on the irregularity:

8.2 Authorities or bodies responsible for administrative or judicial follow-up:

9. Date on Which the Official Report on the Irregularity was drawn up:

10. Name and Address of Natural and Legal Persons involved

10.1 Natural Persons:

– Name:

– First Name:

– Address:

– Postal Code:

– City:

– Country:

– Function:

10.2 Legal Persons:

– Name:

– Registered Office:

– Postal Code:

– Country:

FINANCIAL ASPECTS

11. Total Amount and Distribution between Sources of Financing

11.1 Total amount of the operation:

11.2 Community financing:

11.3 Applicant country financing:

12. Nature and Amount of the Expenditure Found to be irregular

12.1 Nature of the expenditure:

12.2 Total amount of the expenditure:

12.3 Community expenditure:

12.4 Applicant country expenditure:

13. Amount which would have been wrongly paid if the Irregularity had not been discovered

14. Financial consequences

14.1 Amount of expenditure under 12.2 not yet paid:

Amount EU:

Amount applicant country:

15. Possibility of Recovery:

16. Total Amount recovered:

16.1 Community share:

16.2 Applicant country share:

17. Total Amount to be recovered:

17.1 Community share:

17.2 Applicant country share:

18. Date of Special Report in accordance with Section F–7.5.2. of the Multiannual Financing Agreement:

STAGE OF PROCEDURES

19. Action by Applicant Country

19.1 Interim measures:

20. Administrative proceedings:

21. Judicial proceedings:

22. Reasons for any abandonment of recovery proceedings:

22.1 Was the Commission notified before the decision to abandon the recovery procedure was taken?

Yes () Date and reference: No () Not known ()

23. Have criminal proceedings been abandoned?

Yes () No () Not known ()

24. Termination of Procedures

24.1 Has the Commission been notified of administrative or judicial decisions or the main points thereof, concerning termination of proceedings in accordance with Section F–7.5.1. of the Multiannual Financing Agreement:

Yes () Date and reference: No () Not known ()

25. Penalties imposed (administrative and/or judicial):

26. Additional observations:

SECTION G

DISPUTE SETTLEMENT

1. Any dispute between the Contracting Parties concerning this Agreement which is not settled between the Contracting Parties shall be decided following arbitration by an Arbitration Tribunal in accordance with points 2. to 7. of this Section.

2. Each Contracting Party has the right to invoke the Dispute Settlement procedure. Each Contracting Party shall nominate its arbitrator within three months of the initiation of the procedure.

3. The Arbitration Tribunal constituted for each individual case shall consist of three arbitrators appointed as follows:

– one arbitrator shall be appointed by Croatia;

– one arbitrator shall be appointed by the Commission;

– one arbitrator shall be appointed by agreement of the Contracting Parties or, if they cannot agree, by the President of the Court of Justice of the European Communities.

4. If either Contracting Party fails to appoint its arbitrator within a period of three months of the receipt of the request for arbitration, that arbitrator shall be appointed by the President of the Court of Justice of the European Communities.

5. Should any arbitrator resign, die or become unable to act, another arbitrator shall be appointed in accordance with points 2, 3 and 4 and shall have all the powers and duties of the original arbitrator.

6. The Arbitration Tribunal shall take account of the relevant case law of the Court of Justice of the European Communities.

7. All decisions shall be made by majority vote of the Arbitration Tribunal. The arbitration procedure shall be fixed by the Tribunal. Its decisions shall be binding on both Contracting Parties. Each Contracting Party shall bear the costs of its own arbitrator and its representations in the arbitration proceedings; the remaining costs shall be borne in equal parts by the Contracting Parties.

Članak 3.

Financijske obveze koje će nastati za Republiku Hrvatsku na temelju Sporazuma iz članka 1.#clanak1 ovoga Zakona planirat će se sukladno odredbama propisa o izvršavanju državnih proračuna za 2006. i sljedeće dvije godine.

Članak 4.

Provedba ovoga Zakona u djelokrugu je središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove financija i poslove poljoprivrede, šumarstva i vodnoga gospodarstva Republike Hrvatske.

Zadužuje se središnje tijelo državne uprave nadležno za poslove poljoprivrede, šumarstva i vodnoga gospodarstva Republike Hrvatske za donošenje provedbenih propisa za SAPARD program.

Članak 5.

Na dan stupanja na snagu ovoga Zakona, Sporazum iz članka 1.#clanak1 ovog Zakona nije na snazi te će se podaci o njegovom stupanju na snagu objaviti naknadno u skladu s odredbom članka 30. stavka 3. Zakona o sklapanju i izvršavanju međunarodnih ugovora.

Članak 6.

Ovaj Zakon stupa na snagu danom objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 320-01/06-01/01

Zagreb, 3. ožujka 2006.

HRVATSKI SABOR

Predsjednik

Hrvatskoga sabora

Vladimir Šeks, v. r.

zatvori
Zakon o potvrđivanju Višegodišnjeg sporazuma o financiranju između Republike Hrvatske i Europske zajednice
4
Klikom na link 'Kliknite za pregled zakona - možete pronaći sve verzije zakonskog akta kojeg gledate !